Корректировка остатков отпусков сотрудников в ЗУП 3.1

Остаток отпуска в 1С ЗУП 3.1 нельзя просто вписать в поле — программа считает его сама: сколько дней положено за отработанный стаж минус сколько уже отгуляно. Поэтому «отредактировать» остаток означает поправить то, из чего он складывается: дату приёма, стаж, право на отпуск или ошибочный документ-отпуск. Прямого ввода числа нет нигде, кроме одного документа начальных остатков.

Разберём по шагам: где посмотреть текущий остаток, почему он расходится с вашим расчётом, как ввести стартовое значение при переходе на программу и как исправить остаток, если в базе уже есть проведённые отпуска. Пути указаны для актуального релиза ЗУП 3.1 в интерфейсе «Такси».

Из чего складывается остаток дней отпуска

Программа накапливает право на отпуск помесячно от даты приёма. За полный отработанный месяц сотруднику полагается 28 / 12 = 2,33 дня основного отпуска (при стандартных 28 календарных днях по ст. 115 ТК РФ). К этому прибавляются дополнительные отпуска, если они назначены: за ненормированный рабочий день, за вредность, северные.

Использованные дни программа берёт из проведённых документов Отпуск. Итог по каждому виду отпуска — это накопленное право минус отгулянные дни на выбранную дату.

Отсюда три точки, где рождается ошибка:

• 📅 неверная дата приёма — стаж считается от неё, сдвиг на месяц даёт ±2,33 дня;
• 🧾 лишний или недопроведённый документ Отпуск — завышает или занижает использованные дни;
• ⚙️ неправильное право на отпуск — не указан дополнительный отпуск или задано не то число дней.

Накопление идёт по рабочим (не календарным) годам сотрудника. Первый рабочий год отсчитывается от даты приёма, следующий — от той же даты на год позже. Поэтому остаток в отчёте всегда расшифровывается по годам: часть дней может относиться к прошлому периоду, часть — к текущему. Это важно при увольнении и при вводе начальных остатков.

Прежде чем что-то менять, определите, какой из трёх компонентов виноват. Для этого сверьте остаток с ручным расчётом по отчёту (раздел ниже). Удобный ориентир для проверки: за каждый полностью отработанный месяц от даты приёма сотрудник зарабатывает примерно 2,33 дня. За полгода — около 14 дней, за год — 28. Если отчёт показывает цифру, далёкую от этой логики, компонент сломан.

Почему остаток отпуска показывает неверное число

Чаще всего расхождение возникает по понятным причинам. Прогоните свой случай через диагностику — она подскажет, куда смотреть.

Определив вероятную причину, переходите к нужному разделу ниже. Менять сразу всё не нужно — правьте один компонент и смотрите, как изменился остаток в отчёте.

Проверяем стаж и дату приёма сотрудника

Стаж для отпуска отсчитывается от даты приёма (ст. 121 ТК РФ), поэтому сначала убедитесь, что она верна. Откройте карточку работника: раздел Кадры → Сотрудники → нужный человек. Дата приёма видна в карточке и в документе приёма.

Сам приём правится в кадровом документе, а не в карточке напрямую. Найдите его в разделе Кадры → Приёмы, переводы, увольнения, откройте документ Приём на работу и проверьте дату. Если она ошибочна — исправьте и перепроведите документ.

Отдельно проверьте периоды, которые не входят в стаж для отпуска по ст. 121 ТК РФ: отпуск по уходу за ребёнком и отпуск за свой счёт сверх 14 календарных дней за рабочий год. Если такие периоды были, они должны быть отражены документами — тогда право на отпуск за них не начислится и остаток окажется корректным.

Если расхождение именно в праве на дополнительный отпуск, откройте настройку видов отпуска сотрудника из его карточки (ссылка на оплату и право на отпуск) и проверьте, назначен ли нужный вид и сколько дней в году по нему положено.

Отдельно учтите переводы и смену ставки. Перевод на другую должность сам по себе право на основной отпуск не обнуляет — стаж продолжает идти непрерывно. А вот переход на 0,5 ставки на размер отпуска в днях не влияет: ежегодный отпуск у совместителей и работников на неполном дне остаётся те же 28 календарных дней. Если остаток после перевода «просел», ищите не перевод, а недопроведённый документ в цепочке.

Ввод начального остатка при переходе на программу

Когда вы только начали вести учёт в ЗУП, программа не знает, сколько дней отпуска сотрудник уже накопил и отгулял до этого. Это и есть главная причина нулевых или абсурдных остатков в новой базе.

