Разделение учёта двух организаций в 1С:Предприятие

Разделить компании в 1С можно двумя путями. Первый — оставить обе организации в одной базе и включить обособленный учёт по каждому юрлицу (флаг «Учёт по нескольким организациям»). Второй — развести фирмы по разным информационным базам: сделать копию, перенести справочники и ввести остатки на дату деления.

Выбор зависит от того, зачем вы делите. Нужно просто разграничить отчётность и документы внутри одной компании-пользователя — хватит обособленного учёта в общей базе. Разъезжаются собственники, меняется право доступа к данным, одна из фирм уходит на аутсорсинг — тогда нужны физически отдельные базы.

Ниже — оба способа по шагам: как настроить раздельный учёт, как корректно поделить одну базу на две, перенести нормативно-справочную информацию, раздать права и проверить результат.

Два способа разделить компании: одна база или две

Прежде чем что-то выгружать, определитесь со сценарием. От этого зависит весь дальнейший порядок действий.

• 🏢 Обе фирмы остаются у одного пользователя. Один бухгалтер ведёт две организации, нужна раздельная отчётность и свои документы по каждой. Делить базу не нужно — включите учёт по нескольким организациям.
• 🔀 Фирмы расходятся по разным владельцам или базам. Разные команды, разные права, разные серверы. Нужны две независимые базы.
• 📉 Одну организацию выводите, вторую оставляете. По сути создаёте новую базу под остающееся юрлицо и переносите туда только его данные.

Подготовка к разделению: что сделать заранее

Любой из способов начинается с одинаковой подготовки. Сделайте архивную копию базы до начала работ. Если что-то пойдёт не так, вы вернётесь к исходному состоянию.

1. Выгрузите резервную копию. В режиме «Конфигуратор» — Администрирование → Выгрузить информационную базу (файл .dt). Для файловой базы дополнительно скопируйте всю папку с файлом 1Cv8.1CD.
2. Определите дату разделения. Обычно это первое число месяца или начало квартала — так проще закрыть период и ввести остатки.
3. Закройте период до даты деления. Проведите все документы, выполните закрытие месяца , сверьте взаиморасчёты. Делить незакрытый период — значит тащить ошибки в обе базы.
4. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по каждой организации на дату деления. Это ваш эталон: после разделения цифры должны сойтись с ним.
5. Проверьте однообразие справочников. Если контрагенты и номенклатура задвоены, сначала найдите и объедините дубли — иначе перенесёте беспорядок в новую базу.

Обособленный учёт организаций в одной базе

Самый простой способ разделить компании — не делить базу вовсе, а включить ведение учёта по нескольким организациям. Тогда каждый документ привязывается к своей фирме через поле «Организация», а отчётность формируется отдельно по каждой.

В «1С:Бухгалтерии 3.0» флаг включается в настройках функциональности. Откройте раздел Главное → Функциональность, перейдите на закладку «Организации» и установите флажок «Учёт по нескольким организациям». После этого в документах появится поле выбора организации, а в списках — отбор по ней.

Дальше заведите вторую фирму в справочнике организаций: Главное → Организации (или Справочники → Организации), кнопка «Создать». Заполните реквизиты, систему налогообложения, банковские счета, подразделения.

Что это даёт:

• 📄 единый справочник контрагентов и номенклатуры на обе фирмы — не нужно дублировать НСИ;
• 📊 раздельная регламентированная отчётность: при формировании декларации или баланса выбираете организацию;
• 🔎 отбор документов и отчётов по полю «Организация» в любом журнале.

Как сделать две базы из одной

Если нужны независимые базы, базовый приём такой: создаём копию исходной базы для каждого юрлица, а затем очищаем в копии лишнее. Напрямую «удалить всё по организации» одной кнопкой нельзя, поэтому есть два рабочих подхода.

Подход 1. Копия и очистка документов. Подходит, когда объём данных небольшой.

1. Разверните архивную .dt в новую пустую базу — это копия под первое юрлицо.
2. В каждом журнале документов включите отбор по второй (ненужной) организации и пометьте эти документы на удаление.
3. Запустите Администрирование → Удаление помеченных объектов (в «Бухгалтерии 3.0» — раздел «Администрирование», сервисная обработка). Программа проверит ссылки и удалит то, на что никто не ссылается.
4. Повторите то же для второй базы — там удалите документы первой фирмы.

Минус подхода — ссылочная целостность. Если на документ ссылаются из другой организации (общий контрагент, взаимозачёт), удалить его не дадут, пока не снимете ссылку.

Подход 2. Новая база и ввод остатков. Чище и надёжнее, особенно при больших базах.

1. Создайте пустую базу из того же шаблона конфигурации, что и исходная (версии конфигурации должны совпадать).
2. Перенесите в неё только справочники нужной фирмы (см. следующий раздел).
3. Введите начальные остатки на дату разделения.

