Расчёт отпускных в 1С: средний заработок, настройки и проверка

Отпускные в 1С считает документ Отпуск (в ЗУП — раздел Зарплата → Отпуска). Программа берёт заработок за 12 месяцев перед месяцем начала отпуска, делит его на среднемесячное число дней и умножает полученный средний дневной заработок на число календарных дней отпуска. Весь расчёт происходит в одном документе — вручную ничего складывать не нужно.

Сумма зависит от двух вещей: что попало в базу среднего заработка и как отработан расчётный период. Если премия не учлась или месяц оказался неполным, итог меняется. Ниже — как 1С строит расчёт, где это настраивается и как проверить результат до выплаты.

Расчётный период и база: что программа берёт в расчёт

Расчётный период — это 12 календарных месяцев перед месяцем, в котором начинается отпуск. Если отпуск с 10 ноября, берутся ноябрь прошлого года по октябрь текущего включительно. 1С определяет период автоматически по дате начала из документа.

В базу среднего заработка попадают все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда:

• 💰 оклад и оплата по тарифу;
• 📈 надбавки и доплаты (за стаж, квалификацию, вредность);
• 🎯 премии — с особыми правилами учёта (см. ниже);
• 🌍 районные коэффициенты и северные надбавки.

Не входят в базу выплаты, которые сами рассчитаны по среднему заработку или носят социальный характер:

• отпускные за прошлые периоды;
• больничные и пособия;
• командировочные (оплата по среднему за дни командировки);
• материальная помощь, разовые выплаты к праздникам, компенсация питания и проезда.

Из расчётного периода исключаются и дни, и начисленные за них суммы, когда сотрудник не работал по уважительным причинам: болел, был в отпуске, в командировке, в простое по вине работодателя. Эти периоды 1С помечает как исключаемое время и в знаменатель не считает.

Формула среднего дневного заработка и коэффициент 29,3

Средний дневной заработок (СДЗ) для отпускных считается так:

СДЗ = База за расчётный период / (29,3 × Кол-во полных месяцев + Дни неполных месяцев)

Число 29,3 — это среднемесячное количество календарных дней по статье 139 ТК РФ. Его 1С использует только для полностью отработанных месяцев.

Сами отпускные:

Отпускные = СДЗ × Число календарных дней отпуска

Пример. Оклад 50 000 ₽, расчётный период отработан полностью, отпуск 14 календарных дней.

НДФЛ 13 % удержат при выплате: 23 890,78 × 13 % ≈ 3 105,80 ₽, на руки — около 20 784,98 ₽. Выплатить отпускные нужно не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Как оформить отпуск в 1С пошагово

1. Откройте раздел Зарплата → Отпуска (в части конфигураций документ доступен и через Кадры) и создайте документ Отпуск.
2. Выберите сотрудника и месяц начисления. 1С подставит организацию и подразделение.
3. На вкладке Основной отпуск укажите даты — с какого по какое число. Число календарных дней программа посчитает сама.
4. Проверьте дату выплаты. Для отпуска её ставят с расчётом на выплату за три дня до начала.
5. Нажмите Рассчитать (или просто перейдите на вкладку с расчётом) — 1С определит расчётный период, соберёт базу и покажет сумму отпускных.
6. Проверьте расчёт по печатной форме (кнопка Печать), затем проведите документ.

После проведения отпускные попадают в ведомость на выплату и в начисления месяца. Если по сотруднику ведётся резерв отпусков (оценочное обязательство), 1С сформирует соответствующие движения.

Настройка начислений: что попадает в средний заработок

Если премия или надбавка не учитывается в отпускных, причина почти всегда в настройке вида начисления. У каждого начисления есть признак участия в среднем заработке.

Откройте Настройка → Начисления, выберите нужный вид начисления и на вкладке Средний заработок проверьте, что оно включается в базу для расчёта отпуска. Для оклада и постоянных надбавок этот флаг стоит по умолчанию.

Отдельная логика у премий:

• 📅 Ежемесячные премии — учитываются вместе с зарплатой того месяца, за который начислены.
• 🗓️ Квартальные и за период — включаются пропорционально отработанному времени, если расчётный период отработан не полностью.
• 🎁 Годовая премия — учитывается за предшествующий календарный год независимо от времени начисления.

Способ учёта премии тоже задаётся в карточке вида начисления. Если новая премия считается неправильно — сначала проверяйте не документ отпуска, а настройку её вида начисления.

