Резерв под заказ клиента в 1С:УТ 11: варианты обеспечения, сроки, снятие и контроль остатков
Содержание
В 1С:Управление торговлей 11 товар резервируют в документе «Заказ клиента »: в табличной части «Товары» в колонке «Вариант обеспечения» ставят «Резервировать на складе» и проводят заказ в статусе «К обеспечению» или «К выполнению». С этого момента количество уходит из свободного остатка, и другой менеджер не сможет его продать.
Частое заблуждение — считать, что резерв ставит сам факт записи заказа или выставленный счёт. Нет: резерв появляется только из варианта обеспечения в строке и только после проведения. Заказ в статусе «На согласовании» товар не держит, как бы правильно ни были заполнены строки.
Всё, что ниже, относится к УТ 11.4 и 11.5. Тот же механизм обеспечения работает в 1С:Комплексной автоматизации 2 и ERP. В 1С:Бухгалтерии 3.0 резервирования нет: «Счёт на оплату» остатки не блокирует.
Какие бывают варианты обеспечения и что каждый делает с остатком
Вариант обеспечения задаётся для каждой строки заказа отдельно. В одном документе одна позиция может уже лежать в резерве, а другая — ждать поставки.
| Вариант | Что происходит с товаром | Когда выбирать |
|---|---|---|
| Отгрузить | Товар списывается из свободного остатка и сразу доступен к отгрузке по заказу | Клиент забирает товар сегодня, остаток есть |
| Резервировать на складе | Товар закрепляется за заказом на выбранном складе | Остаток есть, но отгрузка через несколько дней |
| Резервировать к дате | Закрепляется товар, который будет на складе к дате отгрузки, с учётом ожидаемых поступлений | Остатка не хватает, но поставка уже заказана поставщику |
| К обеспечению | Резерва нет, строка попадает в потребности для закупщика | Товара нет и он ещё не заказан |
| Обособленно | Под строку заказывают товар отдельно, он не смешивается с общим остатком | Изделие под конкретного клиента, спецзаказ |
| Отгрузить обособленно | Отгрузка товара, ранее обеспеченного обособленно | Обособленная поставка пришла |
| Не обеспечивать | Строка не резервируется и не создаёт потребности | Услуга, позиция под вопросом, отказ клиента |
💡 Разница между «Отгрузить» и «Резервировать на складе» видна на складе. По строкам «Отгрузить» кладовщик видит распоряжение на отгрузку. Строки «Резервировать на складе» просто держат товар и в отгрузку не идут, пока вариант не сменят.
Варианты «Обособленно» и «Отгрузить обособленно» появляются в списке, только если в настройках включено обособленное обеспечение заказов. Если их нет — это не ошибка релиза, а выключенная опция.
Что проверить в настройках до первого резерва
Если колонки «Вариант обеспечения» нет или в ней недоступны нужные значения, дело почти всегда в настройках раздела продаж.
- Откройте
НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи. - Убедитесь, что включено использование заказов клиентов. Без заказа резервировать нечего: реализация товаров резерв не создаёт.
- Включите статусы заказов клиентов, если хотите разделять согласование и резервирование. Без статусов проведённый заказ сразу работает как «К выполнению».
- Проверьте, что в карточке номенклатуры указан тип «Товар». Услуги и работы не резервируются.
- Склад в шапке заказа или в строке должен быть заполнен. Резерв всегда привязан к конкретному складу.
Отдельный момент — контроль свободных остатков. Когда он включён, программа не даст провести заказ с вариантом «Резервировать на складе», если свободного количества меньше, чем в строке. В сообщении она укажет позицию и нехватку. Когда контроль выключен, заказ проведётся, а склад уйдёт в минус по свободному остатку. Это быстро превращается в «резерв на бумаге».
Отключать контроль остатков «на время, чтобы провести заказ» — плохая идея. Отрицательный свободный остаток потом всплывёт при отгрузке другого клиента, и разбираться придётся задним числом.
