Как зарезервировать товар под заказ клиента в 1С

Резерв товара создаётся через документ Заказ клиента: в строке с номенклатурой выбираете вариант обеспечения Резервировать по складу или Резервировать до обеспечения, проводите документ — и это количество отделяется от свободного остатка на складе. Пока заказ открыт, зарезервированный товар не уйдёт в другую продажу.

Механизм работает в конфигурациях «1С:Управление торговлей» (УТ 11), «Комплексная автоматизация» и «1С:ERP». В «1С:Бухгалтерии 3.0» отдельного резервирования под заказ нет — там заказ покупателя влияет только на взаиморасчёты. Дальше разбираю порядок на примере УТ 11.5 с интерфейсом «Такси»; в КА и ERP логика та же, отличаются только отдельные настройки.

Что такое резерв и когда он нужен

Резерв — это количество товара, закреплённое за конкретным заказом и исключённое из свободного остатка. Физически товар остаётся на складе, но при подборе в другой заказ система покажет, что он уже занят.

Резервировать есть смысл в трёх ситуациях:

• 📦 товар на складе есть, но отгрузка позже — держим его за клиентом, чтобы не продали;
• 🚚 товара на складе нет — оформляем потребность «под заказ», чтобы закупка или перемещение закрыли именно этот заказ;
• 🧾 работаем по предоплате — бронируем позицию до поступления денег.

В 1С есть два принципиально разных способа планирования. Резерв по складу отделяет уже имеющийся остаток. Обеспечение под заказ (его ещё называют «резервом под заказ») не трогает текущий остаток, а формирует потребность, которую закроет поступление: закупка у поставщика, перемещение с другого склада или оприходование из производства.

Разница важна для учёта доступности. Резерв по складу сразу уменьшает свободный остаток: менеджер видит, что товар занят. Потребность под заказ на свободный остаток не влияет — она лишь встаёт в очередь на обеспечение и попадает в план закупок. Поэтому для ходового товара в наличии берут резерв по складу, а для позиций под заказ — обеспечение.

Настройка: заказы клиентов и обеспечение потребностей

Резервирование завязано на заказы клиентов, поэтому сначала включают саму функцию заказов.

Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи. В группе оптовых продаж установите флажок использования заказов клиентов и выберите вариант их применения. Вариантов три:

1. Заказ как счёт — только для печати счёта, без резерва;
2. Заказ только со склада — резерв берётся исключительно из остатка на складе;
3. Заказ со склада и под заказ — можно и резервировать остаток, и оформлять потребность под будущую поставку.

Чтобы резервирование вообще стало доступно, нужен вариант «только со склада» или «со склада и под заказ» — при варианте «как счёт» строки обеспечения в заказе не появятся.

Для работы с потребностями дополнительно включите обеспечение в настройках склада: раздел НСИ и администрирование → Склад и доставка, флажок обеспечения потребностей. После этого в заказе станут активны варианты Резервировать до обеспечения и К обеспечению.

Как поставить товар в резерв: пошагово

Порядок действий в типовой УТ 11:

1. Откройте Продажи → Заказы клиентов и создайте новый документ.
2. Выберите клиента, соглашение и склад. От склада зависит, с какого остатка пойдёт резерв.
3. На вкладке с товарами подберите номенклатуру и количество.
4. Задайте для строк вариант обеспечения. Это делается в колонке обеспечения табличной части либо командой заполнения обеспечения в панели над товарами — система сама подставит доступный вариант по остатку.
5. Для товара, который есть на складе, поставьте Резервировать по складу. Для того, которого нет, — Резервировать до обеспечения или К обеспечению.
6. Проверьте дату отгрузки — поле желаемой даты отгрузки в шапке или по строкам.
7. Проведите документ.

После проведения зарезервированное количество попадёт в регистр резервов, и в отчётах по остаткам оно будет показано отдельной колонкой «В резерве».

Доступность можно оценить ещё до проведения. При подборе номенклатуры 1С показывает текущий остаток и свободное количество по складу, поэтому видно, хватит ли товара на резерв. Если свободного меньше, чем нужно, система подсветит дефицит — и строку сразу можно перевести на обеспечение под заказ, не выходя из документа.

Резерв снимается автоматически в момент отгрузки: когда вы вводите Реализацию товаров и услуг на основании заказа, зарезервированное количество списывается со склада, и резерв закрывается ровно на отгруженное количество.

Варианты обеспечения: какой выбрать

Вариант обеспечения в строке заказа определяет, что именно 1С сделает с потребностью. Разберём применимые на практике значения.

Для розничного сценария «клиент заберёт завтра» подходит резерв по складу. Для оптовой схемы «соберём партию у поставщика под пул заказов» — обеспечение под заказ или «к обеспечению»: тогда потребности нескольких заказов сводятся в один заказ поставщику через обработку формирования заказов по потребностям.

