Расчётные листки сотрудникам на почту: настройка рассылки в ЗУП 3.1 от учётной записи до протокола

Разослать расчётные листки по электронной почте из 1С ЗУП 3.1 можно тремя способами. Разово за месяц — прямо из отчёта «Расчетный листок» (Зарплата → Отчеты по зарплате → Расчетный листок). Ежемесячно и без ручной работы — через персональную рассылку отчётов по расписанию. Без почты вообще — через сервис «1С:Кабинет сотрудника », где каждый видит свой листок в браузере или телефоне.

Для любого способа нужны две вещи: настроенная учётная запись электронной почты в программе и заполненный e-mail в карточке каждого сотрудника. Без первого письмо не уйдёт никому, без второго — конкретному человеку.

1. Подготовка: учётная запись почты для рассылки расчетных листков

Письма уходят не из Outlook, а напрямую с SMTP-сервера, который вы укажете в 1С. Учётная запись настраивается в разделе Администрирование → Органайзер, ссылка «Учетные записи электронной почты».

Что заполнить

1. Создайте новую запись или откройте системную учётную запись.
2. Укажите адрес отправителя, например zarplata@company.ru, и имя, которое увидит сотрудник: «Бухгалтерия ООО Ромашка».
3. Включите использование записи для отправки писем.
4. Заполните сервер исходящей почты, порт и способ защиты соединения.
5. Введите логин и пароль. Нажмите проверку настроек — 1С отправит тестовое письмо и покажет результат.

Параметры популярных почтовых сервисов

💡 Заведите отдельный ящик под зарплату. Ответы сотрудников («у меня не та сумма») тогда не тонут в общей почте бухгалтерии, а лимиты отправки не мешают рабочей переписке.

Лимиты на отправку

Бесплатные почтовые сервисы ограничивают число писем в сутки и могут временно заблокировать ящик, если за минуту ушло слишком много сообщений. Для штата на 20–50 человек это редко проблема. Для 300+ сотрудников используйте корпоративный почтовый сервер или ящик на домене с тарифом под массовую отправку.

2. Адреса сотрудников: где ввести e-mail и как найти пустые

Программа берёт адрес из контактной информации физического лица. Открыть его можно двумя путями:

• 📇 Кадры → Сотрудники → карточка сотрудника → ссылка на личные данные физического лица → блок адресов и телефонов;
• 👤 Кадры → Физические лица → нужный человек → тот же блок.

Поле называется «Email» или «Электронная почта» — в зависимости от релиза. Если адресов несколько, рассылка возьмёт тот, что относится к виду контактной информации «Электронная почта» физического лица.

Проверка перед первой рассылкой

Пустые адреса — главная причина, по которой «половина отдела ничего не получила». Проверьте список заранее:

1. Отправьте листки за прошлый месяц тестово — на один свой адрес или одному сотруднику.
2. Откройте протокол рассылки: программа перечисляет получателей, у которых адрес не указан.
3. Дозаполните карточки и повторите.

Согласие и локальный акт

Статья 136 ТК РФ обязывает работодателя извещать работника о составных частях зарплаты в письменной форме, а форму листка утверждает сам работодатель. Электронный листок допустим, если способ выдачи закреплён в локальном акте — обычно в положении об оплате труда. Хорошая практика — заявление сотрудника с адресом, на который он просит присылать листок.

3. Как выглядит листок в письме: состав, формат и архив

Состав расчётного листка

Состав показателей настраивается в Настройка → Расчет зарплаты, ссылка «Настройка состава расчетных листков». Там можно, например, скрыть служебные показатели или вывести справочно остаток отпуска. Изменения сразу видны и в печатной, и в разосланной версии.

Формат вложения

Для рассылки сотрудникам почти всегда выбирают PDF.

Архив с паролем

В рассылке отчётов есть упаковка вложения в ZIP-архив с паролем. Это дополнительная защита: даже если письмо уйдёт не тому, без пароля листок не открыть. Пароль сообщите сотрудникам один раз и не в том же письме.

