Разносим оплату в 1С 8.3: закрываем долги и авансы по документам

Разнести оплату в 1С 8.3 — значит привязать поступившие или списанные деньги к конкретному долгу или авансу контрагента. Делается это в документе банковской выписки полем Погашение задолженности: либо Автоматически (программа сама подберёт документы расчётов), либо По документу (вы указываете, какую именно реализацию или счёт закрывает платёж).

Разница между этими двумя способами и есть то место, где у большинства бухгалтеров платёж «повисает» на авансе или закрывает не тот документ. Ниже — как ввести платёж, как настроить зачёт по документам, что делать с частичной оплатой, переплатой и валютой, и как проверить результат по оборотке.

Что проверить до того, как разносить платёж

Прежде чем жать «Провести», стоит убедиться, что платёж попадёт на правильный договор и счёт. Из-за ошибки в этих реквизитах деньги уходят «мимо» долга, и сальдо не сходится.

• 📄 Договор. Платёж разносится в разрезе договора. Если в карточке контрагента их несколько, в выписке нужен тот же договор, по которому прошла отгрузка или закупка.
• 🧾 Счёт учёта расчётов. Для покупателей это счёт 62 (долг — 62.01, аванс — 62.02), для поставщиков — 60 (долг — 60.01, аванс — 60.02). Счета подставляются автоматически из регистра «Счета учёта расчётов с контрагентами».
• 🔗 Документ-основание. Чтобы зачёт прошёл по конкретной отгрузке, нужен документ расчётов — реализация, поступление или счёт.
• 💱 Валюта. Валюта платежа должна совпадать с валютой договора, иначе 1С не сможет закрыть долг.
• 📊 Статья движения денежных средств. На проводки она не влияет, но без неё не построится отчёт о движении денег.

Как ввести платёж: банковская выписка, ДиректБанк и ручной документ

Все безналичные платежи живут в журнале Банк и касса → Банковские выписки. Поступления формирует документ Поступление на расчётный счёт, списания — Списание с расчётного счёта. Ввести их можно тремя путями.

1. Загрузка из клиент-банка файлом. Классический обмен: вы выгружаете из банка файл kl_to_1c.txt, а в журнале выписок жмёте Загрузить. 1С разбирает файл, подбирает контрагентов по ИНН и создаёт документы поступлений и списаний пачкой. Это самый частый сценарий на предприятии.

2. ДиректБанк (1С:ДиректБанк). Прямой обмен с банком без файлов-посредников: выписка подтягивается по кнопке прямо из 1С, платёжки уходят в банк оттуда же. Настраивается один раз в карточке банковского счёта — если банк поддерживает сервис.

3. Ручной ввод. Если платёж один или обмен не настроен, документ создаётся кнопкой Поступление / Списание вручную. Здесь вы сами заполняете все реквизиты.

При загрузке контрагент определяется по ИНН и КПП из файла. Если плательщик в базе ещё не заведён или реквизиты не совпали, 1С подсветит строку и предложит создать нового контрагента либо выбрать существующего. Пока строка не сопоставлена, документ не проведётся, а платёж не разнесётся — поэтому после загрузки пачки выписок стоит пройтись по журналу и убрать все непроведённые строки.

Не вводите один и тот же платёж дважды — руками и загрузкой из банка. Это главный источник задвоенных поступлений и неверного сальдо по счёту 62.

Автоматический и ручной зачёт оплаты по документам

За привязку денег к долгу отвечает поле Погашение задолженности в документе выписки. У него три значения.

При выборе По документу в документе появляется таблица, где вы подбираете нужные реализации или поступления и указываете сумму по каждому. Здесь же видны счёт расчётов и счёт авансов.

Разберём на примере. Покупатель должен по двум реализациям: № 10 на 30 000 ₽ и № 15 на 50 000 ₽. Приходит 50 000 ₽ с назначением «оплата по реализации № 15».

• На Автоматически 1С закроет сначала реализацию № 10 (она раньше), а остаток 20 000 ₽ отнесёт на реализацию № 15. Деньги легли не туда, что имел в виду плательщик.
• На По документу вы указываете реализацию № 15 на все 50 000 ₽ — долг закрывается ровно так, как назначил плательщик.

Гражданский кодекс (ст. 319.1) говорит прямо: если денег не хватает на все однородные долги, засчитывается то обязательство, которое указал плательщик. Поэтому назначение платежа в выписке — это не формальность, а основание выбрать По документу.

Какие проводки формирует разнесённая оплата

Проводка зависит от того, закрывает платёж долг или становится авансом. По покупателям работает пара счетов 62.01/62.02, по поставщикам — 60.01/60.02.

Частичная оплата и переплата: куда уходит остаток

Частичная оплата. Пришло меньше, чем должны. На Автоматически 1С закроет документы расчётов по ФИФО на поступившую сумму, остаток долга останется на 62.01. На По документу вы вручную ставите сумму зачёта — удобно, когда частично платят по конкретной отгрузке.

Переплата. Пришло больше долга. 1С закрывает долг, а разницу автоматически относит на аванс (62.02 у покупателя, 60.02 у поставщика) — отдельно делать ничего не нужно. На сумму превышения у покупателя также возникает обязанность начислить НДС с аванса.

Платёж «частью в долг, частью в аванс». Выбирайте По документу: укажите, сколько закрывает конкретную реализацию, а остаток программа сама отправит на аванс. Это аккуратнее, чем лить всё Автоматически и потом разбираться, где долг, а где предоплата.

Разнесение оплаты в валюте и курсовая разница

Если договор валютный, счета 60 и 62 ведут учёт в двух измерениях — в валюте и в рублях по курсу. Валюту платежа 1С берёт из договора; вручную её менять не нужно.

Ключевой момент — курсовые разницы, и они по-разному считаются для аванса и для долга (ПБУ 3/2006):

• 🔒 Авансы не переоцениваются. Полученный или выданный аванс фиксируется по курсу на дату платежа и в рублях больше не меняется. Поэтому при зачёте аванса курсовой разницы по нему не возникает.
• 🔁 Задолженность переоценивается. Долг после отгрузки пересчитывается на каждую отчётную дату и на дату оплаты. Разница между курсом отгрузки и курсом оплаты и есть курсовая разница.

При проведении валютной оплаты, закрывающей долг, 1С сам считает разницу на дату платежа:

• положительная (курс вырос) — проводка Дт 62 Кт 91.01 по покупателю;
• отрицательная (курс упал) — Дт 91.02 Кт 62.

Остаток валютного сальдо на отчётную дату переоценивает документ Переоценка валютных средств в составе Закрытие месяца. Отдельно его запускать не нужно — он входит в регламентные операции.

Перед валютной оплатой проверьте, что курс на дату платежа загружен в справочник Валюты. Без курса 1С возьмёт последний известный и посчитает разницу неверно.

Проверяем результат: оборотка и акт сверки

После разнесения оплаты сальдо должно отражать реальный долг. Проверяют это двумя отчётами.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Постройте ОСВ по счёту 62 (или 60) с группировкой по субконто «Контрагенты» и «Договоры». Разверните по субсчетам:

• остаток по 62.01 — сколько вам ещё должны;
• остаток по 62.02 — сколько авансов вы держите.

Если по одному договору одновременно висит и долг на 62.01, и аванс на 62.02 — это сигнал, что платёж разнесён не на тот документ. Поправьте способ зачёта в выписке.

Акт сверки взаиморасчётов (Покупки или Продажи → Акт сверки расчётов). Он собирает все документы по контрагенту и показывает конечное сальдо — его удобно сверять с данными контрагента.

Частые ошибки при разнесении оплаты

Частые вопросы