Продажа товара в 1С: от проверки остатков до закрытия долга

Продажу товара покупателю в 1С:Бухгалтерии 8.3 оформляют документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» в разделе Продажи. Он сразу списывает товар со склада, начисляет выручку и НДС и ставит долг на покупателя — три вещи одним проведением. Отдельно остаётся выписать счёт-фактуру и потом отразить оплату.

Ниже — порядок от проверки остатков до того момента, когда задолженность покупателя закрыта и в учёте не висит «хвостов». Разбор идёт на примере типовой «Бухгалтерии предприятия» 3.0 в интерфейсе «Такси»; в «Управлении торговлей» 11 логика похожая, но документ и часть терминов другие — об этом в конце.

Что проверить до отгрузки: остатки, счёт учёта, договор

Реализация списывает товар по тому количеству, что указано в строках. Если на складе товара меньше — при проведении 1С либо выдаст предупреждение об отрицательных остатках, либо спишет «в минус» (зависит от настройки контроля остатков в учётной политике). Поэтому до оформления стоит свериться с фактическим наличием.

Остаток смотрят отчётом Склад → Отчёты → Остатки товаров или оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 41.01 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Если по позиции сальдо нулевое или красное — сначала проводят поступление, а уже потом продажу: документ реализации не может списать то, чего нет.

Заодно проверьте три вещи, из-за которых чаще всего не проводится документ:

• 🧾 в карточке номенклатуры заполнен счёт учёта (41.01 для товаров, 43 — для готовой продукции);
• 📄 по контрагенту заведён договор с видом «С покупателем» — иначе зачёт аванса и взаиморасчёты встанут не на тот счёт;
• 💲 указана ставка НДС в карточке товара или в строке документа, если организация на общей системе.

Как оформить документ реализации товаров и услуг

Основной путь — Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Нажмите «Реализация» и выберите вид операции «Товары (накладная, УПД)». Если в одной отгрузке идут и товары, и услуги, берите вид «Товары, услуги, комиссия» — там появятся отдельные вкладки.

Заполняют шапку и табличную часть:

1. Контрагент и договор — покупатель и основание отгрузки.
2. Склад — откуда списывается товар.
3. В таблице по кнопке «Добавить» (или «Подбор» для выбора из остатков) вносят номенклатуру, количество и цену. Сумма и НДС посчитаются автоматически.
4. Поле «НДС» — «в том числе» или «сверху», в зависимости от того, как указаны цены в договоре.
5. Внизу формы — реквизиты для печати: номер и дата накладной, ответственные лица.

После заполнения нажмите «Провести». Документ спишет товар и сформирует проводки (их разберём ниже).

Цену в строках можно вбивать вручную, а можно настроить автоматическую подстановку. Для этого в БП 3.0 заводят типы цен (Справочники → Номенклатура → Цены номенклатуры) и указывают нужный тип в договоре с покупателем — тогда при подборе товара 1С сама поставит цену из прайса. Это избавляет от ручного ввода и ошибок в суммах при большом ассортименте.

Если в отгрузку входят не только товары, но и услуги (доставка, монтаж, настройка), вид операции «Товары, услуги, комиссия» даёт отдельную вкладку «Услуги». По услугам товар не списывается со склада — формируется только выручка и НДС, а в качестве счёта затрат указывают счёт учёта услуги. Смешивать товары и услуги в одной вкладке нельзя: для каждого типа своя строка и свой счёт учёта.

Распечатать нужный бланк можно по кнопке «Печать»: там и ТОРГ-12, и товарная накладная, и УПД, и счёт-фактура — выбор зависит от того, что вы согласовали с покупателем.

Продажа через счёт на оплату

Часто цепочка начинается со счёта. Тогда сначала выставляют Продажи → Счета покупателям, а реализацию создают уже на основании счёта — по кнопке «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные)». Все позиции и суммы перенесутся, останется проверить склад и провести. Это удобнее, чем забивать номенклатуру заново, и исключает расхождения между счётом и отгрузкой.

Счёт-фактура и НДС при реализации товара

Если организация работает с НДС, на отгрузку нужен счёт-фактура выданный. Сам документ реализации его не создаёт — после проведения внизу формы появляется строка «Выписать счёт-фактуру». Нажимаете — 1С формирует счёт-фактуру с текущей датой и подтягивает данные из реализации.

