Путевые листы в 1С: от заправки до списания ГСМ и зарплаты водителя

В 1С:Бухгалтерии 3.0 нет отдельного документа «Путевой лист ». Путевые листы разносят тремя документами: заправки — Поступление (акт, накладная, УПД) или Авансовый отчет, списание топлива — Требование-накладная в разделе Производство, оплату водителю — Начисление зарплаты. Сам путевой лист остаётся первичкой на бумаге или в электронном виде, а в базу попадают итоги: литры, пробег, сумма.

Беда начинается в конце месяца. Стопка из 40 путевых листов, остатки в баках не бьются, перерасход непонятно куда девать. Ниже порядок, при котором остаток топлива в 1С совпадает с остатком в баке каждой машины, а расход подтверждён для налоговой.

Подготовка справочников до разноски путевых листов

Один раз настройте справочники, и дальше разноска займёт минуты.

Автомобиль как основное средство

Машина должна быть принята к учёту в ОС и НМА — это нужно для амортизации и для аналитики. Но списанию ГСМ карточка ОС не помогает: документ списания не привязывается к основному средству. Поэтому аналитику по машинам строят через склады.

Склад-бак на каждую машину

Главный приём практиков: на каждый автомобиль заводят отдельный склад в Справочники → Склады. Название — по госномеру: «Бак А123ВС 77».

• ⛽ Остаток топлива по складу-баку равен остатку в баке на конец месяца.
• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10.03 в разрезе складов сразу показывает расход по каждой машине.
• 🔍 Расхождение с путевым листом видно до закрытия месяца, а не на проверке.

Если машин две-три и топливо покупают только по картам, достаточно одного склада. Для парка от пяти машин склады-баки экономят часы сверки.

Номенклатура ГСМ

В Справочники → Номенклатура создайте группу «Топливо» и позиции по маркам: «Бензин АИ-92», «Бензин АИ-95», «Дизельное топливо». Единица измерения — литр. Вид номенклатуры — материалы, счёт учёта — 10.03 «Топливо».

Статьи затрат и водители

В Справочники → Статьи затрат заведите статью «Расходы на ГСМ» с видом материальных расходов. Если планируете отделять сверхнормативный расход, сделайте вторую статью и в её карточке снимите флажок, который отвечает за признание расхода в налоговом учёте.

Водители должны быть в Зарплата и кадры → Сотрудники и — для расчётов по наличным заправкам — как подотчётные лица.

Путевой лист в 1С: где его вести

Требования к путевому листу задаёт приказ Минтранса № 390: номер, срок действия, сведения о машине, водителе, показания одометра при выезде и возвращении, отметки о медосмотре и техосмотре. Унифицированные формы Госкомстата больше не обязательны, бланк можно разработать самим.

Где хранить данные путевых листов, зависит от программы:

Для бухгалтерии на БП 3.0 рабочая схема такая: путевые листы собирают в реестр по каждой машине за месяц. Списание делают одним документом на машину за период — по одному на неделю или месяц, а не на каждый лист.

Реестр удобно держать в таблице с такими колонками:

№ ПЛ | Дата  | Водитель | Одометр выезд | Одометр возврат | Пробег, км | Заправлено, л | Остаток при возврате, л
0412 | 03.10 | Петров   | 58 120        | 58 410          | 290        | 50            | 31
0413 | 06.10 | Петров   | 58 410        | 58 735          | 325        | 40            | 39

Номер последнего путевого листа месяца укажите в комментарии к документу списания — так проверяющий быстро найдёт первичку.

Заправки и поступление ГСМ в 1С

Топливо приходит на склад тремя путями. От каждого зависит документ.

Топливные карты

Оператор карт выставляет в конце месяца отчёт об отпуске топлива и УПД. Оплата идёт авансом.

1. Аванс оператору проведите выпиской банка: Банк и касса → Банковские выписки, вид операции — оплата поставщику.
2. По УПД создайте Покупки → Поступление (акт, накладная, УПД), вид — товары. Склад — основной или склад-бак, если оператор даёт отчёт по каждой карте.
3. Зарегистрируйте счёт-фактуру внизу формы документа, чтобы принять НДС к вычету.

Если отчёт оператора разбит по картам, а карта закреплена за машиной, сразу ставьте склад-бак. Одна строка — одна машина.

Заправка за наличные

Водитель заправился сам и принёс чек.

1. Выдача денег под отчёт — Банк и касса → Кассовые документы, расходный ордер.
2. Отчёт водителя — Банк и касса → Авансовые отчеты, закладка «Товары». Склад — бак его машины.
3. По кассовому чеку без счёта-фактуры НДС к вычету не принимают, он входит в стоимость топлива.

Перемещение в бак

Если топливо закупили на общий склад (бочки, талоны, общая карта), раздайте его по машинам документом Склад → Перемещения товаров. Получатель — склад-бак. Литры берите из графы «Заправлено» путевых листов.