Пошагово: резерв под заказ клиента
Обычный сценарий — менеджер принял заказ, клиент оплатит через три дня, товар нужно придержать.
- Откройте
Продажи → Заказы клиентови создайте новый заказ. Заполните клиента, соглашение и склад. - Добавьте товары на вкладке «Товары» вручную или через подбор (о нём ниже).
- Для каждой строки выберите в колонке «Вариант обеспечения» значение «Резервировать на складе».
- Укажите в строке дату отгрузки, если она отличается от даты в шапке.
- Установите статус «К выполнению», если отгрузку можно начинать по факту оплаты. Если сначала нужно дождаться предоплаты, используйте «К обеспечению»: резерв уже стоит, а распоряжения на отгрузку ещё нет.
- Нажмите «Провести».
После проведения в строках можно посмотреть состояние обеспечения: зарезервировано ли всё количество или часть ушла в потребность.
Частичный резерв
Если на складе 7 штук, а клиент хочет 10, не нужно ставить «К обеспечению» на всю строку. Разбейте её на две:
- 7 штук — «Резервировать на складе»;
- 3 штуки — «Резервировать к дате» или «К обеспечению».
Так 7 штук сразу закрепятся за клиентом, а недостающие 3 попадут к закупщику.
Резерв при перемещениях и внутреннем потреблении
Те же варианты обеспечения есть в документах «Заказ на перемещение» и «Заказ на внутреннее потребление». Логика одна: товар закрепляется под будущую операцию и не продаётся. Это пригодится, если розничному магазину везут товар с центрального склада.
Подбор товаров, даты отгрузки и резерв к дате
Подбор в заказе клиента открывается кнопкой «Подобрать товары» над табличной частью. В форме подбора рядом с каждой позицией видны остаток и доступное количество. Ориентируйтесь на «доступно», а не на «остаток»: остаток включает то, что уже зарезервировано под чужие заказы.
Простой пример. На складе 50 штук, под два других заказа уже стоит резерв на 35. Остаток — 50, доступно — 15. Зарезервировать вы сможете только 15.
Как работает «Резервировать к дате»
Этот вариант смотрит не только на текущий остаток, но и на ожидаемые поступления по заказам поставщикам. Если на складе пусто, а поставка на 20 штук ожидается 15-го числа, заказ с датой отгрузки 16-го можно обеспечить из этой поставки.
Что важно учесть:
- 📅 дата отгрузки в строке заказа клиента должна быть не раньше даты поступления в заказе поставщику;
- 📦 заказ поставщику должен быть проведён и находиться в рабочем статусе, черновик в расчёт не попадает;
- 🔁 если поставщик сдвинул дату, а менеджер не поправил её в заказе поставщику, обеспечение покажет неверную картину.
Срок жизни резерва
В УТ 11 у резерва нет собственного «срока годности». Программа не снимает его сама через N дней. Резерв держится, пока заказ проведён, строка не отменена и вариант обеспечения не изменён.
Поэтому срок резерва — это правило компании, а не настройка программы. Например: «резерв без оплаты держим 3 рабочих дня». Контролировать его удобно по списку заказов: отберите заказы в статусе «К обеспечению» с датой меньше нужной и разберите их вручную.
Массовое и автоматическое резервирование
Выставлять вариант в каждой строке заказа на 80 позиций долго. Для этого в табличной части заказа есть команда «Заполнить обеспечение». Она проставляет вариант всем выделенным строкам сразу по выбранному правилу. Например, резервировать на складе всё, что есть, а остаток отправить к обеспечению.
Порядок такой:
- Выделите строки (или все строки сочетанием
Ctrl+A). - Нажмите «Заполнить обеспечение».
- Выберите правило заполнения и подтвердите.
- Проверьте результат в колонке «Вариант обеспечения» и проведите заказ.
💡 Если менеджеры всегда начинают с одного и того же варианта, настройте значение по умолчанию в соглашении с клиентом или в настройках пользователя. Тогда новые строки сразу будут создаваться с нужным вариантом. Где именно задаётся значение по умолчанию, зависит от релиза, поэтому проверьте форму соглашения на вашей базе.
