Правка табеля учёта рабочего времени в ЗУП 3.1: дни, часы, прошлые месяцы

Табель в 1С ЗУП 3.1 редактируют в документе «Табель»: раздел Зарплата → Табели, откройте документ за нужный месяц и подразделение, дважды щёлкните по ячейке дня и поменяйте код времени или число часов. После записи и проведения нужно пересчитать начисление зарплаты, иначе правка до расчётного листка не дойдёт.

Главная ловушка — кнопка Заполнить. Она перезаписывает табличную часть по графику, и ручные исправления исчезают. Ниже — как править табель так, чтобы этого не случилось, и что делать с прошлыми месяцами, совместителями и днями, которые табель «не слушается».

Что проверить до того, как менять табель

В ЗУП 3.1 табель не единственный источник данных о времени. Программа берёт часы из трёх мест, и у каждого свой приоритет:

• 📅 график работы сотрудника — базовая норма, с которой всё начинается;
• 📝 документ «Табель» — фактические часы, если они отличаются от графика;
• 🏖 документы отклонений — отпуск, больничный, командировка, прогул, простой, работа в выходной.

Документы отклонений сильнее табеля. Если на 10 марта проведён больничный, вписать в табель на этот день Я 8 не получится: при расчёте победит больничный. Поэтому первым делом посмотрите, нет ли на спорные дни такого документа.

Перед правкой проверьте ещё три вещи:

1. Период документа. Табель вводят за месяц или за его половину. Если за первую половину табель уже есть, правьте его, а не создавайте второй на те же даты.
2. Подразделение. Документ заполняется по подразделению. Сотрудника, переведённого в середине месяца, ищите в табеле того подразделения, где он работал в нужные дни.
3. Состояние зарплаты. Если начисление за месяц уже проведено и выплачено, правка табеля приведёт к перерасчёту. Это нормально, но бухгалтер должен о ней знать.

Табель за половину месяца

Если аванс считают по отработанному времени, удобно вводить два табеля: с 1 по 15 число и с 16 до конца месяца. Первый документ влияет на расчёт аванса, второй закрывает месяц.

Править в этом случае нужно тот документ, в чей период попадает день. Ошибка 10-го числа исправляется в первом табеле, даже если на дворе уже 25-е. Если поправить её во втором документе, программа не примет дату вне его периода.

Как изменить коды явок и часы по дням

Это основная операция, ради которой табель и открывают.

Ручная правка ячейки

1. Откройте Зарплата → Табели и найдите документ за месяц. Нет документа — нажмите Создать, укажите месяц, организацию и подразделение, затем Заполнить.
2. Найдите строку сотрудника и дважды щёлкните по ячейке нужного числа.
3. В открывшейся форме выберите вид времени и введите часы. В один день можно указать несколько видов: например, Я 8 и Н 4.
4. Нажмите ОК, затем Провести и закрыть.

Ночные часы входят в общее время явки, а не добавляются к нему. Смена с 18:00 до 02:00 — это Я 8 и Н 4 в одной ячейке, а не 12 часов. Если внести ночные часы отдельной строкой сверх явки, сотруднику оплатят лишние 4 часа.

Какие коды ставить

Коды хранятся в справочнике видов использования рабочего времени. Новые коды добавлять не нужно: стандартного набора хватает для формы Т-13.

Когда лучше не трогать ячейку, а ввести документ

Отпуск, больничный, командировку и простой в табель руками не рисуют. Каждое из этих событий влияет на расчёт денег: средний заработок, пособие, суточные. Буква ОТ в ячейке табеля без документа «Отпуск» ничего не начислит, а оклад за эти дни просто уменьшится.

Правило простое: если за отклонение платят по особым правилам, нужен отдельный документ, а не код в табеле.

Совместители и замещение: как отражать время

Здесь путаются чаще всего, потому что в ЗУП 3.1 два разных механизма.

Внутреннее совместительство

Совместитель в ЗУП — отдельная карточка сотрудника с видом занятости «Внутреннее совместительство». В табеле у одного человека будет две строки: основное место и совместительство. Часы вводятся в каждую строку отдельно.

