Разнесение зарплаты в 1С: проводки, ведомости, закрытие месяца

Разнести зарплату — значит отнести начисленные суммы на нужные счета затрат (20, 25, 26, 44) и получить корректные проводки по кредиту счёта 70. В 1С это не делается руками по каждому сотруднику: распределение задаёт справочник способов отражения зарплаты в бухгалтерском учёте, а дальше программа формирует проводки сама.

Где настраивается, зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП 3.1 ведут полный кадрово-зарплатный учёт, а результат передают в бухгалтерию документом отражения. В 1С:Бухгалтерии 3.0 (БП) зарплату считают прямо в учётной программе — это упрощённый вариант для организаций примерно до 60 сотрудников.

Ниже — порядок от настройки счетов затрат до закрытия месяца: как привязать начисления к счетам, сформировать ведомости, удержать НДФЛ , начислить взносы и проверить итог.

Что такое способ отражения зарплаты и где он живёт

Способ отражения — это связка «счёт затрат + аналитика» (подразделение, статья затрат, номенклатурная группа). Именно он решает, куда ляжет начисление: на 20 производственного рабочего, на 26 бухгалтера или на 44 продавца.

В 1С:ЗУП 3.1 справочник «Способы отражения зарплаты в бухучёте» открывается из раздела Настройка. В 1С:Бухгалтерии 3.0 аналог называется «Способы учёта зарплаты» и лежит в разделе Зарплата и кадры среди настроек зарплаты.

Способ назначают на четырёх уровнях, и работает принцип «ближе к сотруднику — важнее»:

• 🏢 организация в целом — базовый счёт для всех;
• 🧩 подразделение — переопределяет организацию;
• 📑 начисление (вид расчёта) — например, премия на отдельную статью;
• 👤 сотрудник — переопределяет всё остальное.

Если способ нигде не указан, программа берёт счёт по умолчанию из настроек учёта зарплаты. Отсюда частая причина «зарплата села не туда» — забытая настройка, а не ошибка расчёта.

Подготовка: что проверить перед начислением

Разноска опирается на корректные справочники и первичку. Пробегитесь по короткому списку, прежде чем жать «Начислить».

Первичные документы, которые влияют на суммы и счета:

1. Приёмы, переводы и увольнения — задают подразделение и дату, с которой действует способ отражения.
2. Табель или данные по времени — основа для оплаты по окладу и тарифу.
3. Разовые начисления — премии, материальная помощь, отпускные, больничные (часть больничного за счёт работодателя тоже идёт на счёт затрат).
4. Документы удержаний — исполнительные листы, займы, профсоюзные взносы.

Пока первичка за месяц не проведена, начислять зарплату рано: пересчёт после правок — лишняя работа и риск разойтись с уже сданными отчётами.

Начисление зарплаты и проводки по счетам затрат

В 1С:ЗУП 3.1 суммы считает документ «Начисление зарплаты и взносов» в разделе Зарплата. Нажмите «Заполнить» — программа подтянет сотрудников, время, плановые начисления и рассчитает НДФЛ и взносы. На вкладках видно начисления, удержания, НДФЛ, взносы и способы отражения по строкам.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 зарплату начисляют документом «Начисление зарплаты» в разделе Зарплата и кадры. Логика та же, но без отдельной базы: проводки формируются сразу в учёте.

Пути по конфигурациям:

Собственно разноска — это проводки, которые программа делает по данным способа отражения:

Обратите внимание на логику счёта 70: по кредиту он растёт при начислении, по дебету уменьшается при удержании НДФЛ и при выплате. Сальдо по 70 на конец месяца — это долг перед работниками (обычно за вторую половину месяца).

Разберём на числах. Бухгалтер с окладом 60 000 ₽, зарплата относится на счёт 26:

• начислено: Дт 26 Кт 70 — 60 000 ₽;
• НДФЛ 13%: 60 000 × 0,13 = 7 800 ₽ → Дт 70 Кт 68.01;
• взносы по единому тарифу 30%: 60 000 × 0,30 = 18 000 ₽ → Дт 26 Кт 69;
• к выплате на руки: 60 000 − 7 800 = 52 200 ₽ → Дт 70 Кт 51.

Видно главное: на счёт затрат 26 легло 78 000 ₽ (зарплата плюс взносы) — это реальная нагрузка на себестоимость, а не 60 000 ₽ «грязными» и не 52 200 ₽ «на руки». Именно эту сумму увидит руководитель в отчёте по затратам.

