Одна база стала тесной: как развести учёт по двум информационным базам 1С без потери данных

Разделить базу 1С проще всего так: выгрузить её в файл .dt через Конфигуратор, загрузить в новую пустую базу, а затем в каждой копии удалить чужие данные — документы лишней организации или лишнего периода. Если нужно отделить оперативный учёт от бухгалтерии, путь другой: оперативку ведут в 1С:Управление торговлей 11, бухгалтерию — в 1С:Бухгалтерии 3.0, а связывает их типовая синхронизация данных.

Типичная ситуация: в одной БП 3.0 ведут три юрлица, база выросла до 40 ГБ, одно ООО продают или передают на аутсорс. Новому бухгалтеру нужна только его организация, а остальные он видеть не должен. Для такой задачи подходит разделение по организациям, а для перегруженной торговлей бухгалтерии — разделение учёта на оперативный и бухгалтерский.

Всё сказанное относится к платформе 8.3 и типовым конфигурациям на ней (БП 3.0, УТ 11). Работа в Конфигураторе одинакова для любых конфигураций.

Подготовка к разделению информационной базы: что отделяем и с какой даты

Прежде чем разделять информационную базу, ответьте на три вопроса. От ответов зависит способ.

1. По какому признаку делим? По организациям, по видам учёта (оперативный и регламентированный), по периодам (архив прошлых лет и рабочая база).
2. Нужна ли история? Если новой базе хватит остатков на дату, можно перенести только начальные остатки. Если нужны документы за прошлые годы — делаем полную копию.
3. Будут ли базы обмениваться данными после разделения? Если да, сразу закладывайте синхронизацию и префиксы баз. Если нет — базы просто живут отдельно.

Затем оцените, что в базе общее. У нескольких организаций обычно общие справочники: контрагенты, номенклатура, банки, пользователи. Документы одной организации могут ссылаться на договоры, которые использует другая. Такие связи — главный источник проблем при удалении.

Три метода разделения базы 1С: какой выбрать

Методы разделения отличаются объёмом ручной работы и тем, что остаётся в новой базе.

Ручной путь — копия и удаление. Он надёжнее, потому что данные не проходят через конвертацию. Автоматизированный путь — перенос через правила обмена. Он быстрее для больших баз, где нужна малая часть данных, но требует аккуратной настройки сопоставления.

💡 Для архива прошлых лет удобнее не делить базу, а сделать её копию «как есть», а в рабочей базе выполнить свёртку. Свёртка заменяет старые документы остатками и уменьшает рабочую базу.

Способ 1. Как разделить базу 1С через копию и удаление лишних данных

Это основной ручной способ. В итоге у вас две базы с одинаковой историей, из каждой убрано чужое.

Шаг 1. Выгрузите исходную базу

1. Попросите всех пользователей выйти из программы. Загрузка .dt требует монопольного доступа, выгрузку тоже лучше делать без работающих пользователей, чтобы данные были согласованными.
2. Запустите базу в режиме Конфигуратора.
3. Выберите Администрирование → Выгрузить информационную базу и сохраните файл, например base_2026-10-07.dt.

Для клиент-серверной базы альтернатива — резервная копия средствами СУБД (PostgreSQL или MS SQL). Но для создания второй базы файл .dt удобнее: он не зависит от СУБД.

Шаг 2. Создайте новую базу и загрузите в неё данные

1. В окне запуска 1С нажмите «Добавить» и создайте новую пустую информационную базу, без конфигурации из шаблона.
2. Откройте её в Конфигураторе.
3. Выберите Администрирование → Загрузить информационную базу и укажите файл .dt.

Для серверной базы новую базу сначала создают в кластере через консоль администрирования серверов 1С или из окна запуска, затем загружают .dt так же.

Шаг 3. Удалите данные лишней организации

Работаем в пользовательском режиме новой базы.

1. Откройте журналы документов и установите отбор по организации, которая этой базе не нужна.
2. Выделите все документы (Ctrl+A) и пометьте на удаление (клавиша Delete). Повторите для всех видов документов: банк, касса, покупки, продажи, зарплата, закрытие месяца .
3. Перейдите в Администрирование → Обслуживание, в группе «Корректировка данных» откройте «Удаление помеченных объектов» и запустите удаление.
4. После документов пометьте на удаление саму организацию, её договоры и банковские счета, затем удалите помеченное повторно.

Удаление проходит в несколько кругов. Программа не удалит объект, на который есть ссылки, и покажет, что именно мешает. Это нормально: разберите мешающие ссылки и запустите ещё раз.

Шаг 4. Сократите историю свёрткой (по желанию)

Если новой базе не нужны документы прошлых лет, в БП 3.0 есть обработка «Свёртка информационной базы» в том же разделе Администрирование → Обслуживание. Она заменяет старые документы остатками на дату свёртки. Делайте её только на копии и только после закрытия периода, иначе остатки получатся неверными.

