Изменение элементов, групп и реквизитов справочников 1С 8.3

Чтобы отредактировать справочник в 1С 8.3, откройте его список через раздел меню (например, Справочники → Номенклатура в Бухгалтерии 3.0), выделите строку и нажмите F2 или дважды щёлкните по ней. Откроется карточка элемента: меняете поля, жмёте Записать и закрыть. Для нескольких элементов сразу выделите их и выберите в меню Ещё команду Изменить выделенные….

Всё ниже описано для платформы 8.3 с интерфейсом «Такси» и типовых конфигураций на Библиотеке стандартных подсистем: Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11. Механика списков, групп и карточек общая для платформы, поэтому подходит и для других типовых решений. Отличаются только названия разделов меню.

Как найти нужный справочник и ориентироваться в его списке

Справочник открывают из раздела, к которому он относится по смыслу. Если раздел не очевиден, есть два быстрых способа.

• 🔎 Поиск по меню. Поле поиска в шапке программы (значок лупы) ищет по названиям команд. Наберите «контраг» — получите ссылку на список.
• 📂 Все функции. Включается в Сервис и настройки → Настройки → Параметры флажком «Отображать команду “Все функции”». После этого в меню-гамбургере появится пункт Все функции, а в нём ветка Справочники со всеми справочниками базы, включая служебные.

Где лежат самые ходовые справочники:

Что умеет список

Список справочника — это не просто перечень. В нём можно:

1. Искать. Ctrl+F открывает поиск по колонке, строка поиска в правом верхнем углу ищет сразу по всем видимым колонкам.
2. Сортировать. Клик по заголовку колонки.
3. Отбирать. Ещё → Настроить список → вкладка «Отбор». Например, показать только контрагентов без ИНН.
4. Выводить нужные колонки. Там же, на вкладке «Поля», или Ещё → Изменить форму.
5. Выгружать. Ещё → Вывести список формирует табличный документ, который сохраняется в Excel.

Карточка элемента: что можно менять и как правильно сохранить

Карточку открывают двойным щелчком, клавишей Enter или F2. Новый элемент создаёт кнопка Создать или клавиша Ins. Копия существующего — F9: удобно, когда новый товар отличается от старого одной-двумя характеристиками.

Поля карточки бывают трёх видов:

• ✏️ Строки и числа — вводятся с клавиатуры: наименование, артикул, ставка.
• 📎 Ссылки на другие справочники — выбираются кнопкой с тремя точками или из выпадающего списка. Набрав начало названия, вы получите подсказку из базы.
• ☑️ Флажки и переключатели — режимы и признаки: «Услуга», «Обособленное подразделение» и т. п.

У многих справочников есть табличные части и вложенные списки. У контрагента это договоры, банковские счета, контактные лица. Они открываются гиперссылками в верхней части карточки и редактируются как отдельные справочники, подчинённые основному.

Кнопки записи

Пока карточка открыта и вы что-то в ней поменяли, объект заблокирован для других пользователей. Если коллега попробует изменить тот же элемент, он получит сообщение Не удалось заблокировать объект. Поэтому не оставляйте карточку с правками открытой на обед.

Почему поле серое и не даёт себя изменить

Типовые конфигурации защищают ключевые реквизиты от изменения, если элемент уже используется в документах. Так сделано, например, с видом номенклатуры, ИНН и КПП контрагента, единицей измерения. Иначе одно исправление «задним числом» поменяло бы смысл сотен проведённых документов.

Снять защиту можно у самого элемента: Ещё → Разрешить редактирование реквизитов. Программа покажет, в скольких местах используется элемент, и после подтверждения откроет поля для правки.

Группы и иерархия: папки внутри справочника

Многие справочники иерархические: элементы раскладываются по группам, как файлы по папкам. Номенклатура делится на «Материалы», «Товары», «Услуги», контрагенты — на «Покупатели» и «Поставщики».

Режимы просмотра

Переключаются в Ещё → Режим просмотра:

• 🌳 Иерархический список — видна текущая группа, вход в подгруппу двойным щелчком.
• 🗂 Дерево — вся структура групп раскрыта слева, удобно для переноса.
• 📄 Список — все элементы подряд, без групп. Хорош для поиска и выгрузки.

Операции с группами

1. Создать группу . Кнопка Создать группу или Ctrl+F9. У группы обычно есть только наименование и родитель.
2. Переместить элемент в другую группу. Выделите элементы → Ещё → Переместить в группу → выберите группу. В режиме «Дерево» можно перетащить мышью.
3. Переименовать группу. Открыть её как обычный элемент (F2) и поменять наименование. Содержимое не пострадает.
4. Удалить группу. Пометка на удаление группы помечает и всё, что в ней лежит. Сначала вынесите нужные элементы.

В конфигурации можно ограничить число уровней вложенности и запретить класть элементы в корень. Если 1С не даёт создать подгруппу, причина обычно в этом, а не в правах.

Массовое изменение: как поправить сотни элементов разом

Править по одной карточке разумно, пока элементов десяток. Для большего объёма в типовых конфигурациях есть инструменты групповой обработки.