Второй подход не тащит историю операций, зато гарантированно даёт корректное сальдо и не оставляет «хвостов» от чужой организации. Историю при этом можно сохранить — оставьте исходную базу в архиве как справочную.

Отдельная ситуация — когда базу нужно не поделить, а уменьшить: убрать старые годы, оставив только недавний период. Для этого есть типовая обработка «Свёртка информационной базы». Она заменяет документы до указанной даты на документы ввода остатков, а операции после даты оставляет как есть. Свёртка режет по периоду, а не по организации, поэтому для разделения фирм её применяют как дополнение: сначала свернули историю, затем делили облегчённую базу. Перед свёрткой обязательна архивная копия — операция необратима.

Перенос справочников и начальных остатков

Когда делаете отдельную базу, сначала переносят нормативно-справочную информацию (НСИ), и только потом вводят остатки.

Справочники. Для переноса между базами одной конфигурации используют обработку «Выгрузка и загрузка данных XML». Она входит в комплект поставки и доступна с диска ИТС. Логика такая:

1. В исходной базе откройте обработку, на закладке выгрузки отметьте справочники: «Контрагенты», «Номенклатура», «Физические лица», «Договоры», «Банковские счета».
2. Выгрузите их в файл .xml.
3. В новой базе этой же обработкой загрузите файл. Элементы перенесутся с теми же внутренними идентификаторами — ссылки не разъедутся.

Переносите только то, что относится к нужной фирме или общее для обеих. Персональные счета и договоры чужой организации в новой базе не нужны.

Начальные остатки. После переноса НСИ введите сальдо на дату деления. В «Бухгалтерии 3.0» это раздел Главное → Помощник ввода остатков. Укажите дату ввода остатков (последний день перед датой деления) и организацию, затем по каждому счёту внесите суммы из сохранённой ОСВ.

Порядок ввода остатков по основным разделам:

Права доступа и пользователи после разделения

После деления у каждой базы должен быть свой список пользователей и свои права. Старый список из копии нужно пересмотреть.

В «Бухгалтерии 3.0» пользователи и права настраиваются в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав. Что сделать:

• 👥 Проверьте список пользователей. В копии базы останутся все учётные записи исходной фирмы. Удалите или отключите тех, кому в этой базе делать нечего.
• 🔑 Назначьте профили доступа. Бухгалтеру — профиль с нужными правами, руководителю — свой, внешнему исполнителю — ограниченный. Не раздавайте всем полные права администратора.
• 🔒 Задайте пароли заново. Если база уходит в другую команду, старые пароли менять обязательно.
• 🧩 Настройте ограничение по организациям, если в базе всё-таки осталось несколько фирм, а видеть их должны разные люди. Это делается через профили и группы доступа.

Проверка и контроль после запуска

Разделение считается завершённым не когда база открылась, а когда цифры сошлись. Сверьте результат с эталонной ОСВ, которую сформировали на этапе подготовки.

Что проверить в каждой базе:

1. Оборотно-сальдовая ведомость. Сформируйте ОСВ на дату деления и сравните с сохранённой. Сальдо по счетам должно совпасть до копейки.
2. Баланс счёта 62 и 60. Разверните по контрагентам и договорам — убедитесь, что авансы и задолженности встали правильно.
3. Остатки ТМЦ. Сверьте количество и сумму по складам со счётом 10, 41, 43.
4. Взаимозачёты между вашими фирмами. Если организации были связаны, проверьте, что встречные долги отражены в обеих базах симметрично.
5. Регламентная отчётность. Сформируйте пробный баланс и декларации — программа не должна ругаться на незаполненные остатки.

После сверки дайте базе поработать один-два дня под контролем: проведите несколько текущих документов, сформируйте счёт, проверьте, что нумерация и проводки идут корректно.

Частые ошибки при разделении компаний

Эти промахи встречаются чаще всего и дорого обходятся.

• ❌ Делят незакрытый период. Ошибки проводок и неразнесённые авансы уезжают в обе базы. Сначала закрытие месяца, потом деление.
• ❌ Не сохранили ОСВ до работ. Без эталона нечем проверить результат. Снимите ведомость заранее и сохраните файлом.
• ❌ Вводят остатки взаиморасчётов общей суммой. Потом не закрываются авансы и не идёт сверка с контрагентами. Только в разрезе договоров.
• ❌ Переносят справочники вручную, создавая заново. Ссылки в документах рвутся. Используйте выгрузку XML — она сохраняет идентификаторы.
• ❌ Оставляют в копии всех пользователей со старыми правами. Чужая команда получает доступ к данным. Пересмотрите список и смените пароли.
• ❌ Удаляют исходную базу сразу. Вопрос по старой операции — и поднять нечего. Храните архив.

Частые вопросы