Одна накладная превратилась в две: способы разбить документ в 1С 8.3

Разделить накладную в 1С проще всего так: скопируйте документ, в оригинале удалите одну часть строк, в копии — другую, затем проведите оба. Отдельной кнопки «Разделить документ» в типовых конфигурациях 1С 8.3 нет, поэтому разбивка всегда сводится к копированию, частичному оформлению по заказу или к внешней обработке.

Способ зависит от трёх вещей: проведён ли документ, выписан ли по нему счёт-фактура или УПД и закрыт ли период. Ниже — порядок действий для Бухгалтерии предприятия 3.0 и Управления торговлей 11, включая склад с ордерной схемой.

Зачем делить накладную и какой способ выбрать

Причины разбить одну реализацию или поступление на две бывают разные:

• 🚚 товар уехал двумя машинами, и на каждую нужен свой комплект документов;
• 📄 покупатель просит отдельные накладные по разным договорам или объектам;
• 🏬 часть товара отгружена с другого склада, а склад указан в шапке документа;
• 🔢 в накладной слишком много строк, и печатная форма неудобна для подписания;
• 📅 часть товара отгрузили позже, и дата отгрузки у неё другая.

От ситуации зависит способ:

Когда делить не нужно

• ✅ Длинная печатная форма — не повод для второго документа. Многостраничная ТОРГ-12 или УПД юридически остаётся одним документом, если подписаны все листы.
• ✅ Разные даты оплаты не требуют разных накладных: график платежей задают в договоре или заказе, а отгрузка остаётся одной.
• ✅ Ошибку в одной строке исправляют в самом документе (или корректировкой в закрытом периоде), а не выносом строки в отдельную накладную.

Способ 1. Копируем документ и делим строки между оригиналом и копией

Это универсальный путь, он работает и в БП 3.0, и в УТ 11. Пример: реализация на 12 позиций, 7 первых уехали первой машиной, 5 — второй.

1. Откройте список документов. В БП 3.0 это Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), в УТ 11 — Продажи → Документы продажи.
2. Если документ проведён, откройте его и отмените проведение командой в меню Ещё. Так движения не задвоятся, пока вы правите строки.
3. Встаньте на документ в списке и нажмите F9 или кнопку копирования в командной панели. Откроется новый документ с той же шапкой и всеми строками.
4. В копии проверьте дату. При интерактивном копировании 1С ставит текущую дату, а не дату оригинала — поправьте её вручную, если отгрузки были в один день.
5. В копии удалите строки 1–7: выделите их с зажатым Shift и нажмите Delete. Останутся позиции 8–12.
6. Запишите копию.
7. Вернитесь в оригинал и удалите строки 8–12.
8. Проведите оба документа.

Номер второго документа

Копия получает следующий свободный номер. Если покупатель хочет видеть связанные номера, например 125 и 125/1, номер можно отредактировать вручную в шапке. Следите за уникальностью: дубль номера в одном году программа не пропустит при записи.

Счёт-фактура и УПД

Счёт-фактура выданный не копируется вместе с реализацией. После разделения:

• 🧾 у оригинала проверьте сумму в уже созданном счёте-фактуре — он перезаполнится при перепроведении или его нужно открыть и перезаписать;
• 🧾 для копии выпишите новый счёт-фактуру ссылкой внизу формы документа;
• 📨 если УПД уже ушёл покупателю через ЭДО, правка в базе ничего не меняет у него. Сначала аннулируйте отправленный документ по соглашению с покупателем, затем отправляйте два новых.

Способ 2. Частичная отгрузка по одному заказу клиента в УТ 11

Если в Управлении торговлей 11 продажа идёт через заказ клиента , накладную не нужно делить после факта. Правильнее сразу оформить две реализации на основании одного заказа.

1. Откройте заказ клиента и создайте реализацию на основании.
2. В табличной части оставьте только то, что отгружается сейчас: уменьшите количество или удалите строки.
3. Проведите реализацию.
4. Снова создайте реализацию на основании того же заказа. Программа заполнит её тем, что осталось к оформлению.
5. Проверьте состав и проведите.

Так заказ остаётся «источником правды»: остаток к отгрузке видно по нему, а не по памяти менеджера.

Если период закрыт: корректировка вместо правки оригинала

Когда отчётность за период сдана, правка проведённой накладной задним числом меняет данные декларации по НДС и регистров учёта. В БП 3.0 для таких случаев есть документ «Корректировка реализации» (для продаж) и «Корректировка поступления» (для покупок) с видом операции «Исправление в первичных документах».

Сам по себе этот документ ничего не делит. Он позволяет в текущем периоде отразить изменение количества в исходной накладной. Схема такая:

1. Создайте корректировку на основании исходной реализации или поступления.
2. Уменьшите количество в строках, которые переносятся в другую накладную.
3. Отдельно введите новую реализацию или поступление на перенесённую часть.

Перед этим согласуйте схему с главным бухгалтером: перенос части оборота из одного периода в другой влияет на НДС.

Работа с табличной частью: перенос строк и деление одной позиции

Чаще всего время уходит не на сам документ, а на строки. Несколько приёмов, которые ускоряют работу.