Пример: бухгалтер на основной ставке работает с 9:00 до 18:00 (8 часов), а по совместительству ведёт кассу ещё 2 часа вечером. В строке основного места — Я 8, в строке совместительства — Я 2. Если внести 10 часов в одну строку, программа сочтёт 2 часа сверхурочными.

Совмещение и исполнение обязанностей

Совмещение — это не отдельная работа, а доплата к основной должности. Его оформляют документом «Совмещение должностей» в разделе Кадры. В документе указывают, кого замещают, за какой период и как доплачивать: процентом, суммой или разницей окладов.

В табеле совмещение отдельной строкой не появляется. Человек работает свои 8 часов на основной должности, а доплата начисляется сверху. Поэтому:

• 👤 у совмещающего табель правят как обычно — по его основному графику;
• 🤒 у отсутствующего сотрудника время закрывает его собственный документ: отпуск или больничный;
• 💰 если совмещающий отработал меньше графика, доплата за совмещение тоже станет меньше — она зависит от его отработанного времени.

Как исправить табель за прошлый, уже закрытый месяц

Ситуация: зарплату за февраль выплатили, а в марте выяснилось, что 14 февраля сотрудник не вышел на работу.

Порядок исправления

1. Откройте февральский табель нужного подразделения.
2. Исправьте ячейку 14 февраля: вместо Я 8 поставьте НН или ПР. Если неявка оформлена приказом о прогуле — проведите документ о прогуле, а табель не трогайте.
3. Проведите документ.
4. Откройте начисление зарплаты за март и перезаполните его. ЗУП найдёт изменения в прошлом периоде и добавит строки перерасчёта: оклад за февраль сторнируется и начислится заново с учётом новых часов.

Сторнировать ничего вручную не нужно. Отдельного документа «сторно табеля» в ЗУП 3.1 нет — разницу программа считает сама и показывает её в текущем месяце.

Как проверить, что перерасчёт прошёл

Откройте строки перерасчёта в мартовском начислении. Там должна появиться пара записей по окладу за февраль: сторно старой суммы и новая сумма. Разница между ними равна оплате за исправленный день.

Пример: оклад 44 000 ₽, в феврале по графику 19 рабочих дней. Один день стоит 44 000 / 19 ≈ 2 315,79 ₽. После замены Я 8 на НН оклад за февраль уменьшится на эту сумму, и в марте она удержится из начислений. НДФЛ и взносы пересчитаются вслед за базой.

Если строк перерасчёта нет, проверьте две вещи: проведён ли исправленный табель и не перекрывает ли тот же день другой документ отклонения.

Если документ не проводится

Обычно мешает дата запрета изменения данных. Её ставят, чтобы никто случайно не поменял закрытые месяцы. Посмотреть и временно сдвинуть дату может администратор: Администрирование → Пользователи и права → Даты запрета изменения.

Если по февралю уже сданы отчёты, перерасчёт попадёт в мартовские суммы. Сам февральский отчёт ЗУП не перепишет — решение о корректировке принимает бухгалтер.

Автозаполнение табеля: когда оно помогает и когда вредит

Кнопка Заполнить собирает табель за минуты. Она смотрит:

• 📅 график работы каждого сотрудника;
• 📄 кадровые события: приём, перевод, увольнение;
• 🏖 проведённые документы отклонений за период.

Ей нет дела до того, что вы поправили в ячейках вчера. Повторное заполнение перепишет всю табличную часть.

Безопасный порядок работы

1. Сначала проведите все кадровые документы и документы отклонений за месяц.
2. Затем создайте табель и нажмите Заполнить один раз.
3. После этого вносите ручные правки.
4. Если отклонения появились позже — не перезаполняйте весь табель, а поправьте нужные строки вручную или удалите строку сотрудника и добавьте её заново.

Если изменился график

Когда сотрудник временно работает по другому режиму, не правьте каждый день табеля. Есть два способа лучше:

После ввода индивидуального графика табель за этот месяц можно перезаполнить — если в нём ещё нет ручных правок.

Почему правка табеля не работает: частые ошибки

Ещё одна частая ошибка — ввести второй табель на тот же период для того же сотрудника. Два документа на одни даты дают путаницу: непонятно, какой из них правильный. Держите один табель на подразделение за месяц или за половину месяца.

Частые вопросы