Для ввода стартового значения служит отдельный документ начальных остатков отпусков. Он находится в блоке начального заполнения данных раздела Кадры (команда «Начальные остатки отпусков»; в некоторых релизах — через помощник начальной настройки в разделе Главное).

Порядок заполнения:

1. Создайте документ и укажите дату, на которую вводите остаток, — обычно это последний день перед началом учёта в программе.
2. Подберите сотрудников.
3. По каждому укажите рабочий год (период «с… по…», за который право заработано) и число дней остатка на эту дату.
4. Если видов отпуска несколько (основной + дополнительный), заполните строку по каждому виду.
5. Проведите документ.

После проведения отчёт по остаткам покажет введённое значение, а дальнейшее начисление пойдёт автоматически от даты документа. Вводите остаток строго по каждому рабочему году отдельно — иначе при увольнении компенсация посчитается неправильно.

Исправляем ошибочный документ отпуска

Если лишние или недостающие дни появились из-за самого отпуска, остаток правят через документ Отпуск, а не напрямую. Найдите его в разделе Кадры → Все отпуска (или Зарплата → Отпуска), откройте нужный.

Возможны три ситуации:

• Отпуск введён не тем видом или не на то число дней. Если документ ещё не влияет на закрытые расчётные периоды — откройте, поправьте даты или вид, перепроведите.
• Отпуск вообще не должен был оформляться. Пометьте документ на удаление и перепроведите цепочку. Остаток вернётся.
• Период уже закрыт, зарплата выплачена. Прямую правку делать нельзя — используйте механизм исправления: в документе отпуска есть команда исправления, которая создаёт корректирующий документ и сторнирует прежние начисления, не ломая закрытый период.

Сторно в ЗУП 3.1 отдельным документом вручную обычно не делают: исправление уже формирует сторнирующие записи само. Ручное сторно оправдано только для нетиповых случаев, когда обычное исправление недоступно.

Пересчёт показателей после правок

ЗУП не всегда пересчитывает остатки задним числом автоматически — особенно когда вы поменяли дату приёма или удалили старый документ. После любой правки перепроведите затронутые документы в хронологическом порядке: от самого раннего к позднему.

Если правок много и они затрагивают разных сотрудников, удобнее групповое перепроведение документов за период (раздел Администрирование → Обслуживание, обработка перепроведения). Задайте период с даты правки по текущую и перепроведите.

После перепроведения снова откройте отчёт по остаткам и сверьте число. Если оно сошлось с ручным расчётом — правка выполнена верно.

Порядок здесь принципиален. Начисленное право и использованные дни считаются нарастающим итогом, поэтому перепроведённый задним числом документ меняет все последующие. Если перепровести отпуск за март, не тронув отпуск за июнь, июньский останется со старыми цифрами и остаток снова разойдётся. Проще всего перепровести весь «хвост» одним периодом, а не выборочно по документам.

Отчёты для контроля остатков отпусков

Проверять остаток «на глаз» в карточке ненадёжно. Используйте специализированные отчёты — они показывают не только итог, но и его расшифровку по рабочим годам.

В отчёте по остаткам задайте дату, на которую нужна цифра, и при необходимости отберите одного сотрудника. Колонки «положено» и «использовано» сразу показывают, какой из компонентов разошёлся с вашим расчётом — это быстрее, чем перебирать документы.

Для сверки перед увольнением смотрите остаток именно на дату увольнения: от него зависит компенсация за неиспользованный отпуск или удержание за использованный авансом (ст. 127 ТК РФ).

Когда остаток править не нужно

Половина «ошибок» в остатках — на самом деле корректное поведение программы. Прежде чем лезть в документы, проверьте, не ваш ли это случай.

• Отрицательный остаток у сотрудника, который отгулял отпуск авансом. Это норма: по ст. 122 ТК РФ отпуск за первый год можно взять через 6 месяцев работы, а полный за год — в любой момент года. Если человек отгулял 28 дней, отработав полгода, минус в отчёте законен. При увольнении такие дни удерживаются из расчёта.
• Остаток с дробной частью (например, 18,66 дня). Накопление идёт по 2,33 дня в месяц, поэтому дробь — это не сбой округления, а точная цифра. Округляют только при фактическом предоставлении отпуска и в сторону работника.
• Остаток «завис» на закрытом рабочем годе. Неиспользованные дни прошлых лет не сгорают (определение КС и практика ВС РФ): они остаются в остатке и выплачиваются при увольнении. Убирать их из базы нельзя.
• Разница в один день между отчётом и вашим расчётом в Excel. Чаще всего это разный способ учёта неполного месяца. Доверяйте отчёту программы, а не прикидке на калькуляторе.

Частые вопросы