Деление одной строки по количеству

Позиция «Кабель ВВГ 3×2,5 — 500 м» уезжает двумя партиями: 300 м и 200 м. В оригинале исправьте количество на 300, в копии — на 200. Сумма в строке пересчитается от цены. Проверьте, что цена в обеих строках одинаковая: если её меняли вручную, копия возьмёт исходную цену из оригинала, а не из прайса.

Копирование строк между документами

В актуальных релизах БП 3.0 у табличной части «Товары» в меню Ещё есть команды копирования и вставки строк. Выделите нужные строки в оригинале, скопируйте и вставьте их в новый пустой документ того же вида. Это удобнее, чем копировать документ целиком, когда переносится 5 строк из 80.

Подбор и загрузка из файла

• 📋 Если состав второй накладной известен списком, загрузите его из таблицы Excel через команду загрузки в табличную часть (в БП 3.0 она есть у товарных документов).
• 🔎 Перед делением отсортируйте табличную часть по номенклатуре или складу щелчком по заголовку колонки. Так проще выделять блок строк через Shift.

Автоматизация: внешняя обработка «разбить по N строк»

Если накладные регулярно приходится делить по числу строк, проще поручить это обработке. Ниже пример процедуры для внешней обработки: она переносит все строки табличной части «Товары» начиная с позиции МаксСтрок + 1 в новый документ.

&НаСервереБезКонтекста
Процедура РазделитьПоСтрокам(СсылкаНаДокумент, МаксСтрок)

	Исходный = СсылкаНаДокумент.ПолучитьОбъект();
	Если Исходный.Проведен Тогда
		ВызватьИсключение "Сначала отмените проведение документа";
	КонецЕсли;

	Всего = Исходный.Товары.Количество();
	Если Всего <= МаксСтрок Тогда
		Возврат;
	КонецЕсли;

	НачатьТранзакцию();
	Попытка
		Новый = Исходный.Скопировать();
		Новый.Дата = Исходный.Дата;

		// копия получает все табличные части - очищаем их
		Для Каждого ТЧ Из Новый.Метаданные().ТабличныеЧасти Цикл
			Новый[ТЧ.Имя].Очистить();
		КонецЦикла;

		// строки с индексом МаксСтрок и дальше уходят в новый документ
		Для Индекс = МаксСтрок По Всего - 1 Цикл
			ЗаполнитьЗначенияСвойств(Новый.Товары.Добавить(), Исходный.Товары[Индекс]);
		КонецЦикла;

		// удаляем перенесённые строки из исходного, с конца
		Для Сч = 1 По Всего - МаксСтрок Цикл
			Исходный.Товары.Удалить(Всего - Сч);
		КонецЦикла;

		Новый.Записать(РежимЗаписиДокумента.Запись);
		Исходный.Записать(РежимЗаписиДокумента.Запись);
		ЗафиксироватьТранзакцию();
	Исключение
		ОтменитьТранзакцию();
		ВызватьИсключение;
	КонецПопытки;

КонецПроцедуры

Как она работает на примере: в накладной 10 строк, МаксСтрок = 6. Строки с индексами 6–9 (то есть позиции 7–10) уходят в новый документ, из оригинала они удаляются с конца. В оригинале остаются 6 строк, в новом документе — 4.

Что учесть:

• ⚙️ обработка оставляет оба документа непроведёнными: откройте их, проверьте итоги и проведите вручную;
• ⚙️ услуги, возвратная тара и другие табличные части в новый документ не попадают — их делят руками;
• ⚙️ для запуска внешней обработки через Файл → Открыть у пользователя должно быть право на открытие внешних обработок;
• ⚙️ проверьте обработку на копии базы, а не сразу в рабочей.

Ордерная схема склада: делите до оформления ордеров

В УТ 11 и других конфигурациях на её основе склад может работать по ордерной схеме. Тогда реализация — это распоряжение, а фактическую отгрузку фиксирует расходный ордер на товары. Ордер ссылается на конкретное распоряжение.

Отсюда главное правило: разбивайте реализацию до того, как кладовщик оформил расходный ордер. Тогда кладовщик просто увидит два распоряжения и отгрузит каждое своим ордером.

Если ордер уже есть:

1. Выясните, по какому распоряжению он оформлен и какие строки в нём.
2. Разделите реализацию любым способом выше.
3. Откройте расходный ордер и проверьте строки, которые теперь относятся ко второй реализации. Их нужно перевести на новое распоряжение или оформить по нему отдельный ордер, уменьшив количество в первом.
4. Проведите ордера и убедитесь, что по обеим реализациям нет «хвостов» к отгрузке.

С приходной стороной то же самое: поступление делят до оформления приходного ордера на товары.

Сверка итогов после разделения

Разбивка не должна менять ничего, кроме числа документов. Количество, суммы и НДС до и после обязаны совпасть. Перед разделением запишите итоги оригинала, после — сложите итоги двух документов.

Что ещё проверить в БП 3.0:

• 📊 оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62 (для продаж) или 60 (для покупок) с отбором по контрагенту — оборот за период не должен измениться;
• 📊 ведомость по счёту 41 по номенклатуре из накладной — списание прошло один раз, без задвоения;
• 📊 в журнале счетов-фактур у каждой из двух реализаций свой счёт-фактура, суммы совпадают с документами;
• 📊 в книге продаж нет старой записи на полную сумму.

Частые вопросы