Расчёт НДФЛ в 1С ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от вычетов до 6-НДФЛ

Считать НДФЛ в 1С вручную не нужно: программа делает это сама в два этапа. В документе Начисление зарплаты налог исчисляется, а при выплате (ведомость в банк, кассу или раздатчику) — удерживается. Ваша задача — правильно завести статус сотрудника и вычеты, проводить документы в нужном порядке и сверять итог отчётами.

Порядок одинаков в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и в 1С:Бухгалтерии 3.0, если зарплата ведётся в ней. Разница — в названиях разделов, их дадим в таблице. Ставки и лимиты взяты по действующей редакции главы 23 НК РФ.

Что настроить в 1С перед расчётом НДФЛ

НДФЛ уходит в бюджет по месту учёта организации или обособленного подразделения. Если в карточке не тот код налогового органа или ОКТМО, налог посчитается верно, но в отчётность и платёжки попадёт с чужими реквизитами.

💡 В Бухгалтерии 3.0 сначала убедитесь, что в настройках зарплаты указано, что расчёт ведётся в этой программе. Если выбран учёт во внешней программе, документа начисления с вкладкой НДФЛ не будет.

Отдельно о ставках. Справочника «ставок НДФЛ», который надо заполнять, в 1С нет. Шкала 13–22 %, лимит вычетов на детей и коды доходов зашиты в программу и меняются с обновлением релиза. Поэтому первый шаг перед новым годом — обновить конфигурацию .

Данные сотрудника, от которых зависит налог

Ошибка в карточке сотрудника — главный источник неверного НДФЛ. Программа считает ровно то, что вы ей сообщили.

В ЗУП 3.1 откройте Кадры → Сотрудники → карточку → ссылку «Налог на доходы». В Бухгалтерии 3.0 путь Зарплата и кадры → Сотрудники → карточка → тот же раздел про НДФЛ.

Что там заполняется:

• 🧾 Статус налогоплательщика. Резидент, нерезидент, высококвалифицированный специалист, иностранец на патенте и другие. От статуса зависит ставка: у нерезидента по трудовым доходам в общем случае 30 %.
• 👶 Стандартные вычеты на детей. Вводятся заявлением с датой начала применения и, при необходимости, окончания.
• 🏠 Имущественные и социальные вычеты у работодателя — по уведомлению из налоговой. В программе вводится отдельным документом с номером и датой уведомления и годом, на который оно выдано.
• 📄 Доходы с прошлого места работы в текущем году. Нужны, чтобы правильно отследить лимит 450 000 ₽ для детского вычета.

Размеры детского вычета по ст. 218 НК РФ сейчас такие:

Вычет даётся, пока доход сотрудника с начала года не превысил 450 000 ₽. 1С следит за этим сама, но только если знает доход с прежнего места работы в этом году.

Как 1С считает НДФЛ при начислении зарплаты

Расчёт идёт по документу Начисление зарплаты и взносов в ЗУП (Зарплата → Начисление зарплаты и взносов) или Начисление зарплаты в БП (Зарплата и кадры → Все начисления). После заполнения налог виден на вкладке «НДФЛ».

Логика расчёта:

1. Программа берёт облагаемые доходы сотрудника с начала года нарастающим итогом.
2. Вычитает предоставленные вычеты.
3. Применяет ставку по статусу и шкале.
4. Вычитает налог, уже исчисленный в предыдущих месяцах. Разница и есть налог текущего расчёта.

Сумма налога считается в полных рублях: меньше 50 копеек отбрасывается, 50 и больше округляется до рубля.

Пример. Оклад 80 000 ₽, двое детей, сотрудник резидент.

• Вычеты: 1 400 + 2 800 = 4 200 ₽.
• База: 80 000 − 4 200 = 75 800 ₽.
• НДФЛ: 75 800 × 13 % = 9 854 ₽.
• На руки за месяц: 80 000 − 9 854 = 70 146 ₽.

С января по май доход нарастающим итогом — 400 000 ₽, вычет даётся. В июне доход становится 480 000 ₽, лимит превышен, и с июня вычет прекращается. Налог за июнь — 80 000 × 13 % = 10 400 ₽.

Аванс и межрасчётные выплаты

С 2023 года дата получения дохода в виде зарплаты — день выплаты. Поэтому НДФЛ удерживается и с аванса. В ЗУП это происходит в ведомости за первую половину месяца: в ней видна колонка с налогом. Если аванс платится документом Начисление за первую половину месяца, НДФЛ рассчитывается уже там.

Отпускные, больничные, премии и выплаты при увольнении 1С считает в своих документах (Отпуск, Больничный лист, Премия, Увольнение). Каждый такой документ рассчитывает налог на дату выплаты, указанную в нём. Если дата выплаты в документе не совпадает с реальной, налог попадёт не в тот период.

Нестандартные случаи: шкала, статус, необлагаемые выплаты

Прогрессивная шкала

С 2025 года основные доходы резидента облагаются по пяти ступеням:

Пример: к декабрю сотрудник заработал 2 300 000 ₽, в декабре начислено ещё 300 000 ₽. 1С разделит доход: 100 000 × 13 % = 13 000 ₽ и 200 000 × 15 % = 30 000 ₽. Итого налог за декабрь — 43 000 ₽.

Работодатель видит только свои выплаты. Если человек работает у двух работодателей и суммарно превысил порог, доплату посчитает налоговая — в 1С этого не будет.