Неполные месяцы, индексация и нестандартные случаи

Неполный месяц. Когда месяц отработан не целиком (болезнь, приём в середине), 1С берёт его не как 29,3, а пропорционально:

Дни неполного месяца = 29,3 / Календарные дни месяца × Отработанные календарные дни

Например, в месяце 30 календарных дней, сотрудник отработал 20 (10 дней болел): 29,3 / 30 × 20 = 19,53 дня. Именно это число уйдёт в знаменатель вместо 29,3.

Индексация. Если в расчётном периоде или во время отпуска окладам подняли размер по всей организации (или подразделению), заработок до повышения индексируется на коэффициент роста. Коэффициент — это отношение нового оклада к прежнему: подняли с 50 000 до 60 000 — коэффициент 60 000 / 50 000 = 1,2, и весь заработок до повышения умножается на 1,2. 1С применяет индексацию, если проведён документ Изменение плановых начислений с соответствующим признаком. Разовые надбавки конкретному человеку индексацию не запускают — повышение должно затрагивать всех сотрудников подразделения или организации.

Нет заработка за расчётный период. Если сотрудник только принят и в 12 месяцах заработка нет, средний считается из оклада (тарифной ставки). Если заработка нет и в месяце отпуска — берут установленный оклад.

Сдельщики и суммированный учёт. Для них действует та же формула среднего дневного заработка — особый порядок (средний часовой) применяется к оплате по среднему за рабочие дни, но не к отпускным в календарных днях.

Отпуск на стыке месяцев. Если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, 1С разбивает начисление по месяцам — часть суммы ложится в текущий месяц, часть в следующий. Это важно для корректного НДФЛ и для попадания сумм в нужный период отчётности.

В большинстве случаев стандартного механизма хватает. Доработки нужны редко — например, под нетиповой порядок учёта отдельных премий; делают их расширением конфигурации, не правкой типовой.

Какие проводки формирует начисление отпуска

Отпускные отражаются так же, как обычная зарплата, — через счёт 70. Счёт затрат зависит от того, где занят сотрудник (настраивается способом отражения зарплаты в учёте).

Если организация формирует резерв на оплату отпусков (оценочное обязательство по ФСБУ), начисление идёт за счёт резерва: Дт 96 Кт 70, а взносы — Дт 96 Кт 69. В этом случае затратные счета при самом начислении не затрагиваются — расход признали раньше, когда создавали резерв.

Как проверить расчёт отпускных

Главный инструмент — печатная форма из самого документа Отпуск. По кнопке Печать доступен подробный расчёт среднего заработка: там видно базу помесячно, исключаемые дни, знаменатель и итоговый средний дневной заработок. Это первое, что открывают при расхождении с ожидаемой суммой.

Что сверить по этой форме:

• 🔎 вошли ли в базу все месяцы и все нужные начисления;
• 📉 корректно ли исключены дни болезни и прошлых отпусков;
• 🧮 совпадает ли знаменатель с ручным расчётом по формуле выше;
• ⬆️ применилась ли индексация, если было повышение окладов.

Помесячную базу удобно перепроверить отчётами по зарплате — например, анализом начислений по сотруднику за расчётный период. Если сумма в отчёте и в печатной форме расходится, ищите начисление с неверной настройкой среднего заработка.

Быстрый контроль суммы вручную: возьмите средний дневной заработок из печатной формы и умножьте на число дней отпуска — результат должен совпасть с начисленными отпускными в документе до копейки. Если не совпадает, проблема не в базе, а в числе дней или в ручной корректировке суммы в документе.

Частые ошибки при расчёте отпускных

• ❌ Премия не вошла в базу. Вид начисления не помечен как входящий в средний заработок, или премия введена отдельным документом с неверным способом учёта.
• ❌ Не проведён больничный за расчётный период. Дни болезни не исключились, знаменатель завышен, средний дневной заработок занижен.
• ❌ Не настроена индексация. После повышения окладов по организации заработок «до» не проиндексирован — отпускные вышли меньше положенного.
• ❌ Отпуск введён в закрытом периоде задним числом. Расчётный период подтянулся не тот — проверяйте месяц начисления и дату начала отпуска.
• ❌ Изменили настройку начисления, но старые отпуска не перепровели. Новая логика применяется только к документам, рассчитанным после изменения.

Частые вопросы