Больничный лист в 1С: как программа считает пособие и как проверить сумму

Больничный в 1С считается в документе «Больничный лист»: программа берёт заработок сотрудника за два календарных года, делит на 730, умножает на процент по страховому стажу и на число дней нетрудоспособности. Первые три дня болезни оплачивает работодатель, остальное СФР перечисляет сотруднику напрямую.

Разберём расчёт больничного по шагам: что настроить заранее, как ввести документ , откуда программа берёт средний заработок, как влияют стаж, МРОТ и районный коэффициент, какие проводки формируются и что сдавать в отчётность. Пути и примеры даны для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0 на платформе 8.3.

Что настроить до первого больничного

Прежде чем вводить документ, проверьте три вещи — иначе программа посчитает пособие неверно или откажется его начислять.

• 🧮 Страховой стаж сотрудника. Открывается в карточке сотрудника, вкладка со сведениями о стаже (Кадры → Сотрудники → Трудовая деятельность). От стажа зависит процент оплаты.
• 🌍 Районный коэффициент. Если организация в районе с северной надбавкой, коэффициент задаётся в настройках организации или подразделения. Он применяется к пособию, рассчитанному из МРОТ.
• 🔗 Обмен с СФР. Электронный листок (ЭЛН) подтягивается из фонда по номеру и СНИЛС. Для этого должна быть подключена 1С-Отчётность: Администрирование → Обмен электронными документами или раздел Отчётность, справки.

Как ввести документ «Больничный лист»

Бумажных больничных больше нет — работодатель получает только электронный листок. Порядок ввода в ЗУП и Бухгалтерии почти совпадает, различается только название раздела.

Шаги ввода:

1. Создайте документ, выберите сотрудника.
2. Введите номер ЭЛН и нажмите кнопку получения данных из СФР. Программа сама заполнит период нетрудоспособности, причину и код.
3. Проверьте причину нетрудоспособности — от неё зависит, кто платит с первого дня. При собственном заболевании первые три дня за счёт работодателя; при уходе за больным членом семьи или карантине пособие полностью за счёт СФР.
4. Укажите процент оплаты, если программа не подставила его по стажу автоматически.
5. Проведите документ и посмотрите вкладку с расчётом — там видно средний заработок и сумму к выплате.

Откуда берётся средний заработок и дневное пособие

Это ядро расчёта. Формула одинаковая для всех конфигураций с модулем зарплаты.

Расчётный период — два календарных года, предшествующих году наступления болезни. В сумму входят все выплаты, с которых платились взносы на страхование по нетрудоспособности, но не больше предельной базы каждого года.

Средний дневной заработок считается так:

Средний дневной = Сумма выплат за 2 года / 730

Делитель всегда 730 (два года по 365 дней), и он не уменьшается на дни отпусков и прошлых больничных — в этом отличие от расчёта отпускных.

Дневное пособие = средний дневной заработок × процент по стажу. Итог = дневное пособие × число календарных дней болезни.

Пример. Стаж сотрудника 7 лет (это 80%), заработок за два года — 1 200 000 ₽.

• Средний дневной: 1 200 000 / 730 = 1 643,84 ₽
• С учётом стажа: 1 643,84 × 80% = 1 315,07 ₽ в день
• Болел 10 дней: 1 315,07 × 10 = 13 150,70 ₽
• Из них за первые 3 дня работодатель: 1 315,07 × 3 = 3 945,21 ₽
• За остальные 7 дней СФР: 1 315,07 × 7 = 9 205,49 ₽

Заработок сверху ограничен предельной базой. Максимальный средний дневной заработок = сумма предельных баз двух лет / 730. Например, при базах 1 917 000 и 2 225 000 ₽ максимум — около 5 673,97 ₽ в день (базы индексируются каждый год, цифры ориентировочные).

Заработок с прежних мест работы программа больше не берёт из бумажной справки — отменённую справку 182н заменил запрос сведений в СФР. Если сотрудник пришёл недавно, а в базе его заработок за расчётные годы не отражён, именно поэтому пособие может посчитаться заниженным: сведения о доходах у прошлых работодателей должны поступить из фонда.

Чтобы проверить сумму, откройте проведённый документ и разверните расшифровку расчёта — там видно, какой заработок за каждый год взят в расчёт, применён ли МРОТ и какой процент по стажу использован. Это быстрее, чем пересчитывать вручную, и сразу показывает, где именно расходится ожидаемая сумма.

Стаж, процент оплаты, МРОТ и неполный рабочий день

Процент пособия зависит только от страхового стажа:

• 8 лет и больше — 100% среднего заработка;
• от 5 до 8 лет — 80%;
• меньше 5 лет — 60%.