Пробег, маршруты и расчёт нормы расхода

Пробег и маршрут в БП 3.0 вводить некуда. Они остаются в путевом листе и в реестре. Но без них нельзя обосновать списание, поэтому считайте норму до создания документа.

Фактический расход

Формула по каждой машине за период:

Расход = остаток в баке на начало + заправлено − остаток в баке на конец

Остатки берут из путевых листов: остаток при выезде в первом листе месяца и при возвращении в последнем.

Нормативный расход

Базовые нормы по моделям машин и надбавки (зимняя, городская, на возраст машины) приведены в распоряжении Минтранса № АМ-23-р. Для легкового автомобиля формула:

Норма = 0,01 × базовая норма на 100 км × пробег × (1 + надбавки в долях)

Пример. Базовая норма 9,5 л/100 км, пробег за октябрь 1 240 км, зимняя надбавка 10 %, установленная приказом руководителя.

• Норма: 0,01 × 9,5 × 1 240 × 1,1 = 129,58 л.
• По путевым листам: остаток на начало 20 л, заправлено 140 л, остаток на конец 28 л.
• Факт: 20 + 140 − 28 = 132 л.
• Перерасход: 132 − 129,58 = 2,42 л.

Если склад-бак ведётся правильно, остаток 28 л на конец месяца должен совпасть с остатком в 1С после списания.

Маршруты

Маршрут в путевом листе указывают так, чтобы из него была видна производственная цель: «офис — склад поставщика — офис». Запись «по городу» на сотни километров — повод для вопросов к расходу. Проверяйте это при приёмке листов, а не в конце года.

Списание ГСМ по путевым листам в 1С

Списание оформляют документом Производство → Требования-накладные.

1. Создайте документ, дата — последний день периода (недели или месяца).
2. Склад — бак машины.
3. Включите флажок «Счета затрат на закладке Материалы». Тогда счёт затрат и статью можно указывать в каждой строке.
4. На закладке «Материалы» добавьте топливо и количество литров по фактическому расходу.
5. Счёт затрат — 26 для управленческого транспорта, 44 в торговле, 20 если машина работает на производство. Статья — «Расходы на ГСМ».
6. Если машина закреплена за подразделением, заполните его — по нему потом удобно смотреть затраты.
7. В комментарии запишите машину, период и номера путевых листов: «А123ВС 77, октябрь, ПЛ № 0412–0438».
8. Проведите документ и откройте проводки кнопкой просмотра движений.

Сверхнормативный расход

С перерасходом поступают одним из двух способов. Решение закрепите в учётной политике.

В примере выше 129,58 л уходят на основную статью, 2,42 л — на статью без признания расходов.

Зарплата водителей по путевым листам

Путевой лист — основание для оплаты, если водителю платят за пробег, рейсы или часы на линии.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

Зарплатный блок БП не считает оплату по показателям путевых листов. Сумму рассчитывают отдельно и вводят вручную.

1. В Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Начисления создайте начисление «Оплата по путевым листам». Код дохода НДФЛ — 2000, вид дохода для взносов — облагается полностью, счёт — тот же, что для списания ГСМ этой машины.
2. В документе Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты добавьте водителю это начисление и внесите сумму.
3. НДФЛ и взносы программа посчитает сама.

Пример: тариф 6 руб. за километр, пробег Петрова за октябрь 1 240 км. Начисление — 1 240 × 6 = 7 440 руб. к окладу.

В 1С:ЗУП 3.1

В ЗУП оплату за пробег считают автоматически через показатели.

1. Настройка → Показатели расчета зарплаты — создайте показатель «Пробег, км», вводимый для сотрудника.
2. Настройка → Начисления — начисление с формулой «Пробег × тариф». Тариф — второй показатель или константа.
3. Ежемесячно вводите пробег по реестру путевых листов документом Зарплата → Данные для расчета зарплаты.
4. Начисление сработает в обычном расчёте зарплаты.

Часы на линии из путевых листов нужны и для табеля. При суммированном учёте рабочего времени у водителей переработку выявляют по итогам учётного периода, поэтому реестр часов храните весь период.

Проверка разноски и типичные ошибки

После проведения документов за месяц сформируйте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10.03 с разбивкой по складам и номенклатуре.

• ✅ Конечный остаток по каждому складу-баку совпадает с остатком при возвращении в последнем путевом листе.
• ✅ Сумма заправок по оператору карт совпадает с его отчётом за месяц.
• ✅ Обороты по счёту 26 (44, 20) со статьёй «Расходы на ГСМ» не превышают нормы плюс обоснованный перерасход.
• ✅ Подотчётные суммы водителей по счёту 71.01 закрыты.

Повторное проведение документов прошлых периодов меняет себестоимость топлива при средней оценке запасов. После исправлений за закрытый месяц перезапустите закрытие месяца.

Частые вопросы