Справочники 1С для пользователя: открыть, найти, изменить, выгрузить

Чтобы обратиться к справочнику 1С, откройте нужный раздел на левой панели и щёлкните ссылку справочника. В 1С:Бухгалтерии 3.0 почти все они собраны в разделе Справочники: там лежат контрагенты, номенклатура, склады, банковские счета. Если справочника нет ни в одном разделе, включите команду «Все функции» и откройте его из полного списка объектов.

Справочник — это список однотипных записей, которые затем подставляются в документы: клиенты, товары, сотрудники, статьи затрат. Ниже — как до него добраться разными путями, как быстро найти нужную строку, что можно менять самому, а что лучше оставить администратору. Всё описано для платформы 8.3 с интерфейсом «Такси».

Справочник и документ: в чём разница для пользователя

Справочник хранит то, что меняется редко и используется многократно. Документ фиксирует событие: продажу, поступление, начисление зарплаты. Документ ссылается на справочники, а не копирует их данные.

Отсюда простое правило: исправили адрес в карточке контрагента — новый адрес подтянется во все новые документы. Старые печатные формы при повторной печати тоже могут показать уже новые данные, потому что берут их из справочника.

Чем отличаются записи справочника:

• 📁 Группа — папка для порядка, например «Покупатели» или «Канцтовары». В документ её не выбрать.
• 📄 Элемент — сама запись: конкретный контрагент, товар, склад.
• 🔒 Предопределённый элемент — создан программой, удалить его нельзя. Пример — основной склад или вид номенклатуры «Товар».
• 🧩 Подчинённый справочник — записи живут внутри владельца. Договоры принадлежат контрагенту, банковские счета — организации или контрагенту.

Пять способов открыть справочник в 1С 8.3

1. Через раздел на панели слева

Самый частый путь. Щёлкните раздел, в открывшейся панели функций найдите ссылку справочника. В Бухгалтерии 3.0 справочники собраны в разделе Справочники и сгруппированы по темам: покупки и продажи, товары и услуги, банк и касса, зарплата и кадры, доходы и расходы.

Часть справочников продублирована в рабочих разделах. Например, контрагентов можно открыть и из раздела Продажи, и из раздела Покупки.

2. Через «Все функции»

Этот способ показывает все справочники конфигурации, даже те, на которые разработчики не вывели ссылку.

1. Откройте главное меню — кнопку с тремя полосками в левом верхнем углу окна.
2. Выберите Сервис → Параметры.
3. Поставьте флажок «Отображать команду “Все функции”» и нажмите «Применить».
4. Снова откройте главное меню и выберите Все функции.
5. Раскройте ветку Справочники и дважды щёлкните нужный.

3. Из поля документа

Когда заполняете документ, справочник открывается прямо из поля:

• ⌨️ начните вводить название — 1С покажет подходящие элементы под полем;
• 🔽 нажмите кнопку выбора справа от поля или клавишу F4 — откроется форма выбора со всем списком;
• 🔍 в выпадающем списке нажмите «Показать все», если нужного элемента в подсказке нет.

Из формы выбора можно сразу создать новый элемент. Он подставится в документ после записи.

4. По навигационной ссылке

У каждого списка и каждой карточки в 1С есть внутренняя ссылка. Её удобно пересылать коллеге или сохранять в заметках.

• Чтобы получить ссылку, откройте справочник и нажмите Shift+F11.
• Чтобы перейти по ссылке, выберите в главном меню команду перехода по навигационной ссылке и вставьте текст.

Ссылка на список справочника выглядит так:

e1cib/list/Справочник.Контрагенты

Работает она только в той же информационной базе. Коллеге из другой базы ссылка ничего не откроет.

5. Через «Избранное» и «Историю»

Если обращаетесь к справочнику каждый день, нажмите звёздочку в заголовке его окна. Ссылка появится в «Избранном» на панели инструментов.

«История» хранит последние открытые объекты: карточку товара, которую правили час назад, проще найти там, чем через список.

Где искать главные справочники

Пути в типовых конфигурациях стабильны, но разделы разные:

В УТ 11 клиенты ведутся двумя справочниками: «Партнеры» (с кем работаем) и «Контрагенты» (юрлица и ИП для документов). В Бухгалтерии такого деления нет.

Как найти нужную запись: поиск и отбор

В справочнике на тысячи строк листать бесполезно. У списка есть несколько инструментов.

Строка поиска

Поле «Поиск» в правом верхнем углу списка ищет по всем видимым колонкам. Введите часть слова: «ромаш» найдёт и «ООО Ромашка», и «Ромашка-Трейд». Для ИНН вводите цифры целиком.

Горячие клавиши :

• Ctrl+F — перейти в строку поиска;
• Alt+F — расширенный поиск по выбранной колонке с условием «содержит», «равно», «начинается с»;
• Ctrl+Q — сбросить поиск и вернуть весь список.

Отбор и сортировка

Для постоянных условий удобнее настроить список. В меню «Ещё» откройте настройку списка. На вкладке «Отбор» добавьте поле и условие, например «Покупатель = Да». На вкладке «Сортировка» задайте порядок.

