Входящая и исходящая корреспонденция в 1С:Документообороте: работа канцелярии от почтового ящика до архива

Письма в 1С регистрируют в карточках входящих и исходящих документов программы 1С:Документооборот: Документы → Входящие документы для поступившей корреспонденции и Документы → Исходящие документы для отправляемой. Секретарь создаёт карточку, заполняет корреспондента, номер и дату отправителя, прикладывает скан или файл из письма и нажимает «Зарегистрировать» — программа присваивает регистрационный номер по нумератору вида документа.

В типовых конфигурациях на БСП (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей) журнала корреспонденции нет. Там есть подсистема «Взаимодействия»: электронные письма хранятся в базе и привязываются к контрагенту и предмету, но регистрационных номеров, резолюций и контроля исполнения нет. Если канцелярии нужна полноценная регистрация писем, нужен Документооборот или его подсистема в составе КОРП-решений.

Что подготовить до первой регистрации

Канцелярия, которая начинает вести почту в 1С без настройки справочников, через месяц получает трёх «ООО Ромашка» и номера с разрывами. Перед стартом проверьте пять вещей.

1. Виды документов. Для входящих заведите виды под реальные потоки: «Письмо», «Запрос», «Претензия», «Обращение гражданина», «Счёт». У каждого вида задаётся нумератор, способ регистрации и обязательные поля.
2. Нумераторы. Решите формат номера заранее. Частые варианты — сквозной номер с индексом вида (Вх-125) или номер с индексом дела по номенклатуре (02-07/125). Сброс нумерации — с начала года.
3. Корреспонденты. Загрузите контрагентов из учётной системы или заведите основных вручную с ИНН. Поиск дублей по ИНН потом сэкономит часы.
4. Номенклатура дел. Без неё письма нельзя корректно сдать в архив. Заполните дела на текущий год до первой регистрации.
5. Права. Секретарю нужны права на регистрацию; руководителю — на рассмотрение; исполнителям — на просмотр документов своего подразделения.

Подключение почтового ящика канцелярии

Чтобы письма с общего адреса (office@…, info@…) попадали в базу, подключите учётную запись во встроенной почте Документооборота. Это делается в разделе «Почта», через настройку учётных записей.

Типовые параметры популярных почтовых сервисов:

Порядок действий:

1. В почтовом сервисе включите доступ по IMAP и создайте пароль приложения. Обычный пароль от ящика Яндекс и Mail.ru внешним программам не принимают.
2. В 1С создайте учётную запись: адрес, имя отправителя, серверы и порты из таблицы, логин и пароль приложения.
3. Выберите протокол IMAP, а не POP3. С IMAP письма остаются на сервере и видны и в 1С, и в веб-почте; POP3 часто забирает их в одну программу.
4. Проверьте настройки командой проверки учётной записи. 1С отправит тестовое письмо и попробует получить почту.
5. Дайте доступ к учётной записи всем, кто регистрирует корреспонденцию. Общий ящик канцелярии не стоит привязывать к одному сотруднику — в отпуске секретаря почта встанет.

Как зарегистрировать входящее письмо

Входящая корреспонденция приходит двумя путями: бумагой и по электронной почте. Регистрация одинакова, различается только источник файла.

Бумажное письмо

1. Откройте Документы → Входящие документы и нажмите «Создать».
2. Выберите вид документа, например «Письмо».
3. Заполните корреспондента — организацию-отправителя. Начните вводить ИНН или название, выберите из списка; новую организацию создавайте только если поиск ничего не нашёл.
4. Укажите исходящий номер и дату отправителя — то, что напечатано на бланке письма. Это главный ключ, по которому отправитель потом спросит о судьбе письма.
5. Заполните заголовок — краткое содержание в одну строку: «О предоставлении акта сверки за III квартал». Не пишите «Письмо» — в списке из тысячи строк такой заголовок бесполезен.
6. Укажите, кто подписал письмо со стороны отправителя, адресата внутри компании и способ доставки (почта России, курьер, нарочно).
7. Приложите скан: команда добавления файла позволяет взять его с диска или сразу со сканера.
8. Нажмите «Зарегистрировать». Программа присвоит регистрационный номер и дату регистрации.

Письмо, пришедшее по электронной почте

1. Откройте полученное письмо во встроенной почте.
2. Создайте из него входящий документ командой создания на основании письма. Программа перенесёт тему, отправителя и вложения в карточку.
3. Проверьте корреспондента: программа ищет его по адресу почты, и если адрес новый, корреспондент останется пустым.
4. Перенесите в карточку номер и дату отправителя из текста или вложенного файла. Из темы письма их автоматически не извлечь.
5. Зарегистрируйте документ.

Одно письмо — одна карточка. Если отправитель прислал письмо по почте, а через неделю тот же оригинал пришёл бумагой, второй раз его не регистрируют. Найдите карточку по номеру отправителя, приложите скан оригинала и отметьте получение подлинника в комментарии.

