Разделение выручки, кассы и расходов между обособленными подразделениями

Разделить денежные потоки филиала или магазина в 1С:Бухгалтерии 8.3 — это настроить так, чтобы выручка, касса, расходы и расчётный счёт каждого обособленного подразделения (ОП) были видны отдельно. Часть разрезов программа даёт из коробки: расчётные счета — по субконто Банковские счета, расходы — по субконто Подразделения, наличные филиала — через операционную кассу (счёт 50.02). А вот выручку счёт 90 по подразделениям сам не делит — это и есть главный подводный камень, который мы разберём.

Сразу уточним развилку. Обособленное подразделение бывает двух видов, и подход к учёту у них разный. Ниже — как настроить справочники, как провести розничную выручку по каждой точке, какие формируются проводки и чем потом всё проверить.

Два вида обособленного подразделения — выбираем схему учёта

От вида ОП зависит буквально всё: вести его в той же информационной базе отдельной аналитикой или как самостоятельную организацию.

• 🏢 ОП, не выделенное на отдельный баланс. Весь учёт идёт в составе головной организации. Разделение — через аналитику: подразделения, склады, статьи затрат, банковские счета. Отдельного баланса и своей отчётности у такого ОП нет.
• 🏦 ОП, выделенное на отдельный баланс. Ведёт собственный учёт и сдаёт отдельный баланс головной компании. В 1С его обычно заводят как отдельную организацию в справочнике Организации, связывая с головной через поле вышестоящей организации.

Напомним критерий: обособленным считается подразделение с хотя бы одним стационарным рабочим местом, созданным на срок более месяца вне адреса головной организации. Его ставят на учёт в налоговой в течение месяца со дня создания — независимо от того, выделено оно на баланс или нет. Именно с этого момента появляется отдельный КПП, который и нужен в 1С.

Независимо от вида, по месту каждого ОП платят НДФЛ и страховые взносы и сдают по нему 6-НДФЛ и РСВ (ст. 230 НК РФ), а налог на прибыль распределяют между подразделениями (ст. 288 НК РФ). Поэтому в карточке подразделения важно корректно заполнить КПП и код налогового органа.

Подготовка справочников: подразделения, склады и банковские счета

Перед первой операцией настройте три справочника. Это фундамент разделения.

1. Подразделения. Откройте карточку организации и перейдите по ссылке Подразделения. Заведите подразделение на каждый филиал или магазин. Для обособленного подразделения заполните его адрес, КПП и налоговый орган — именно эти данные подтянутся в отчётность и в платёжки.

2. Склады. Справочник открывается через Справочники → Склады. Для каждой розничной точки заведите свой склад и укажите тип:

• Розничный магазин — для автоматизированной торговой точки (АТТ), где товар учитывается количественно;
• Неавтоматизированная торговая точка (НТТ) — где ведут только суммовой учёт выручки.

Отдельный склад на каждую точку — это то, что потом позволит получить выручку и остатки в разрезе подразделений.

3. Банковские счета. Если у ОП свой расчётный счёт, заведите его в справочнике Банковские счета (ссылка есть в карточке организации). Поступления и списания по этому счёту лягут на счёт 51 с аналитикой по конкретному банковскому счёту — разрез появится автоматически.

Если точек с собственной ККТ несколько, каждый кассовый аппарат регистрируется в ФНС по адресу своего ОП, а в 1С подключается через Администрирование → Подключаемое оборудование. Один аппарат к нескольким адресам привязать нельзя (54-ФЗ).

Разделение розничной выручки между торговыми точками

Здесь кроется нюанс, из-за которого чаще всего и ищут «как разделить счёт». Счёт 90 в типовой Бухгалтерии не хранит аналитику по подразделениям. Выручка на 90.01 делится по номенклатурным группам, а не по филиалам. Поэтому разрез по точкам получают одним из трёх способов:

1. Через склады. Самый частый и простой путь: по каждой точке — свой склад, продажи оформляются Отчётом о розничных продажах (ОРП) по этому складу. Разрез получаем через отчёты по складам (о них ниже).
2. Через номенклатурные группы. Заводим на каждую точку свою номенклатурную группу — тогда выручка разделится прямо на счёте 90.01. Способ громоздкий, подходит, когда точек немного.
3. Через отдельную организацию. Для ОП на отдельном балансе выручка просто считается в его собственной организации — вопрос разделения отпадает.

Выручку в АТТ приходуют документом Отчёт о розничных продажах (раздел Продажи) — по итогам закрытия смены ККТ. В НТТ выручку вносят Приходным кассовым ордером с видом операции Розничная выручка, а инвентаризацию товара и его списание оформляют периодически.

Виды оплаты. В ОРП выручка разбивается по способам расчёта: наличными, платёжной картой (эквайринг), подарочным сертификатом. Оплата картой проходит через счёт 57.03 «Продажи по платёжным картам»: сначала фиксируется продажа, затем банк зачисляет деньги на расчётный счёт за вычетом комиссии.