💡 Ограничение: в стандартной рассылке пароль архива общий для всех получателей. Если нужен индивидуальный пароль — например, последние цифры СНИЛС, — это уже доработка программистом, типовая рассылка так не умеет.

4. Рассылка расчетных листков по электронной почте: пошаговая отправка

Вариант А. Разово из отчёта

1. Откройте Зарплата → Отчеты по зарплате → Расчетный листок.
2. Выберите месяц, организацию и при необходимости подразделение.
3. Нажмите «Сформировать» и проверьте суммы на экране.
4. В командной панели отчёта найдите команду отправки сотрудникам по почте (значок конверта) и подтвердите отправку.

Каждый получит только свой листок: программа делит отчёт по сотрудникам и сопоставляет части с адресами.

Вариант Б. Персональная рассылка по расписанию

Подходит, когда листки нужно отправлять каждый месяц одним и тем же людям.

Включите механизм. Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → флажок «Рассылки отчетов». После этого там же появится ссылка на список рассылок.

Создайте рассылку:

1. В списке рассылок нажмите «Создать».
2. На вкладке отчётов добавьте «Расчетный листок» и укажите формат — PDF.
3. В настройках отчёта задайте период «Прошлый месяц», а не конкретные даты. Иначе в ноябре сотрудники снова получат октябрьский листок.
4. Выберите тип рассылки — персональная, получатели — сотрудники. Добавьте всех или нужное подразделение.
5. В отборе отчёта свяжите сотрудника с получателем рассылки: так каждый увидит только свои данные.
6. На вкладке доставки выберите отправку по электронной почте, укажите учётную запись из раздела 1, тему письма и текст. Включите архив с паролем, если решили его использовать.
7. На вкладке расписания отметьте выполнение по расписанию: например, ежемесячно, 3-го числа в 10:00.
8. Нажмите «Выполнить сейчас» на тестовой копии рассылки, где получатель — вы сами.

Где выполняется расписание

Рассылка по графику — это регламентное задание. В клиент-серверной базе его выполняет сервер 1С, и пользователям ничего делать не нужно. В файловой базе регламентные задания выполняются только в открытой сессии 1С. Если в нужный день никто не запустил программу, письма не уйдут. Для файловой базы надёжнее запускать рассылку вручную кнопкой «Выполнить сейчас».

5. Без почты: 1С:Кабинет сотрудника

Если у части штата нет рабочей почты, а личные ящики собирать не хочется, используют сервис «1С:Кабинет сотрудника». Сотрудник входит по номеру телефона в браузере или мобильном приложении и видит свои листки за все месяцы.

Подключение в общих чертах:

1. Подключите интернет-поддержку: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.
2. В разделе сервисов включите использование кабинета сотрудника и укажите организации.
3. Пригласите сотрудников. Нужен мобильный телефон в контактной информации физлица.
4. Настройте, какие данные публикуются: расчётные листки, остатки отпусков, справки.

Листки обновляются при синхронизации с сервисом. Исправили начисление — после следующего обмена сотрудник увидит новую версию, в отличие от почты, где старое письмо остаётся у человека навсегда.

Сервис платный. Ориентировочно — несколько тысяч рублей в год для небольшой организации, точную цену называют партнёры 1С по числу сотрудников.

6. Письма не дошли: протокол рассылки и типичные ошибки

Где смотреть результат

• 📋 В карточке рассылки — история выполнения: дата, число успешных и неуспешных отправок.
• 🗂 В журнале регистрации (Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации) — отберите события по слову «Рассылка» и посмотрите текст ошибки с точной причиной.

Разбор частых сбоев

Письма попадают в спам

Корпоративные фильтры не любят письма-«близнецы» с вложениями, разосланные сотням адресов за минуту. Что помогает:

1. Отправлять с ящика на домене компании, а не с бесплатного сервиса.
2. Попросить администратора настроить для домена записи SPF и DKIM.
3. Писать осмысленную тему: «Расчётный листок за октябрь — ООО Ромашка», а не пустую.
4. Попросить сотрудников один раз добавить адрес в контакты.

Частые вопросы