Перераспределение при поступлении товара
Когда приходит поставка, строки «Резервировать к дате» обеспечиваются из неё автоматически. Строки «К обеспечению» сами в резерв не переходят. Их нужно переключить вручную или повторно выполнить «Заполнить обеспечение» по заказу.
Для просмотра всех заказов с недообеспеченными строками используйте рабочее место «Состояние обеспечения заказов» в разделе продаж. Там видно, каким заказам товара не хватает и откуда его можно взять.
Снятие резерва и передача товара другому клиенту
Резерв снимают, когда клиент отказался, сменил позицию или товар срочно нужен другому заказу. Способов несколько, и они по-разному оставляют след в документе.
| Способ | Что делать | Что останется в заказе |
|---|---|---|
| Сменить вариант в строке | Поставить «К обеспечению» или «Не обеспечивать», провести | Строка, потребность или пустое обеспечение |
| Отменить строку | Отметить строку как отменённую и указать причину отмены | Строка с причиной, видна в анализе отказов |
| Закрыть заказ | Перевести заказ в статус «Закрыт» | Весь документ, резервы по нему сняты |
| Вернуть на согласование | Поставить статус «На согласовании» | Заказ без движений по обеспечению |
Для аналитики лучше отменять строки с причиной, а не удалять их. Удалённая строка исчезает бесследно. Отменённая показывает, сколько продаж сорвалось и почему: «нет в наличии», «клиент передумал», «цена».
Как передать резерв другому заказу
Отдельной команды «перенести резерв» в заказе нет, это делают в два шага:
- В заказе-доноре уменьшите количество в строке «Резервировать на складе» или переключите её на «К обеспечению». Проведите.
- В заказе-получателе выберите «Резервировать на складе» и проведите. Освободившийся остаток уйдёт сюда.
Порядок важен. Если сначала провести получателя, при включённом контроле остатков программа откажет: свободного товара ещё нет.
Снимая резерв в чужом заказе, предупредите менеджера этого клиента. Технически программа позволит, но клиент, которому обещали товар, узнает об этом в день отгрузки.
Массовое закрытие старых заказов
Если в базе скопились заказы, которые давно никто не выполнит, их закрывают обработкой «Закрытие заказов клиентов» в разделе продаж. Она отбирает заказы по условиям, отменяет невыполненные строки с указанной причиной и переводит документы в статус «Закрыт». Резервы по ним освобождаются разом.
Запускайте её в нерабочее время или хотя бы после согласования с отделом продаж: менеджеры увидят, что их заказы изменились.
Где посмотреть зарезервированные остатки
Главный отчёт — «Остатки и доступность товаров». Он показывает по каждой позиции и складу, сколько лежит физически, сколько в резерве и сколько свободно. Открыть его можно из раздела «Склад и доставка», а также из карточки номенклатуры.
Как пользоваться отчётом:
- 🔍 найти, под какие заказы зарезервирован товар: расшифруйте ячейку резерва до документа-заказа;
- 📉 увидеть «зависшие» резервы: отберите позиции, где резерв есть, а движения по заказу давно не было;
- 🧮 сверить остаток с доступным количеством перед крупной сделкой.
Для управленческого контроля подойдёт и простой список заказов клиентов с отбором по статусу. Заказы в статусе «К обеспечению» старше трёх-пяти дней — первые кандидаты на разбор.
Мини-кейс: товар есть, а продать нельзя
Менеджер видит на складе 40 штук, но заказ не проводится: доступно 0. Отчёт «Остатки и доступность товаров» показывает, что 40 штук держит заказ двухмесячной давности. Клиент по нему давно купил у конкурентов.
Решение: отменить строку в старом заказе с причиной «клиент отказался», провести и только потом проводить новый заказ. Чтобы ситуация не повторилась, раз в неделю проверяйте заказы в статусе «К обеспечению».