Товар на складе точки. Чтобы ОРП корректно списал себестоимость, товар должен числиться на складе этой точки. Поступление оформляют на нужный склад документом Поступление (акты, накладные), а переброску между точками — документом Перемещение товаров (раздел Склад). Если товара на складе розничной точки нет, отчёт о продажах не сможет сформировать проводку по счёту 90.02 — это частая причина «нулевой» себестоимости в рознице.

Проводки и аналитика по подразделениям

Соберём типовые проводки разделённого учёта. Выручка приходуется в кассу точки (50.02 — операционная касса ОП), эквайринг идёт через 57.03, а расходы распределяются по подразделениям на счетах затрат.

Ключевой момент: расходные счета 20, 25, 26, 44 имеют субконто Подразделения, поэтому расходы филиала видны отдельно сразу, без дополнительных настроек. Следите, чтобы в документах поступления и в авансовых отчётах поле Подразделение было заполнено — пустое поле собирает затраты в общую кучу.

Для внутренних расчётов между головной организацией и ОП на отдельном балансе используется счёт 79 «Внутрихозяйственные расчёты» — обороты по нему при составлении сводной отчётности взаимно сворачиваются.

Касса обособленного подразделения и лимит остатка

Наличные филиала логично держать на отдельном субсчёте. В типовом плане счетов для этого есть 50.02 «Операционная касса» — его используют для касс в магазинах и обособленных подразделениях, а 50.01 оставляют под главную кассу.

Передача денег между кассами оформляется операцией перемещения наличных: Дт 50.01 Кт 50.02 (из операционной кассы в главную) либо напрямую в банк Дт 51 Кт 50.02.

Малые предприятия и ИП вправе не устанавливать лимит вовсе — тогда он просто не рассчитывается ни по головной организации, ни по подразделениям.

Налоги и отчётность по месту подразделения

Разделение учёта нужно не только для управленческого удобства — оно напрямую влияет на налоги и отчёты.

• 🧮 НДФЛ. Налог с доходов работников ОП перечисляют по месту его нахождения — с КПП и ОКТМО подразделения. Расчёт 6-НДФЛ сдают по каждому ОП отдельно. Если несколько ОП состоят на учёте в одной инспекции, организация вправе выбрать ответственное подразделение и отчитываться централизованно.
• 💼 Страховые взносы. По месту ОП взносы платят и сдают РСВ, только если подразделение наделено полномочиями самостоятельно начислять выплаты работникам и имеет для этого счёт. Иначе взносы идут централизованно через головную организацию.
• 📈 Налог на прибыль. Региональную часть распределяют между головной организацией и ОП пропорционально доле — по среднесписочной численности (или расходам на оплату труда) и остаточной стоимости основных средств (ст. 288 НК РФ). Федеральную часть платят целиком по головной. При закрытии месяца 1С рассчитывает доли автоматически.
• 🧾 НДС. По подразделениям не делится: декларация одна на всю организацию.

Чтобы зарплата и НДФЛ корректно делились по подразделениям, в настройках учёта зарплаты включают ведение расчётов по обособленным подразделениям — тогда в документах начисления появляется выбор подразделения, а отчётность формируется с нужными КПП и ОКТМО.

Проверка: отчёты в разрезе подразделений и счетов

Когда операции проведены, разделение проверяют стандартными отчётами из раздела Отчёты → Стандартные отчёты. Важно открыть настройки отчёта (кнопка Показать настройки) и добавить нужную группировку.

• 💰 Расчётные счета. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту для счёта 51 с группировкой по субконто Банковские счета — покажет движение по каждому р/с отдельно.
• 🏪 Наличные точек. ОСВ по счёту 50 с разбивкой на субсчета 50.01 и 50.02 — видно главную и операционную кассы.
• 🧾 Расходы филиалов. ОСВ по счетам 44 или 26 с группировкой по субконто Подразделения — затраты каждого ОП.
• 📊 Выручка по точкам. Если выручку делили через склады — отчёт Продажи с отбором по складу; если через номенклатурные группы — ОСВ по 90.01 с группировкой по номенклатурным группам.

Этого набора хватает, чтобы собрать картину по каждому подразделению и сверить её с банковскими выписками и Z-отчётами касс.

Частые ошибки при разделении учёта по подразделениям

• ❌ Ждут разрез выручки по подразделениям на счёте 90. Его там нет. Планируйте разделение заранее — через склады, номенклатурные группы или отдельную организацию.
• ❌ Не заполняют поле Подразделение в документах расходов. Тогда ОСВ по 44/26 не покажет затраты филиала — всё свалено в одну строку.
• ❌ Путают виды ОП. Подразделение на отдельном балансе пытаются вести аналитикой внутри головной организации — ломается баланс и внутренние расчёты по счёту 79.
• ❌ Один лимит кассы на все точки. Для каждого ОП с расчётным счётом лимит считается отдельно; общий лимит — нарушение порядка.
• ❌ Регистрируют одну ККТ на несколько адресов. Касса привязана к адресу места расчётов; на каждое ОП нужен свой зарегистрированный аппарат.

Частые вопросы