Как списать со счёта 94 на счёт 91 в программе 1С

Перенос суммы со счёта 94 на счёт 91 в 1С:Бухгалтерии делают документом «Операция» (раздел Операции → Операции, введённые вручную) проводкой Дт 91.02 Кт 94. Это финальный шаг: на счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» уже должна висеть сумма выявленной недостачи, а причина списания — отсутствие виновных лиц или отказ суда во взыскании.

Счёт 94 — транзитный. Долго держать на нём остаток нельзя: по итогам разбирательства сумма уходит либо на затраты (в пределах норм убыли), либо на виновника (счёт 73.02), либо — когда взыскать не с кого — на прочие расходы, то есть на счёт 91.02. Ниже разбираю каждый случай, какие документы нужны до проводки и как сделать само списание в программе, чтобы расход корректно лёг в бухгалтерский и налоговый учёт.

Когда остаток счёта 94 уходит на 91.02

Счёт 94 собирает выявленные недостачи и потери от порчи ценностей до того, как решено, за чей счёт их покрывать. Сам по себе остаток на нём не является расходом — это сумма «в ожидании решения». Поэтому списывается она на счёт 91.02 не всегда: выбор направления зависит от того, что показало разбирательство по недостаче.

• 🔸 В пределах норм естественной убыли — на счета затрат: Дт 20 (25, 26, 44) Кт 94. На 91 такие потери не попадают.
• 🔸 Виновное лицо установлено — на расчёты с персоналом: Дт 73.02 Кт 94. Сумма взыскивается с работника.
• 🔸 Виновных нет, они не установлены или суд отказал во взыскании — только тогда Дт 91.02 Кт 94.

На 91.02 попадают лишь те недостачи и потери сверх норм, по которым не с кого спросить. Если вы спишете на прочие расходы сумму, которую должен возместить работник, вы занизите финансовый результат и исказите расчёты.

Чтобы не ошибиться с направлением, пройдите короткую развилку.

Какие документы нужны до проводки

Списание на 91.02 — это проводка по итогам разбирательства, а не первое действие. Без оснований налоговая снимет расход, а аудитор укажет на нарушение. Подготовьте комплект:

1. Результаты инвентаризации. Недостача выявляется при инвентаризации — сличительная ведомость и инвентаризационная опись (унифицированные формы ИНВ или собственные по ФСБУ). Порядок описан в Методических указаниях (приказ Минфина № 49).
2. Письменные объяснения материально ответственного лица о причинах недостачи.
3. Решение о списании — приказ (распоряжение) руководителя с указанием, за чей счёт покрывается недостача.
4. Документ об отсутствии виновных — для налогового учёта: постановление о приостановлении дела, справка органа внутренних дел, решение суда об отказе во взыскании.

Как недостача сначала попадает на счёт 94

Прежде чем списывать с 94 на 91, сумма недостачи должна туда попасть. Типового документа «списать сразу с 94 на 91» в 1С:Бухгалтерии нет — путь двухэтапный.

Если не хватает товаров или материалов, используйте документ «Списание товаров»: Склад → Инвентаризация → Списание товаров (или через кнопку «Создать на основании» из документа «Инвентаризация товаров на складе»). Он формирует проводку Дт 94 Кт 41.01 (для товаров) или Дт 94 Кт 10 (для материалов) на себестоимость недостающих ценностей.

Документ «Требование-накладная» для этой задачи не подходит: он списывает материалы в производство на счета затрат (Дт 20, 25, 26 Кт 10), а не на счёт недостач. Путать их — частая причина того, что сумма «не доходит» до 94.

Если недостача касается материалов, схема та же, но по кредиту встанет счёт 10. Для недостачи основных средств сначала списывают первоначальную стоимость и амортизацию (счёт 01, субсчёт выбытия, и счёт 02), а остаточную стоимость относят в дебет 94 — и уже оттуда закрывают на 91.02 по общим правилам.

После проведения «Списания товаров» проверьте оборотно-сальдовую ведомость: по счёту 94 должно появиться дебетовое сальдо на сумму недостачи. Именно это сальдо вы и будете закрывать проводкой на 91.02. Если на счёте 94 несколько сумм по разным эпизодам, разумно переносить их отдельными операциями с понятным содержанием — так проще отследить каждую по документам-основаниям.