Часть доходов облагается по отдельным базам со своими ставками: например, дивиденды (13 % до 2,4 млн ₽, 15 % сверху). Программа ведёт их отдельно от зарплатной базы, если доход введён нужным документом, а не как «прочее начисление».

Смена статуса резидента

Статус определяется по 183 дням нахождения в России за 12 месяцев. Итоговый статус за год — по году целиком. Когда сотрудник становится резидентом, налог с начала года пересчитывается по 13 %. Делается это документом Перерасчет НДФЛ в разделе Налоги и взносы. Переплата возвращается из будущих удержаний или по заявлению сотрудника.

Выплаты, освобождённые полностью или частично

1С применяет эти лимиты сама, но только если начисление заведено с правильным видом дохода. Матпомощь, оформленная как «премия», облагается целиком.

Больничные

За первые три дня пособие платит работодатель: НДФЛ с него удерживает организация, код дохода 2300. С остальной части пособия налог удерживает Социальный фонд (СФР, бывший ФСС) и сам отчитывается — в 6-НДФЛ работодателя эта часть не попадает.

Невозможно удержать или удержали больше

Удержать за один раз можно не больше 50 % от суммы выплаты. Остаток программа перенесёт на следующие выплаты. Если до конца года удержать не удалось (например, доход в натуральной форме у уволенного), работодатель сообщает об этом в налоговую в составе 6-НДФЛ.

Перечисление НДФЛ и уведомления

После выплаты фиксируйте перечисление налога. В ЗУП это документ Перечисление НДФЛ в бюджет в разделе Налоги и взносы. В БП — поле налога в списании с расчётного счёта, вид операции «Уплата налога» с указанием ЕНП.

Сроки по ст. 226 НК РФ:

• 📅 налог, удержанный с 1 по 22 число, — до 28 числа того же месяца;
• 📅 с 23 числа по последнее число месяца — до 28 числа следующего месяца;
• 📅 удержанный с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня года.

Уведомление об исчисленных суммах подаётся до 25 числа. В ЗУП оно формируется в разделе Отчетность, справки, в БП — в Отчеты → Регламентированные отчеты. Данные заполняются по документам удержания, поэтому дата выплаты в ведомости определяет, в какое уведомление попадёт налог.

Проводите ведомости датой реальной выплаты. Ведомость, проведённая датой «когда собирались платить», сдвигает удержание в другой период, и уведомление, 6-НДФЛ и ЕНП перестают сходиться.

Проверка расчёта и исправление ошибок

Отчёты для проверки в ЗУП — в Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам:

• 📊 «Анализ НДФЛ по месяцам» — исчисленный, удержанный и перечисленный налог помесячно по каждому сотруднику.
• 📊 «Регистр налогового учета по НДФЛ» — доходы по кодам, вычеты, база и налог нарастающим итогом. Этот регистр налоговый агент обязан вести по ст. 230 НК РФ.

В Бухгалтерии 3.0 похожие отчёты открываются из Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате.

Порядок сверки, который ловит большинство расхождений:

1. Сравните исчисленный и удержанный налог. Разница по уволенным и нерезидентам — повод разбираться сразу.
2. Сверьте удержанный и перечисленный налог по датам: где перечисление раньше удержания, там ошибка в ведомости.
3. Проверьте, что сотрудникам с детьми вычет закончился в правильном месяце.

Как исправлять:

• Если ошибка в данных сотрудника (статус, вычет), исправьте карточку и проведите Перерасчет НДФЛ — он доначислит или вернёт налог в текущем периоде.
• Если ошибка в самом начислении прошлого месяца, используйте исправление документа: в проведённом документе есть команда исправления, которая создаёт документ-исправление без правки закрытого периода.
• Ручную корректировку регистров делают документом Операция учета НДФЛ. Это крайний вариант, когда другие способы не подходят.

Отчётность по НДФЛ: 6-НДФЛ и справки о доходах

6-НДФЛ сдаётся ежеквартально: за I квартал, полугодие и 9 месяцев — до 25 числа месяца после квартала, за год — до 25 февраля. В годовой отчёт входит приложение № 1 — справки о доходах по каждому сотруднику.

Где сделать:

Нажмите Заполнить, затем выполните встроенную проверку контрольных соотношений. Сумма удержанного налога в разделе 1 должна совпасть с суммой по уведомлениям за кварталы, а исчисленный налог в разделе 2 — с «Анализом НДФЛ по месяцам».

Справку о доходах для сотрудника (по его просьбе или при увольнении) формируют отдельно — документом справки о доходах и суммах налога в разделе отчётности. Её данные берутся из того же регистра.

Частые ошибки при расчёте НДФЛ в 1С

• ❌ Начисление проведено после ведомости. Ведомость считает налог по тому, что начислено на момент её заполнения. Порядок: начисление → ведомость → перечисление.
• ❌ Разовые выплаты через «прочие начисления» без кода дохода. Программа не применит льготный лимит и неверно покажет код в отчётности. Создайте вид начисления с нужным кодом дохода.
• ❌ Не внесён доход с прошлой работы. Вычет на детей продолжается после 450 000 ₽, налог занижен. Ошибка всплывает при проверке налоговой.
• ❌ Работа на старом релизе в январе. Изменения ставок и вычетов приходят обновлением. Расчёт за январь на прошлогоднем релизе почти всегда требует перерасчёта.
• ❌ Ручная правка суммы налога в документе. Поправленная вручную сумма не пересчитывается при перезаполнении и тянет расхождение в следующие месяцы.

Частые вопросы