Правка и исправление расходной накладной в 1С:Бухгалтерии

Расходную накладную в 1С правят по-разному в зависимости от того, проведён документ или нет и закрыт ли период. Пока документ не проведён — меняйте любое поле прямо в форме и проводите. После проведения в открытом периоде достаточно снять проведение, внести правку и перепровести. Если период закрыт или покупатель уже получил свой экземпляр и счёт-фактуру — исходный документ не трогают, а оформляют отдельный документ «Корректировка реализации» с нужным видом операции.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 расходной накладной обычно называют документ Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) с видом операции «Товары (накладная, УПД)». В «1С:Управление торговлей» 11 это «Реализация товаров и услуг». Пути и названия ниже даны для БП 3.0; в УТ 11 логика та же, но документ лежит в разделе Продажи → Документы продажи.

Когда документ можно менять, а когда уже нет

Правка расходной накладной упирается в два ограничителя.

• 📅 Дата запрета изменения. Если бухгалтер закрыл период (например, сдана декларация по НДС или прибыли), система не даст перепровести документ той датой. Запрет настраивается в Администрирование → Даты запрета изменения.
• 🔒 Экземпляр у покупателя. Когда накладная и счёт-фактура уже переданы контрагенту, «тихо» переписать строки нельзя — это нарушит сверку и книги НДС у обеих сторон. Нужен отдельный корректирующий документ.

Ещё один стоп-сигнал — движения по взаиморасчётам и складу. Если по накладной уже прошла оплата, возврат или документ стоит в цепочке других операций, перепроведение пересчитает остатки. Перед правкой закрытого или оплаченного документа сделайте резервную копию базы .

Проверить, чем «связана» накладная, удобно через Ещё → Связанные документы прямо в форме — там видно оплаты, счета-фактуры и возвраты, которые придётся перепроводить следом. Чем длиннее цепочка, тем выше риск разъехавшихся взаиморасчётов, поэтому на оплаченной накладной лучше оформлять корректировку, а не переписывать строки.

Правка до проведения и перепроведение

Это самый простой случай — ошибку заметили сразу, период открыт, покупатель ничего не получал.

1. Откройте накладную: Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), двойной клик по строке списка.
2. Исправьте нужные поля — контрагент, договор, склад, дату, суммы в табличной части.
3. Нажмите Провести и закрыть (или Записать, если документ ещё черновик).

Если накладная уже была проведена, порядок чуть другой:

1. Откройте документ.
2. Снимите проведение кнопкой Отменить проведение (значок с красной стрелкой в командной панели) — движения по регистрам обнулятся.
3. Внесите правку.
4. Нажмите Провести.

После перепроведения проверьте, что суммы в накладной совпали с оплатой. Если накладная была частью цепочки, перепроведите связанные документы кнопкой Ещё → Провести в каждом или групповым перепроведением в Операции → Групповое перепроведение документов.

Перепроведение в хронологическом порядке важно: если сначала перепровести оплату, а потом накладную, зачёт аванса может встать не на ту строку. Групповое перепроведение само выстраивает документы по дате и времени, поэтому для цепочки из нескольких операций оно надёжнее ручного.

Исправление собственной ошибки: техническая ошибка в документе

Режим «Исправление» применяют, когда в накладной и счёте-фактуре допущена ошибка: неверная цена, арифметика, не та ставка НДС, опечатка в наименовании. Это не изменение условий сделки, а приведение документа в соответствие с тем, что стороны и так согласовали.

Оформляется отдельным документом:

1. Откройте исходную накладную.
2. Создать на основании → Корректировка реализации.
3. В поле Вид операции выберите «Исправление в первичных документах».
4. На закладке Товары поле станет двухстрочным: сверху — как было, снизу — как стало. Поправьте неверные значения в строке «после изменения».
5. Укажите номер и дату исправления (это порядковый номер исправления данного документа).
6. Проведите. На основании корректировки выпишите исправленный счёт-фактуру кнопкой Выписать исправленный счёт-фактуру.

Исправленный счёт-фактура (ИСФ) — это не новый документ со своим номером, а та же фактура с заполненной строкой 1а «Исправление». Старую запись аннулируют в дополнительном листе книги продаж за период отгрузки, исправленную регистрируют там же.

Важно, в каком периоде нашли ошибку. Если отгрузка и ошибка в одном открытом квартале и декларация ещё не сдана — проще не плодить корректировки, а снять проведение и поправить саму накладную. Документ «Исправление» нужен, когда период уже закрыт: он позволяет отразить правку, не трогая сданную отчётность, через дополнительный лист.

Исправлений у одного документа может быть несколько — каждое получает свой порядковый номер. 1С хранит всю цепочку, поэтому в книге продаж видно, какая запись действующая, а какие аннулированы.