Если стаж меньше 6 месяцев, пособие за полный месяц не может превышать МРОТ — программа сама ограничит сумму.

Проверка по МРОТ. Если фактический средний дневной заработок оказался ниже минимального, в расчёт берут минимум из МРОТ:

Минимальный средний дневной = МРОТ × 24 / 730

Пример при МРОТ 22 440 ₽: 22 440 × 24 / 730 = 737,75 ₽ в день. Если у сотрудника получилось меньше — программа подставит эту величину.

Неполный рабочий день. Когда пособие считается из МРОТ, а человек работает на полставки или неполное время, минимум уменьшается пропорционально отработанному времени. То есть при 0,5 ставки минимальный дневной из примера станет вдвое меньше. 1С учитывает это по графику работы сотрудника автоматически — вручную долю ставки вводить не нужно, но стоит проверить, что в кадровых документах указан правильный график.

Районный коэффициент применяется именно к пособию из МРОТ. Если расчёт идёт от фактического заработка, коэффициент уже «сидит» внутри выплат и повторно не начисляется.

Уход за ребёнком и производственная травма: что меняется

Процент по стажу работает для обычной болезни самого сотрудника. У других причин нетрудоспособности правила свои, и в документе важно выбрать верную причину — от неё зависит и процент, и кто платит.

Уход за больным ребёнком до 8 лет. Пособие считается в размере 100% среднего заработка независимо от стажа и от того, лечится ребёнок дома или в стационаре. Все дни — за счёт СФР с первого дня, работодатель свои три дня здесь не платит.

Уход за ребёнком 8 лет и старше или за взрослым членом семьи. При амбулаторном лечении первые 10 календарных дней оплачиваются по стажу, а с 11-го дня — в размере 50% среднего заработка. При лечении в стационаре весь период оплачивается по стажу. Есть лимиты оплачиваемых дней в году в зависимости от возраста ребёнка и диагноза — программа отслеживает их по данным предыдущих больничных.

Производственная травма или профзаболевание. Пособие платится в размере 100% среднего заработка независимо от стажа, но считается по отдельным правилам: сумма за месяц ограничена четырёхкратным размером максимальной ежемесячной страховой выплаты, а не предельной базой по взносам. В документе для этого выбирается соответствующая причина нетрудоспособности.

Проводки, первые три дня и выплата

Под проактивную модель выплат работодатель начисляет и платит только за свои три дня. Остальную часть СФР переводит сотруднику сам — через карту или почту, в бухучёте организации она не отражается.

Проводки по части работодателя (три дня):

Больничное пособие облагается НДФЛ, но страховыми взносами — нет. Налог удерживается и с части работодателя, и с части СФР (её НДФЛ удерживает сам фонд). Дата получения дохода для 6-НДФЛ — день выплаты пособия.

Отчётность и обмен с СФР

После того как больничный введён, нужно передать сведения в фонд и отразить пособие в налоговой отчётности.

• 📨 Сведения для СФР. По запросу фонда формируется и отправляется электронный реестр сведений — на его основании СФР выплачивает свою часть. В ЗУП это делается из рабочего места по обмену с фондом (Отчётность, справки → 1С-Отчётность или специализированная форма взаимодействия с СФР).
• 📄 6-НДФЛ. Пособие и удержанный с него налог попадают в расчёт автоматически в периоде выплаты. Отдельно вносить ничего не нужно.
• 🚫 РСВ и взносы. Больничное пособие взносами не облагается, поэтому в облагаемую базу РСВ не входит.

Проактивная модель означает, что работодатель не считает пособие целиком и не подаёт заявление на возмещение — фонд сам рассчитывает свою часть по полученным сведениям. Задача бухгалтера — вовремя передать корректные данные: период, заработок для расчёта, реквизиты сотрудника. Если фонд запросил недостающие сведения, ответить на запрос нужно в установленный срок, иначе выплату СФР задержит.

Отдельная ведомость на выплату больничного за счёт СФР в организации не формируется — её часть уходит сотруднику напрямую. Работодатель выплачивает только пособие за первые три дня вместе с зарплатой или отдельной ведомостью.

Что часто ломает расчёт

Даже при автоматическом расчёте сумма бывает неверной. Чаще всего из-за исходных данных, а не самой программы.

Ещё две частые причины расхождений: сотрудник был в предыдущие годы в декрете — тогда можно заменить расчётные годы на более ранние по его заявлению; и наличие нескольких мест работы — у внешнего совместителя порядок свой (см. вопросы ниже).

Частые вопросы