Способ 2. Выгрузка и загрузка данных между разделёнными базами

Этот способ нужен, когда в новую базу надо перенести малую часть данных, а копировать 40 ГБ ради одной организации нерационально.

Перенос между одинаковыми конфигурациями

Для баз с одной и той же конфигурацией и одинаковым релизом используют универсальную обработку «Выгрузка и загрузка данных XML» с диска ИТС. Порядок такой:

1. Создайте новую базу с той же конфигурацией и обновите её до релиза исходной базы.
2. Откройте обработку в исходной базе через Файл → Открыть.
3. На вкладке выгрузки отметьте нужные объекты: справочники, документы, регистры. Задайте период для документов.
4. Выгрузите данные в файл .xml.
5. Откройте ту же обработку в новой базе и загрузите файл.

Обработка переносит объекты вместе с внутренними ссылками, поэтому дублей не возникает. Но она не умеет фильтровать по организации на уровне правил: отбирать данные приходится вручную или удалять лишнее после загрузки.

Перенос между разными конфигурациями

Для переноса, например, из старой редакции в новую или между разными типовыми решениями нужны правила обмена в формате «Конвертации данных». Для типовых переходов (БП 2.0 → БП 3.0 и подобные) переход встроен в саму конфигурацию. Писать собственные правила — работа программиста, без опыта лучше не начинать.

Перенос только остатков

Если история не нужна, создайте чистую базу, перенесите справочники через XML и введите остатки на дату начала. В БП 3.0 для этого есть помощник ввода начальных остатков в разделе «Главное». Остатки берите из оборотно-сальдовой ведомости исходной базы на последний день закрытого периода.

Разделение оперативного и бухгалтерского учёта: УТ 11 и БП 3.0 с обменом

Второй частый сценарий — бухгалтерия перестаёт тянуть торговлю. Склад, заказы и цены уходят в 1С:Управление торговлей 11, а БП 3.0 остаётся для регламентированного учёта и отчётности.

Как это устроено

• 📦 В УТ 11 ведут закупки, продажи, склад, заказы, ценообразование.
• 📊 В БП 3.0 ведут проводки, НДС, зарплату (если нет отдельной ЗУП), отчётность.
• 🔄 Документы из УТ передаются в БП типовой синхронизацией данных. Состав и направление задаются в настройках обмена.

Настройка синхронизации

1. В обеих базах откройте Администрирование → Синхронизация данных и включите синхронизацию.
2. Задайте префикс каждой базы. Префикс попадает в номера документов и помогает отличить, где документ создан.
3. В одной из баз создайте новую синхронизацию и выберите в списке вторую конфигурацию.
4. Выберите способ связи: прямое подключение к базе в локальной сети, через интернет или через общий каталог с файлами обмена.
5. Укажите дату, с которой передаются документы, и отборы по организациям, если они нужны.
6. Выполните первую синхронизацию. Программа предложит сопоставить справочники, которые уже есть в обеих базах.

Начальный перенос

Если вся история жила в БП, новая УТ стартует с остатков: товарные остатки по складам, задолженности контрагентов, открытые заказы. Переносите их документами ввода остатков в УТ на дату начала, а синхронизацию включайте с этой же даты. Иначе документы прошлых периодов придут в БП второй раз.

💡 Сопоставление при первой синхронизации — самый важный момент. Если контрагент «ООО Ромашка» есть в обеих базах, а вы его не сопоставили, после обмена в БП окажутся два одинаковых элемента.

Проверка целостности после разделения базы 1С

После любого способа проверьте две вещи: техническую целостность базы и совпадение учётных данных.

Техническая проверка

1. Попросите пользователей выйти: тестирование с исправлением требует монопольного доступа.
2. В Конфигураторе выберите Администрирование → Тестирование и исправление.
3. Отметьте «Проверка логической целостности информационной базы» и «Проверка ссылочной целостности информационной базы».
4. Для битых ссылок выберите действие «Создавать объекты» — так вы увидите, на что ссылались удалённые данные, и решите, что с ними делать.

Учётная проверка

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость в исходной и новой базе по выделенной организации за один и тот же период. Сальдо по ключевым счетам должно совпасть до копейки.

Если сальдо расходится, проверьте, не удалились ли документы с ошибочно указанной организацией, и перепроведите документы за период. В БП 3.0 групповое перепроведение есть в Администрирование → Обслуживание, в группе «Корректировка данных». После перепроведения повторите закрытие месяца.

Ошибки при разделении базы и способы их устранения

Ещё одна ловушка — даты запрета изменения данных. Если в исходной базе был установлен запрет редактирования закрытых периодов, удаление документов за эти периоды не пройдёт. Временно снимите запрет в настройках раздела «Администрирование», а после разделения установите снова.

Частые вопросы