Схема «под заказ» работает так: вы ставите строкам вариант К обеспечению, затем открываете обработку формирования заказов по потребностям (раздел закупок). 1С собирает все незакрытые потребности, группирует их по поставщикам и предлагает создать заказы поставщикам одним пакетом. Когда товар поступит по накладной, система свяжет поступление с исходными заказами клиентов и переведёт потребность в резерв. Это удобно, когда под один рейс закупки стоят десятки клиентских заказов: не нужно вручную сверять, кому сколько.

Вариант Резервировать до обеспечения отличается тем, что жёстко закрепляет будущее поступление за конкретным заказом клиента. Простое К обеспечению оставляет свободу манёвра: поступивший товар можно распределить между заказами по приоритету.

Сроки резерва, продление и снятие

Резерв в 1С не имеет жёсткого «срока годности» — он держится, пока открыт заказ. Снять или изменить его можно несколькими способами:

• Сменить вариант обеспечения на Не обеспечивать или Отгрузить в строке и перепровести заказ — резерв по этой строке уйдёт.
• Закрыть заказ целиком: перевести его в статус закрытия или отменить строки. При закрытии заказа связанные резервы снимаются.
• Отгрузить товар — резерв закроется на фактически отгруженное количество, остаток резерва останется под неотгруженное.

Чтобы резервы не висели месяцами по брошенным заказам, в УТ есть обработка закрытия заказов клиентов — ею периодически закрывают заказы, по которым нет движения. Запускают её вручную или по расписанию; настраивается в разделе продаж.

Отдельно стоит следить за просроченными резервами: заказ оформлен, оплата не пришла, а товар занят. Для этого удобнее не выдумывать автоматику, а раз в несколько дней смотреть отчёт по заказам с резервом (см. ниже) и вручную снимать то, что потеряло актуальность.

Резерв при ордерной схеме склада

Если склад работает по ордерной схеме, резерв живёт дольше, чем кажется из документа отгрузки. Продажа и физическое списание разделены на два шага.

Распоряжением на отгрузку служит заказ клиента или реализация, а фактическую выдачу оформляет кладовщик документом Расходный ордер на товары в рабочем месте отгрузки. Пока ордер не оформлен, товар числится «к отгрузке»: он уже не свободен, но и со склада не списан. По сути это продолжение резерва — защита от ситуации, когда менеджер «продал», а склад ещё ничего не выдал.

Практический вывод: на ордерном складе резерв снимается не в момент проведения реализации, а когда кладовщик проведёт расходный ордер. Если резерв «завис» после отгрузки, первым делом проверьте, оформлен ли ордер — распоряжения на отгрузку часто остаются необработанными в списке к отгрузке.

Проверка: отчёты по резервам и обеспеченности

Понять, сколько товара свободно, а сколько занято, помогают типовые отчёты из раздела Склад и доставка и Продажи.

• Остатки и доступность товаров — ключевой отчёт: показывает по складам остаток, резерв, доступное к продаже количество и ожидаемые поступления. Если доступный остаток ушёл в минус или близко к нему — часть товара уже зарезервирована.
• Состояние обеспечения заказов — показывает по каждому заказу, что уже обеспечено (зарезервировано), что ждёт поступления, а что ещё не распределено. Удобен, чтобы найти незакрытые потребности.
• Ведомость по товарам на складах — развёрнутая картина движений, включая резервы, за период.

В отчёте об остатках обратите внимание на колонки свободного и доступного количества: свободный остаток — это физический остаток минус все резервы. Именно его видит менеджер, когда проверяет, можно ли продать товар другому клиенту.

Отдельно полезно свести картину по будущим поступлениям. В отчёте об остатках и доступности, помимо текущего остатка и резерва, есть колонка ожидаемого поступления — она показывает, сколько товара придёт по заказам поставщикам и перемещениям. Для позиций «под заказ» это главный ориентир: доступное к обеспечению количество считается с учётом того, что уже в пути.

Для регулярного контроля настройте отбор в отчёте по менеджеру или складу и сохраните вариант. Тогда проверка «что занято и чем закрыто» занимает пару минут, а не ручной сбор по документам.

Частые ошибки при резервировании

Разберём ситуации, из-за которых резерв работает «не так».

Товар в наличии, а зарезервировать не удаётся. Чаще всего свободный остаток уже разобран другими заказами. Проверьте колонку резерва в отчёте об остатках: физический остаток есть, но доступный — ноль.

Резерв не снимается после отгрузки. Так бывает, если реализация введена не на основании заказа, а отдельным документом — тогда связь с заказом не установилась. Вводите отгрузку через ввод на основании заказа клиента.

Строки обеспечения не появляются. Значит, в настройках выбран вариант заказа «как счёт» либо не включено обеспечение потребностей. Вернитесь к настройкам раздела продаж и склада.

Двойной резерв под одну потребность. Возникает, когда один и тот же товар закреплён и как «резерв по складу», и как «под заказ» в разных документах. Сверяйтесь с отчётом о состоянии обеспечения, чтобы не бронировать одно и то же дважды.

Частые вопросы