Как завести и зарегистрировать входящее и исходящее письмо в 1С:ДО

Письмо в 1С:Документооборот регистрируют в два приёма: сначала заводят карточку документа в разделе Документы и файлы, затем нажимают Зарегистрировать — программа присваивает регистрационный номер по нумератору и фиксирует дату. До регистрации документ числится проектом, номера у него нет, и в журнал входящей или исходящей корреспонденции он не попадает.

Входящее и исходящее письмо регистрируют по разным нумераторам и в разных журналах, но карточка у них устроена одинаково: корреспондент, краткое содержание, ответственный, файлы. Ниже — как подготовить справочники, завести входящее и исходящее письмо, пустить его по маршруту, поставить на контроль и подшить скан, чтобы при регистрации не выскакивала ошибка «не задан нумератор».

Пути в статье даны для редакции 2.1 с интерфейсом «Такси». В редакции 3.0 названия разделов близкие, отдельные команды переехали в другие меню — на это я укажу отдельно.

Что настроить до первой регистрации

Регистрационный номер берётся не из воздуха: его формирует нумератор, привязанный к виду документа. Если вид письма создан, а нумератор к нему не подключён, регистрация оборвётся с сообщением, что номер присвоить нечем. Поэтому порядок подготовки такой.

1. Включите учёт входящих и исходящих документов: Настройка и администрирование → Настройка программы → Делопроизводство. Здесь же задаётся, вести ли нумерацию сквозной или в разрезе года, видов, подразделений.
2. Заведите виды документов Входящее письмо и Исходящее письмо: справочник видов открывается из Нормативно-справочная информация → Виды документов. У каждого вида укажите нумератор, шаблон процесса обработки и состав реквизитов.
3. Проверьте нумераторы: Настройка и администрирование → Нумераторы. Формат номера собирается из префикса, порядкового номера и периодичности. Для входящих обычно ставят префикс вх-, для исходящих — исх-.
4. Наполните справочник Корреспонденты хотя бы основными контрагентами и ведомствами. Пустой справочник не блокирует регистрацию, но тогда отправителя придётся вносить вручную при каждом письме.

Регистрация входящего письма по шагам

Входящее письмо проходит путь: приём → создание карточки → присвоение номера → рассмотрение руководителем → исполнение. Регистрация — второй шаг, и делают её в день поступления, чтобы дата регистрации совпала с фактической датой получения.

1. Откройте Документы и файлы → Входящие и нажмите Создать. Выберите вид Входящее письмо.
2. Заполните карточку. Обязательный минимум: Корреспондент (отправитель), Краткое содержание, Дата входящего и исходящий номер отправителя (поле «рег. номер корреспондента»), Ответственный.
3. Прикрепите файл письма — перетащите скан или файл в область файлов карточки либо нажмите Добавить файл.
4. Нажмите Зарегистрировать. Программа подставит регистрационный номер по нумератору и текущую дату. Статус карточки сменится с «Проект» на «Зарегистрирован».

После регистрации поля Регистрационный номер и Дата регистрации блокируются от ручной правки — это защита от разнобоя в журнале. Менять зарегистрированный номер «задним числом» нельзя без отмены регистрации: иначе в журнале появятся пропуски и дубли.

Чтобы напечатать на письме регистрационный штамп с номером и датой, используйте в карточке команду печати штампа (в меню Печать). Штамп наносится на бумажный оригинал или на скан.

Как оформить и зарегистрировать исходящее письмо

Исходящее письмо регистрируют в другом порядке: сначала готовят проект и проводят его через согласование и подписание, и только подписанный документ получает регистрационный номер. Регистрировать черновик до подписи смысла нет — номер придётся отзывать.

1. В Документы и файлы → Исходящие нажмите Создать, вид — Исходящее письмо.
2. Укажите Адресат (корреспондент-получатель), Краткое содержание, Подписал (руководитель или уполномоченное лицо), Ответственный за подготовку.
3. Если письмо — ответ на входящее, свяжите их: на вкладке связей добавьте связь «В ответ на» и выберите входящий документ. Тогда в карточке входящего будет видно, что ответ отправлен.
4. Проведите проект через согласование и подписание (бизнес-процессы Согласование и Подписание), если это предусмотрено регламентом.
5. После подписания нажмите Зарегистрировать. Исходящий номер присвоится по своему нумератору.

Дату отправки и способ отправки (почта, курьер, электронная почта) заполняйте после регистрации — в тех же реквизитах карточки или через процесс Отправка. Так в журнале исходящих рядом с номером будет видно, когда и чем письмо ушло.