Ручная операция: переносим сумму на 91.02

Переброс с 94 на 91 делается документом «Операция». Пошагово:

1. Откройте Операции → Операции, введённые вручную и нажмите «Создать» → «Операция».
2. Укажите дату (не раньше приказа о списании) и организацию.
3. Добавьте проводку: в колонке «Дебет» — счёт 91.02, в колонке «Кредит» — счёт 94.
4. В поле «Сумма» укажите списываемую сумму недостачи.
5. В дебете по счёту 91.02 заполните субконто «Прочие доходы и расходы» — выберите статью (как её настроить, ниже).
6. В поле «Содержание» впишите понятную формулировку, например Списание недостачи, виновные не установлены.
7. Проведите документ кнопкой «Записать и закрыть».

Выбор статьи прочих доходов и расходов

Счёт 91.02 требует аналитику — статью из справочника «Прочие доходы и расходы». От неё зависит, попадёт ли сумма в налоговые расходы. Это ключевой момент, который чаще всего делают неправильно.

При заполнении субконто нажмите кнопку выбора и либо найдите подходящую статью, либо создайте новую кнопкой «Создать». В карточке статьи важны два поля:

• Вид статьи — выбирается из встроенного классификатора. Для недостач подойдёт вид, относящийся к внереализационным расходам (связанным со списанием ценностей). Если сомневаетесь в точном наименовании вида — ориентируйтесь на назначение статьи, а не на дословное совпадение.
• Флажок «Принимается к налоговому учёту» — устанавливайте его только если есть документ об отсутствии виновных. Нет справки из органов — снимите флажок, и тогда расход отразится в бухучёте, но не уменьшит базу по прибыли.

Пример: списание недостачи без виновных

Разберём на числах, чтобы было видно всю цепочку. При инвентаризации склада выявлена недостача товара — 40 единиц по себестоимости 125 руб. за штуку. Общая сумма недостачи: 40 × 125 = 5 000 руб. Нормы естественной убыли по этому товару допускают потери в пределах 500 руб. Виновное лицо не установлено, из полиции получена справка о приостановлении дела.

Разносим сумму по двум направлениям:

1. Потери в пределах нормы — на затраты. Документом «Операция» делаем Дт 44 Кт 94 на 500 руб. Эта часть уменьшает базу по прибыли без дополнительных справок.
2. Сверхнормативная часть — на прочие расходы. Оставшиеся 5 000 − 500 = 4 500 руб. переносим проводкой Дт 91.02 Кт 94. Поскольку справка об отсутствии виновных есть, в статье прочих расходов флажок «Принимается к налоговому учёту» оставляем включённым.

Проверяем арифметику: 500 + 4 500 = 5 000 руб. — вся сумма со счёта 94 закрыта. Если бы справки из органов не было, сверхнормативные 4 500 руб. всё равно попали бы в бухгалтерские расходы, но флажок НУ пришлось бы снять — и на эту сумму возникла бы постоянная разница.

Такой разбор удобно держать перед глазами: сначала отделяем нормируемую часть, потом решаем судьбу остатка по наличию виновных и подтверждающих документов.

Как проверить результат списания

После проведения операции убедитесь, что счёт 94 закрылся, а расход встал на место.

• Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 94 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Конечное сальдо должно стать нулевым — вся сумма ушла на 91.02.
• Откройте карточку счёта 91.02 по выбранной статье и проверьте сумму и дату проводки.
• В отчёте о финансовых результатах сумма попадёт в строку «Прочие расходы».
• Если флажок налогового учёта был снят, в оборотке по счёту 91.02 увидите расхождение между суммой БУ и суммой НУ — это и есть постоянная разница, программа учтёт её при расчёте налога.

Такой контроль занимает минуту, но страхует от «зависшего» остатка на 94, который потом всплывёт при закрытии года. Незакрытый счёт 94 — типичная причина, по которой не сходится оборотно-сальдовая ведомость и реформация баланса проходит с ошибкой, поэтому проверять его стоит сразу после каждого списания, а не в декабре.

Частые ошибки при списании с 94 на 91

🔸 Списали на 91 то, что нужно было взыскать с виновного. Если материально ответственное лицо согласилось возместить ущерб или суд обязал его, направление — 73.02, а не 91.02.

🔸 Оставили флажок «Принимается к НУ» без подтверждающего документа. Это завышает налоговые расходы. Инспекция снимет сумму и доначислит налог.

🔸 Провели операцию раньше приказа. Дата списания не может предшествовать решению руководителя — расход возникает только после него.

🔸 Списали сумму целиком, игнорируя нормы естественной убыли. Часть потерь (в пределах норм) идёт на затраты и уменьшает базу без дополнительных справок — не переносите её на 91.

🔸 Перепутали документ-основание. «Требование-накладная» списывает в производство, а не на счёт недостач — сумма на 94 так и не появится.

Частые вопросы