Ведомости на выплату: банк, касса, аванс

Начисление считает долг, а выплату оформляют ведомостью. Она же удерживает НДФЛ к перечислению и фиксирует, сколько ушло каждому на руки.

Виды ведомостей:

• 💳 Ведомость в банк — зарплатный проект, перечисление на карты. Выгружается файл для банк-клиента.
• 💵 Ведомость в кассу — выплата наличными, под расходный ордер.
• 🏦 Ведомость на счета — перечисление на личные счета сотрудников, не входящие в зарплатный проект.

Порядок за месяц обычно такой: ведомость на аванс (первая половина месяца), затем ведомость на зарплату (окончательный расчёт). С 2023 года НДФЛ удерживают при каждой выплате, включая аванс — поэтому сумма аванса в ведомости уже уменьшена на налог.

Размер аванса в 1С задают тремя способами, настройка — в карточке сотрудника или в настройках организации:

• фиксированной суммой — например, 20 000 ₽ независимо от отработанного;
• процентом от оклада — распространённый вариант 40–50% тарифа;
• расчётом за первую половину месяца — программа считает по фактически отработанному времени с 1-го по 15-е число. Самый точный способ, но требует введённого табеля к сроку аванса.

Срок выплаты зарплаты закрепляют во внутренних документах и ставят в настройках: зарплата — не позднее 15-го числа следующего месяца, между авансом и окончательным расчётом — не более половины месяца. От этих дат 1С считает сроки уплаты НДФЛ и подачи уведомлений.

В 1С:ЗУП ведомости лежат в разделе Выплаты, в 1С:Бухгалтерии — в разделе Зарплата и кадры. Заполнение автоматическое: программа берёт неоплаченный остаток по сотрудникам. После проведения ведомости и документа оплаты (списание с расчётного счёта или расходный ордер) закрывается проводка Дт 70 Кт 51 (50).

Удержания, НДФЛ и страховые взносы

НДФЛ и взносы считаются в том же документе начисления, но отражаются по-разному.

НДФЛ уменьшает сумму к выплате и даёт проводку Дт 70 Кт 68.01. Налог считается нарастающим итогом с начала года с учётом вычетов (на детей, имущественных, если принесли уведомление). Перечисляют НДФЛ в составе единого налогового платежа, а в налоговую подают уведомление об исчисленных суммах — его формируют по срокам из данных ведомостей.

Страховые взносы на зарплату работника не уменьшают, их платит работодатель сверху. С 2023 года действует единый тариф (в пределах базы — 30%, сверх базы — 15,1%), а получатель — Социальный фонд России (СФР, бывшие ПФР и ФСС). Взносы относятся на тот же счёт затрат, что и зарплата: Дт 20 (25, 26, 44) Кт 69. Взносы на травматизм считаются отдельно по тарифу вида деятельности.

Прочие удержания уменьшают выплату после НДФЛ:

• исполнительные листы (алименты) — Дт 70 Кт 76;
• удержание займа — Дт 70 Кт 73;
• профсоюзные взносы, удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении.

Закрытие месяца: передача проводок в бухучёт

Финальный шаг разноски — провести результат в регламентном учёте.

Если зарплату ведёте в 1С:Бухгалтерии, отдельной передачи нет: проводки уже в базе. Останется выполнить Операции → Закрытие месяца, где регламентная операция «Начисление зарплаты и взносов» (или перепроведение документов ) закрепит суммы, а при необходимости распределит косвенные расходы со счёта 26 или 25.

Если учёт в 1С:ЗУП, суммы переносят в 1С:Бухгалтерию:

1. В ЗУП создают документ «Отражение зарплаты в бухучёте» (раздел Зарплата) — он сворачивает начисления в проводки по способам отражения.
2. Через синхронизацию данные уходят в Бухгалтерию.
3. В Бухгалтерии появляется документ «Отражение зарплаты в бухучёте», который и создаёт проводки Дт 20/26/44 Кт 70, 69, 68.

После переноса сверьте, что документ в Бухгалтерии проведён, и запустите закрытие месяца . Полезные отчёты для проверки:

• оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 — долг перед работниками;
• ОСВ по счетам 20, 25, 26, 44 — проверить, что зарплата села на нужные счета;
• «Анализ зарплаты по сотрудникам» и «Полный свод начислений и удержаний» в ЗУП.

Частые ошибки при разнесении зарплаты

Соберём проблемы, которые не сводятся к «сделайте по шагам», — их причины в настройках, а не в последовательности действий.

Частые вопросы