Правка суммы в документе 1С 8.3: до проведения, после и в закрытом периоде

Чтобы отредактировать сумму в документе 1С, откройте его и поменяйте не итог, а строку: колонку Сумма (или Цена и Количество) в табличной части, у платёжных документов — поле Сумма в шапке. Затем нажмите Провести: программа удалит старые проводки и запишет новые. Итог «Всего» руками не вводится — он всегда считается из строк.

Сложности начинаются, когда документ уже проведён, по нему прошла оплата, месяц закрыт или отчётность сдана. Тогда прямое редактирование суммы в 1С либо заблокировано, либо ломает учёт следующих периодов. Ниже порядок для каждого случая на примере 1С:Бухгалтерии 3.0; в УТ 11 и ERP логика та же, отличаются только названия корректировочных документов.

Как изменить сумму в документе 1С, который ещё не проведён

Непроведённый документ — черновик. Он не формирует проводок, поэтому правьте его свободно.

Товары и услуги: что пересчитывается при правке

В табличной части три связанных колонки: Количество, Цена, Сумма. Программа держит равенство «количество × цена = сумма»:

• 🔢 меняете Количество или Цена — пересчитывается Сумма;
• 💰 меняете Сумма — пересчитывается Цена (при ненулевом количестве);
• 🧾 после любой из этих правок пересчитывается НДС строки по ставке из колонки % НДС.

Пример. В строке 3 шт. по 1 000 руб. = 3 000 руб. Вы вводите сумму 3 100 руб. Цена станет 1 033,33 руб., а 3 × 1 033,33 = 3 099,99. Программа сохранит именно 3 100 — в сумму, а не в цену. Если в печатной форме видно расхождение в копейку, это не ошибка, а следствие округления цены.

НДС «в сумме» или «сверху»

Над табличной частью есть гиперссылка с настройкой цен и НДС. От неё зависит, что вы правите:

Частая ситуация: сумма документа «не бьётся» с накладной ровно на 20 %. Причина — не та настройка. Поменяйте её по гиперссылке, программа пересчитает строки.

Колонка НДС редактируется вручную. Это нужно, когда у контрагента НДС посчитан от итога, а у вас — построчно, и разница в 1–2 копейки. Поправьте НДС в одной строке, чтобы итог совпал со счётом-фактурой.

Платёжные документы

В Поступлении на расчётный счёт и Списании с расчётного счёта сумма вводится в шапке. Если в расшифровке платежа одна строка, она подтянется сама. Если строк несколько (оплата по двум договорам), сумма шапки не разносится автоматически — проверьте, что строки в сумме дают итог.

Как отредактировать сумму в проведённом документе

Проведённый документ можно править прямо в форме: проведение не замораживает поля.

1. Откройте документ из журнала.
2. Измените сумму в нужной строке или в шапке.
3. Нажмите Провести (или Провести и закрыть).
4. Нажмите кнопку ДтКт и убедитесь, что проводки пересчитались.

Снимать проведение перед правкой не нужно. Отмена проведения нужна, только если документ надо временно «выключить» из учёта, пока уточняете сумму у контрагента.

Что ещё придётся поправить после проведения

Документ редко живёт один. После изменения суммы проверьте связанные объекты:

• 📄 счёт-фактура — если он зарегистрирован на основании документа, сумма в нём обновится после перепроведения, но уже выданный бумажный экземпляр останется со старой суммой;
• 💳 оплата — разница между новой суммой и оплатой станет долгом или переплатой по счёту 60 или 62;
• 📦 последующие списания — если меняли сумму поступления товара, а он уже продан, себестоимость в реализации осталась старой.

Если документ уже отправлен контрагенту через ЭДО или подписан на бумаге, правка суммы в 1С не меняет сам документ у контрагента. Нужен исправленный или корректировочный документ — о них ниже.

Ручная правка проводок: когда документ менять нельзя

Иногда бухгалтер хочет поправить сумму только в проводке, оставив документ как есть. В БП 3.0 для этого есть режим ручной корректировки.

1. Откройте документ и нажмите ДтКт.
2. Установите флажок Ручная корректировка (разрешает редактирование движений документа).
3. Отредактируйте сумму в проводке на вкладке бухгалтерского и налогового учёта.
4. Пройдите по остальным вкладкам движений: НДС, расчёты, партии. Там суммы тоже надо поправить вручную.
5. Нажмите Записать.