Настройка сохраняется для вашего пользователя. Коллеги её не увидят.

Иерархия: группы и плоский список

Если записей не видно, хотя вы знаете, что они есть, скорее всего, вы стоите внутри одной группы. Режим показа переключается в меню Ещё → Режим просмотра:

Для поиска переключайтесь в «Список»: строка поиска и отбор тогда работают по всему справочнику.

Создание, изменение и удаление элементов

Создать элемент или группу

1. Откройте список справочника.
2. Встаньте в нужную группу, если справочник иерархический.
3. Нажмите «Создать» или клавишу Ins. Для новой папки — «Создать группу ».
4. Заполните обязательные поля: они подчёркнуты красным пунктиром.
5. Нажмите «Записать и закрыть».

Похожую запись быстрее скопировать: выделите её и нажмите F9. Скопируется всё, кроме кода. Проверьте поля, которые должны отличаться: артикул, ИНН, единицу измерения.

Изменить запись

Двойной щелчок или F2 открывает карточку. Внесите изменения и запишите.

Перед правкой подумайте, где запись уже использована. Название, ИНН или ставка НДС в карточке номенклатуры влияют на все новые документы. Если товар сменил назначение, иногда правильнее создать новый элемент, а старый оставить для истории.

Чтобы поменять одно поле у сотни записей разом, не открывайте карточки по одной. Выделите строки в списке и в меню «Ещё» найдите команду изменения выделенных. В Бухгалтерии 3.0 та же обработка есть в Администрирование → Обслуживание, группа «Корректировка данных», «Групповое изменение реквизитов».

Удалить запись

В 1С элемент сначала помечают на удаление, а физически удаляют отдельной процедурой.

1. Выделите строку и нажмите Del или «Пометить на удаление». Строка получит красный крестик.
2. Пометку можно снять тем же действием.
3. Окончательно удаляет обработка «Удаление помеченных объектов». В Бухгалтерии 3.0 она находится в Администрирование → Обслуживание, группа «Корректировка данных».

Обработка проверяет ссылки. Если товар есть хотя бы в одном документе, она его не удалит и покажет, где он использован.

Выгрузка в Excel и загрузка из файла

Выгрузить справочник

Универсальный способ подходит для любого списка:

1. Настройте список: отбор, сортировку, нужные колонки.
2. В меню «Ещё» выберите Вывести список.
3. Отметьте колонки и нажмите «ОК». Откроется табличный документ.
4. Сохраните его через главное меню командой сохранения и выберите формат «Лист Excel».

Выгрузится то, что видно в списке с учётом отбора. В режиме иерархического списка попадёт только текущая группа, поэтому перед выгрузкой переключитесь на плоский «Список».

Загрузить данные в справочник

Для массовой загрузки номенклатуры и контрагентов в Бухгалтерии 3.0 в списке справочника есть команда «Загрузить» (на командной панели или в меню «Ещё»). Порядок такой:

1. Подготовьте таблицу Excel: одна строка — один элемент, колонки — наименование, артикул, единица, ИНН и так далее.
2. Запустите загрузку и вставьте данные или укажите файл.
3. Сопоставьте колонки таблицы с полями справочника.
4. Проверьте, какие строки 1С считает новыми, а какие найдены как существующие.
5. Загрузите.

Обмен справочниками между разными базами (например, УТ → Бухгалтерия) настраивает администратор через синхронизацию данных. Пользователю вручную переносить их через Excel в таком случае не нужно: появятся дубли.

Справочник не открывается или его не видно

Причин немного, и большинство решает администратор базы.

Как администратор выдаёт права

В Бухгалтерии 3.0 и ЗУП 3.1 права настраиваются в Администрирование → Настройки пользователей и прав:

1. «Профили групп доступа» — набор ролей: что можно делать.
2. «Группы доступа» — к профилю добавляют пользователей и, если нужно, ограничения по организациям.
3. «Пользователи» — в карточке видно, в какие группы входит человек.

Пользователь с правами на просмотр и редактирование документов не обязательно может менять справочники. Это нормальная практика: ведение номенклатуры часто поручают одному человеку.

Как не засорить справочники

Беспорядок в справочниках потом бьёт по отчётам: оборотка по одному клиенту разваливается на три строки. Основные источники мусора:

• 👯 Дубли. «ООО Ромашка», «Ромашка ООО» и «Ромашка» с одним ИНН. Перед созданием ищите по ИНН, а не по названию. Найти и объединить уже появившиеся дубли помогает обработка «Поиск и удаление дублей» в Администрирование → Обслуживание.
• 🗂 Элемент в группе, а не группа. Создали папку «Канцелярия» вместо товара — в документе её не выбрать.
• ✏️ Переименование вместо нового элемента. Старое название исчезает из всех прошлых документов при повторной печати.
• 📏 Не та единица измерения. Пачку и штуку перепутать легко, а остатки потом не сходятся.
• 🧹 Пометки на удаление годами. Помеченные записи всё ещё выбираются в документах, если пользователь не обратит внимание на крестик.

Частые вопросы