Команда «Изменить выделенные»

Самый быстрый путь:

1. В списке выделите элементы: Ctrl+клик по одному, Shift+клик диапазоном, Ctrl+A все видимые (сначала настройте отбор).
2. Ещё → Изменить выделенные…
3. В открывшейся форме отметьте реквизиты, которые нужно поменять, и укажите новые значения. Пустые строки программа не трогает.
4. Нажмите Изменить реквизиты.

После выполнения обработка покажет, сколько элементов изменено и какие не удалось записать (например, заблокированные другим пользователем).

Обработка «Групповое изменение реквизитов»

Это та же обработка, но открытая отдельно, с выбором справочника и отбором. В Бухгалтерии 3.0 её путь: Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов. Удобна, когда отбор сложный: «все услуги без счёта учёта», «все контрагенты из группы «Покупатели» без основного договора».

Загрузка из таблицы

Если данные готовятся в Excel, их загружают, а не вбивают. В списке номенклатуры и контрагентов есть команда загрузки из файла: копируете колонки в табличный редактор обработки, сопоставляете колонки с реквизитами, программа ищет существующие элементы и обновляет их или создаёт новые.

Дубли и удаление

• 🧹 Поиск дублей. В Бухгалтерии 3.0 Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Поиск и удаление дублей. Обработка находит похожие элементы, позволяет выбрать оригинал и заменить ссылки на дубли во всех документах.
• 🗑 Удаление. Del в списке ставит пометку на удаление, элемент становится перечёркнутым. Физически его удаляет обработка Удаление помеченных объектов в том же разделе: она проверит, нет ли ссылок, и удалит только то, что ни на что не ссылается.

Чего пользователь сделать не может

Добавить в справочник новое поле, изменить длину кода или наименования, сменить вид иерархии — это правка структуры. Она делается в Конфигураторе и требует снятия типовой конфигурации с поддержки или доработки через расширение. Для пользователя есть мягкий вариант — дополнительные реквизиты:

1. Администрирование → Общие настройки → флажок «Дополнительные реквизиты и сведения».
2. В той же группе настроек откройте список дополнительных реквизитов, выберите справочник (например, «Номенклатура») и создайте реквизит: название, тип значения.
3. Новое поле появится в карточке всех элементов справочника. Обновлять конфигурацию не нужно.

Кто может редактировать справочник: права и ограничения

Возможность изменить справочник определяют профили групп доступа. Управляются они в Администрирование → Настройки пользователей и прав:

• 👤 Пользователи — у каждого видно, в какие группы доступа он входит.
• 👥 Группы доступа — связывают пользователей с профилями.
• 📋 Профили групп доступа — набор ролей. Роли отвечают за чтение, добавление и изменение конкретных справочников.

Типичная картина: у кладовщика профиль позволяет просматривать номенклатуру, но не изменять её, и кнопки Создать и Записать у него недоступны. Чтобы дать право, администратор добавляет пользователю группу доступа с подходящим профилем, например «Добавление и изменение номенклатуры» или более широкий. Набор профилей зависит от конфигурации, поэтому ищите профиль по названию справочника.

Сверху прав работают ограничения на уровне записей (RLS): пользователь видит и меняет только элементы своих организаций, складов или партнёров. Включаются они в тех же настройках прав флажком ограничения доступа на уровне записей. Если пользователь видит контрагента, но «Записать» выдаёт ошибку доступа, проверьте именно это ограничение.

Удаление тоже отдельное право

Пометка на удаление и непосредственное удаление — разные права. Обычным пользователям оставляют только пометку, а удаление помеченных выполняет администратор. Это защищает базу от случайного Shift+Del.

Как узнать, кто и когда изменил элемент

Когда карточка вдруг оказалась «не такой», есть два инструмента.

История изменений (версии объекта)

Если в программе включено хранение версий объектов, каждая запись элемента сохраняет его снимок. Включается в Администрирование → Общие настройки, флажок истории изменений (в разных релизах его подпись звучит как «Хранить историю изменений» или «Версионирование объектов»). Для каждого справочника отдельно можно указать, хранить ли версии.

Посмотреть историю элемента: в карточке Ещё → История изменений. Откроется список версий с датой и автором. Две версии можно выделить и сравнить: программа подсветит изменившиеся поля. Из старой версии можно восстановить элемент.

Журнал регистрации

Журнал регистрации пишет платформа, он работает всегда, даже без версий. В Бухгалтерии 3.0: Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации.

Как найти правку конкретного элемента:

1. Откройте журнал и нажмите Установить отбор.
2. Укажите период, событие «Данные. Изменение» и метаданные — нужный справочник.
3. В колонке «Данные» будет ссылка на изменённый элемент, в «Пользователь» — автор, в «Дата» — время до секунды.

Журнал показывает факт изменения, но не «было/стало» по полям. Содержимое старой версии даёт только история изменений, поэтому её стоит включить для ключевых справочников заранее, а не после инцидента.

Частые вопросы