Используйте этот режим точечно: для операций, которые документ не умеет отражать. Для обычной правки суммы он вреден — через полгода никто не вспомнит, почему проводка не совпадает с документом.

Чтобы найти такие документы, откройте журнал операций и отберите их по признаку ручной корректировки или проверьте оборотно-сальдовую ведомость против документов.

Изменение суммы в закрытом периоде

Если после правки 1С не даёт провести документ и сообщает о дате запрета изменения, период закрыт администратором.

Где снять дату запрета

Дата задаётся в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения. Она бывает общей или своей для отдельных пользователей и организаций.

Порядок:

1. Согласуйте с главным бухгалтером: закрытый период обычно означает сданную отчётность.
2. Временно перенесите дату запрета на день до даты документа (или откройте период только себе).
3. Исправьте и проведите документ.
4. Перезакройте месяц: Операции → Закрытие месяца.
5. Верните дату запрета.

Почему без перезакрытия нельзя

Закрытие месяца уже рассчитало амортизацию, себестоимость, финансовый результат и налог на прибыль. Новая сумма в документе эти расчёты не обновит. Помощник закрытия месяца покажет, что данные изменились и регламентные операции надо выполнить заново. Если документ в январе, а закрыт уже июнь, перезакрывать придётся все месяцы с января.

Корректировочные документы вместо правки задним числом

Когда отчётность сдана или документ передан контрагенту, сумму в исходном документе не трогают. Вводят новый документ текущей датой, который меняет сумму.

В БП 3.0 для этого служат Корректировка реализации и Корректировка поступления. Их создают из исходного документа через Создать на основании.

Два вида операции

Разница принципиальная. Ошибка — это неверный документ, его исправляют «как было бы правильно». Согласованное изменение — новое событие, оно отражается датой соглашения.

Ошибки прошлых лет

По ПБУ 22/2010 сроки решают, где исправлять:

• 📅 ошибка текущего года, найдена до 31 декабря — исправляют в месяце обнаружения;
• 📅 ошибка прошлого года, найдена до подписания отчётности — исправляют декабрём того года;
• 📅 найдена после утверждения отчётности — текущей датой: несущественная через прочие доходы и расходы, существенная через нераспределённую прибыль.

В налоговом учёте правило другое (ст. 54 НК РФ): ошибку исправляют в периоде, когда её допустили. Если она привела к переплате налога, можно отразить её в текущем периоде.

По первичке ст. 9 закона № 402-ФЗ требует, чтобы исправление содержало дату и подписи лиц, составивших документ. Тихая правка суммы в 1С без исправленного экземпляра этому требованию не отвечает.

Что 1С пересчитывает после изменения суммы

При проведении документ записывает движения в регистры: бухгалтерии, НДС, расчётов, партий. При перепроведении старые движения удаляются и записываются заново. Регистры, на которые документ не влияет, не меняются.

Отсюда главное следствие: перепроведение одного документа не пересчитывает другие документы, которые опирались на его данные.

Типичные цепочки:

• 📦 поступление → реализация. Себестоимость в реализации взята из партий на момент её проведения. Поменяли цену поступления — перепроведите реализации после него или выполните закрытие месяца с перепроведением документов;
• 🏭 поступление ОС → амортизация. Новая стоимость отразится только с месяца, который перезакроете;
• 🧾 реализация → книга продаж. Запись книги продаж формирует регламентная операция по НДС или сам документ — проверьте отчёт после перепроведения.

Групповое перепроведение

Если правок много, перепроводите документы пакетом: обработка Групповое перепроведение документов в разделе Операции. Указываете период и организацию — программа проведёт документы по порядку дат.

Ошибки при изменении сумм и как их разобрать

Как увидеть, кто и когда поменял сумму

Изменённая сумма без следов — частый спор между бухгалтером и проверяющим. В 1С есть два инструмента контроля.

История изменений документа

Если включено версионирование, в документе доступна команда Ещё → История изменений. Там видно каждую запись: кто, когда и какие реквизиты поменял — со старым и новым значением суммы.

Включают версионирование в Администрирование → Общие настройки, раздел истории изменений. Для документов по деньгам и товарам его стоит держать включённым всегда: объём базы растёт заметно меньше, чем ценность этих данных при разборе ошибок.

Журнал регистрации

Администрирование → Обслуживание — среди отчётов администратора есть журнал регистрации. Отберите события по данным (нужный документ) и пользователю. Журнал покажет факт записи или проведения, время и компьютер, но не старое значение суммы.

Сочетание даёт полную картину:

Частые вопросы