Исходящее письмо и ответ на входящее

Исходящее письмо проходит больше этапов: подготовка, согласование, подпись и только потом регистрация и отправка.

1. Исполнитель создаёт карточку в Документы → Исходящие документы. Если это ответ, удобнее создать её из карточки входящего — связь документов заполнится автоматически, и в обеих карточках будет видно, что письмо отвечено.
2. Заполняются адресаты (их может быть несколько), заголовок, подписант с вашей стороны, исполнитель.
3. Во вкладку файлов прикладывается проект письма в Word.
4. Проект отправляется на согласование и подписание процессом. Каждый согласующий видит текущую версию файла и оставляет замечания.
5. После подписи секретарь регистрирует документ. Регистрационный номер и дата появляются в карточке.
6. Номер вносится в сам документ. Для бумажного письма — от руки или перед печатью финальной версии; для электронного — в PDF, который уходит адресату.
7. Отправка: для электронной почты — командой отправки из карточки, тогда письмо уходит с ящика канцелярии и сохраняется в базе; для бумаги — указывается способ отправки и дата.

Если ответ закрывает поручение по входящему, исполнитель отмечает исполнение в своей задаче и указывает ответное письмо как результат. Тогда контроль снимается не «на слово», а с подтверждающим документом.

Файлы и вложения: что хранить и в каком виде

Карточка — это реквизиты, а смысл письма — в файлах. Беспорядок во вложениях обесценивает всю регистрацию.

• 📄 Скан бумажного письма — PDF, все страницы в одном файле, 200–300 dpi в оттенках серого. Цвет нужен, только если в письме цветные печати или графики. Скан в 300 dpi на 5 страниц — примерно 1–2 МБ.
• 📎 Вложения электронного письма переносятся в карточку как есть. Подписи отправителя в виде файлов .sig храните рядом с подписанным файлом, а не удаляйте.
• 🗂 Архивы .zip и .rar лучше распаковать и приложить основные файлы отдельно: содержимое архива не попадает в полнотекстовый поиск.
• 🖼 Картинки из подписи письма (логотипы, баннеры) не переносите — они засоряют карточку десятком файлов image001.png.
• ✏️ Проекты исходящих ведите версиями одного файла, а не новыми файлами «письмо_финал_2.docx». Документооборот хранит историю версий сам.

Почтовые серверы ограничивают размер письма, обычно десятками мегабайт. Если отправка крупного письма из карточки падает, проверьте суммарный размер вложений и лимит вашего сервера.

Рассмотрение, резолюция и контроль исполнения

Зарегистрированное письмо отправляется на рассмотрение руководителю. Дальше работа идёт процессами Документооборота: рассмотрение, исполнение, ознакомление.

Типичный маршрут входящего письма:

1. Рассмотрение. Секретарь запускает процесс рассмотрения на руководителя. Руководитель читает письмо и пишет резолюцию: кому, что и к какому сроку.
2. Исполнение. По резолюции запускается процесс исполнения: ответственный исполнитель, соисполнители, срок. Если руководитель вносит резолюцию с бумаги, её переносит в программу секретарь.
3. Контроль. Письмо со сроком ставится на контроль. Контролёр — обычно та же канцелярия — видит, у кого задача, сколько дней осталось и что просрочено.
4. Снятие с контроля. Исполнитель отмечает выполнение, прикладывает результат (часто — ответное исходящее). Контролёр проверяет и снимает письмо с контроля.

Для типовых маршрутов настройте шаблоны процессов по видам документов. Например, все претензии автоматически уходят на рассмотрение юристу со сроком 5 рабочих дней. Секретарю тогда не нужно каждый раз выбирать участников вручную.

Поиск письма в архиве и журналы регистрации

Через полгода главный вопрос к канцелярии звучит так: «Где письмо от поставщика про изменение цен?». Искать можно тремя способами.

• 🔍 По реквизитам. В списке входящих отберите по корреспонденту, периоду регистрации, виду документа. Если известен номер отправителя — это самый быстрый путь.
• 🔍 Полнотекстовый поиск. Ищет по заголовкам, реквизитам и тексту файлов. Включается администратором в разделе Настройка; индекс обновляет регламентное задание. Сканы без распознанного текста поиск не найдёт — для них важен хороший заголовок карточки.
• 🔍 По связям. Из карточки входящего видно ответ, из ответа — исходное письмо и всю переписку по теме.

Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции формируются отчётами из списков документов за период. Их распечатывают и подшивают, если этого требует инструкция по делопроизводству организации.

В конце года письма сдаются в дела по номенклатуре. Сроки хранения переписки задаёт перечень типовых архивных документов и ваша номенклатура дел; в программе срок хранения берётся из дела, в которое отнесено письмо.

Ошибки канцелярии и как их исправить

Отдельно о дате регистрации. Её нельзя ставить «по дате получения на почте неделю назад», если письмо реально регистрируют сегодня. Дата регистрации — дата внесения в журнал; дату поступления, если она важна, указывают в отдельном поле или комментарии.

Частые вопросы