Корректировка по согласованию сторон: изменение цены или количества

Если стороны договорились изменить сумму или объём уже после отгрузки — скидка задним числом, недопоставка, пересортица, уточнение цены, — это не ошибка, а новое соглашение. Оформляется тем же документом, но с другим видом операции.

1. Из накладной: Создать на основании → Корректировка реализации.
2. Вид операции → «Корректировка по согласованию сторон».
3. В двухстрочной табличной части задайте новое количество или цену.
4. Проведите и выпишите корректировочный счёт-фактуру (КСФ).

Куда попадёт КСФ, зависит от направления:

Основанием для корректировки должен быть документ: дополнительное соглашение, акт о расхождениях или уведомление об изменении цены. Дату корректировки ставьте по дате этого документа, а не по дате отгрузки. При уменьшении суммы продавец заявляет вычет разницы по НДС — сделать это можно в течение трёх лет с даты корректировочного счёта-фактуры, но на практике проще не откладывать и отразить вычет в том же квартале.

Чтобы не перепутать два режима, сверьтесь:

Табличная часть: строки, количество, цены и номенклатура

Чаще всего правят именно товарный состав, поэтому разберём приёмы отдельно.

• Добавить строку — кнопка Добавить (или клавиша Ins) в табличной части Товары. Выберите номенклатуру, укажите количество и цену.
• Удалить строку — выделите её и нажмите Удалить (красный крест) или Del.
• Изменить количество или цену — встаньте в ячейку и впишите новое значение; сумма и НДС пересчитаются автоматически.
• Заменить номенклатуру — очистите поле Номенклатура в строке и выберите другую позицию. Если товаров много, удобнее очистить таблицу кнопкой Заполнить → Очистить и заполнить заново.

Если расходную накладную делали из заказа или счёта, табличную часть проще пересобрать по документу-основанию: Заполнить → Заполнить по …. Так вы не потеряете цены из заказа и ставки НДС.

Отдельный случай — массовая смена цен по уже заполненной накладной. Если изменился прайс или тип цен, не переписывайте каждую строку вручную: удалите строки и заполните заново по документу-основанию или подтяните актуальные цены через механизм установки цен номенклатуры. Ручная правка десятков строк почти всегда оборачивается рассинхроном между суммой и НДС.

Проверьте и реквизиты шапки: при смене контрагента или договора 1С может предложить перезаполнить счета учёта расчётов и доходов. Соглашайтесь, если счета в табличной части после этого пустые — иначе проводки по взаиморасчётам уйдут не на тот субсчёт 62.

После правки табличной части всегда перепроверяйте итог «Всего» и строку НДС внизу формы — именно там вылезают расхождения с договором и оплатой.

Какие проводки и движения меняются

Любая правка расходной накладной — это не только новые цифры в форме, но и пересчёт движений по регистрам. Полезно понимать, что именно затронет перепроведение.

При проведении реализации товаров 1С формирует бухгалтерские проводки:

• Дт 90.02.1 Кт 41 (43) — списание себестоимости проданного товара;
• Дт 62.01 Кт 90.01.1 — выручка с покупателя;
• Дт 90.03 Кт 68.02 — НДС с реализации.

Когда вы меняете цену, система пересчитывает выручку и НДС (проводки по счетам 90.01, 90.03, 68.02). Когда меняете количество или номенклатуру — пересчитывается ещё и себестоимость (90.02 и 41), а также регистры складского учёта и партий. Поэтому после правки состава товаров перепроведение обязательно: без него движения по партиям останутся по старым строкам.

Документ «Корректировка реализации» работает иначе. Он не переписывает движения исходной накладной, а формирует свои проводки на разницу. При уменьшении суммы по согласованию это сторнирующие (красные) записи по выручке и НДС, при увеличении — доначисление. Исходный документ остаётся нетронутым, что и позволяет не ломать закрытый период.

Чтобы убедиться, что после правки учёт сошёлся, пройдите экспресс-проверку:

Типичные ошибки при правке накладной

• Правят проведённый документ задним числом в закрытом периоде. Суммы в сданной декларации перестают сходиться. Используйте корректировку текущим периодом, а не перепроведение.
• Путают «Исправление» и «Корректировку». Исправление — для технической ошибки, корректировка — для согласованного изменения условий. От этого зависит, аннулируется ли старый счёт-фактура.
• Забывают выписать счёт-фактуру после корректировки. Документ корректировки проведён, а КСФ или ИСФ не создан — в книгах НДС правка не отражается. Выписывайте фактуру сразу из формы корректировки.
• Удаляют накладную вместо исправления. Пометка на удаление проведённого документа, стоящего в цепочке, рвёт связи с оплатами и счетами-фактурами. Правьте, а не удаляйте.
• Меняют номенклатуру в строке, где уже есть движения по партиям. После замены обязательно перепроведите документ, иначе списание себестоимости останется по старому товару.

Частые вопросы