Что важно по НДС при продаже:

• НДС начисляется в момент отгрузки — это дата документа реализации, а не дата оплаты.
• Ставку (20%, 10% или 0%) берут из карточки товара; для льготных товаров и экспорта её задают отдельно.
• Счёт-фактура попадает в книгу продаж — отчёт Отчёты → НДС → Книга продаж. Если его не выписать, реализация в книгу не встанет, и база по НДС в декларации окажется занижена.

Если выбран УПД со статусом «1», отдельный счёт-фактуру выписывать не надо: передаточный документ уже выполняет его функцию и сам формирует запись в книге продаж.

Отдельная история — аванс. Когда деньги пришли раньше отгрузки, НДС начисляют уже с предоплаты: по поступлению оплаты выписывают авансовый счёт-фактуру (его формирует обработка Банк и касса → Счета-фактуры на аванс в конце периода или вручную из документа оплаты). При последующей отгрузке этот НДС с аванса принимают к вычету — проводкой Дт 68.02 Кт 76.АВ. Так налог не задваивается: сначала он начислен с аванса, потом с отгрузки, а авансовая часть восстанавливается.

Какие проводки формирует реализация

При проведении документ делает три основных записи. По дебету и кредиту они выглядят так:

Пара пояснений к проводкам:

• Себестоимость (Дт 90.02 Кт 41) в момент продажи списывается по предварительной оценке. Точную сумму 1С досчитает при закрытии месяца (Операции → Закрытие месяца → Корректировка стоимости номенклатуры) — по средней или ФИФО, смотря что указано в учётной политике.
• Выручка (Кт 90.01) и НДС (Дт 90.03) формируют финансовый результат по продаже.
• Если покупатель платил авансом, появляется проводка Дт 62.02 Кт 62.01 — она зачитывает предоплату в счёт отгрузки.

Помимо бухгалтерских проводок реализация двигает регистры накопления: по ним потом строятся книга продаж, расчёт себестоимости и учёт НДС. Увидеть все движения можно по кнопке «Дт/Кт» (зелёная кнопка в документе) — там вкладки с бухгалтерскими проводками и с регистрами.

Отражение оплаты и закрытие долга покупателя

После отгрузки на счёте 62.01 висит дебиторская задолженность покупателя. Она закрывается в момент оплаты.

Оплату отражают документом по способу расчёта:

• безнал — Банк и касса → Банковские выписки → Поступление, проводка Дт 51 Кт 62.01;
• наличные — Банк и касса → Кассовые документы → Поступление, проводка Дт 50 Кт 62.01.

Платёж удобнее создавать на основании реализации или подбирать при разноске выписки — тогда 1С сама подставит договор и сумму долга. Если оплата пришла раньше отгрузки, она сначала встанет авансом на 62.02, а при проведении реализации зачтётся проводкой Дт 62.02 Кт 62.01.

Когда оплата проведена, сальдо по покупателю на счёте 62 должно обнулиться (или остаться только на сумму непогашенной части).

При частичной оплате долг гасится не полностью: на 62.01 останется разница между суммой отгрузки и поступившими деньгами. Это нормально — остаток закроется следующими платежами. А вот если по контрагенту одновременно висит сальдо и по дебету 62.01, и по кредиту 62.02, значит оплата и отгрузка не зачлись между собой. Чаще всего причина — разные договоры в документах или ручной режим погашения с неверной ссылкой. Лечится перепроведением оплаты с корректным договором.

Чем отличается реализация в «Управлении торговлей» 11

В УТ 11 отгрузку оформляют документом «Реализация товаров и услуг» в разделе Продажи, а не в «Бухгалтерии». Отличия в терминах: вместо «типов цен» там «виды цен», шире работа с заказами покупателей, резервами и статусами отгрузки. Бухгалтерские проводки в чистой УТ не формируются — их получают уже после синхронизации с «Бухгалтерией». Если учёт ведётся в связке УТ + БП, продажу заводят в УТ, а проводки и книга продаж появляются в бухгалтерской базе при обмене.

Отчёты для проверки расчётов

Чтобы убедиться, что реализация отражена корректно и долг закрыт, пользуются тремя отчётами:

Если нужно согласовать расчёты с покупателем, формируют Акт сверки взаиморасчётов (Продажи → Акт сверки расчётов). Он покажет все отгрузки и оплаты по контрагенту за период и выведет итоговое сальдо.

Частые ошибки при проведении реализации

Большинство проблем с реализацией — не в проводках, а в заполнении. Вот что встречается чаще всего и как это распознать.

Частые вопросы