Маршрутизация писем и постановка на контроль

Маршрут — это последовательность задач, которые письмо проходит после регистрации. В 1С:ДО маршрут задаётся шаблоном процесса, а запускается либо вручную из карточки, либо автоматически по виду документа.

Для входящего письма типовой маршрут такой:

• Рассмотрение — руководитель видит письмо и пишет резолюцию (кому и что сделать, срок);
• Исполнение или Поручение — по резолюции создаются задачи исполнителям;
• Ознакомление — если письмо нужно просто довести до сведения отдела.

Запустить процесс можно кнопкой Отправить (или Создать процесс) в карточке зарегистрированного письма. Чтобы маршрут стартовал сам при регистрации, в карточке вида документа привяжите к нему шаблон комплексного процесса и включите автозапуск.

Постановка на контроль — это назначение контролёра и срока исполнения. При создании поручения или процесса исполнения укажите:

• Срок — дата, к которой задача должна быть выполнена;
• Контролёр — кто проверит исполнение и примет работу;
• признак «на контроле» — тогда письмо попадёт в отчёты по контрольным документам и в список просроченных, если срок нарушен.

Контролёр снимает документ с контроля, приняв результат. Пока контроль не снят, письмо остаётся в сводках по исполнительской дисциплине — это и есть смысл контроля: ни одно поручение не теряется.

Сканы и электронные образы писем

Бумажное письмо регистрируют, а его образ подшивают к карточке. Добавить скан можно тремя путями, и выбор зависит от объёма входящего потока.

Прикрепить готовый файл. Если письмо уже отсканировано в PDF или JPG, перетащите файл в карточку или нажмите Добавить файл → С диска. Подходит для единичных писем.

Сканировать из карточки. Команда Добавить файл → Со сканера обращается к сканеру по драйверу TWAIN. Чтобы она работала, в Настройка и администрирование должно быть включено сканирование, а на рабочем месте установлен драйвер сканера.

Потоковое сканирование по штрихкоду. Для большого потока входящих это главный приём. Схема такая:

1. На зарегистрированную карточку печатается наклейка со штрихкодом (команда печати штрихкода в карточке документа).
2. Наклейка клеится на бумажный оригинал.
3. Пачка писем сканируется потоком на поточном сканере.
4. 1С:ДО распознаёт штрихкод на каждом листе и сам привязывает скан к нужной карточке — вручную раскладывать файлы не нужно.

Где найти зарегистрированное письмо и свести журнал

После регистрации письмо живёт в двух списках: в папке, куда его поместили, и в журнале регистрации — списке входящих или исходящих документов с колонками «рег. номер», «дата», «корреспондент», «содержание». Журнал открывается из того же раздела Документы и файлы → Входящие (или Исходящие).

Чтобы быстро найти нужное письмо, пользуйтесь не прокруткой, а отбором и поиском:

• По регистрационному номеру. Включите отбор по колонке номера или введите номер в строку поиска над списком.
• По корреспонденту. Отбор по колонке корреспондента покажет всю переписку с одной организацией.
• По содержанию. Поиск по краткому содержанию, а при включённом распознавании — и по тексту внутри сканов (полнотекстовый поиск).
• По периоду. Отбор по дате регистрации собирает журнал за месяц, квартал или год — пригодится при подготовке номенклатуры дел и сдаче в архив.

Для сверки бумажного и электронного журнала выгрузите список в табличный документ или в Excel стандартной командой вывода списка. Пропуск номера в выгруженном журнале — сигнал, что регистрацию отменяли и номер освободился; это нормально, если задокументировано, и повод для разбирательства, если нет.

Типовые ошибки при регистрации и как их устранить

Большинство сбоев при регистрации упираются в настройку нумераторов и прав, а не в сам процесс. Вот что встречается чаще всего.

Отдельно про отмену регистрации. Команда Отменить регистрацию возвращает письмо в статус проекта и освобождает номер. Делайте это только до того, как номер ушёл корреспонденту или в журнал на бумаге: иначе возникнет расхождение между тем, что отправлено, и тем, что в базе. Если письмо уже зарегистрировано ошибочно и отослано, корректнее не освобождать номер, а завести исправляющий документ со ссылкой на ошибочный.

В редакции 3.0 часть команд работы с нумераторами и видами документов перенесена в раздел настроек с другим названием, но логика та же: вид документа → нумератор → регистрация. Если не нашли нужный пункт по названию из этой статьи, ищите его в группе настроек делопроизводства.

Частые вопросы