6-НДФЛ в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: от закрытия месяца до квитанции ФНС

Сдать 6-НДФЛ в 1С можно двумя путями: в 1С:ЗУП 3.1 через Отчетность, справки → 1С-Отчетность, в 1С:Бухгалтерии 3.0 через Отчеты → Регламентированные отчеты. В обоих случаях порядок один: Создать → 6-НДФЛ → Заполнить → Проверка → Выгрузить или Отправить. Если зарплата ведётся в ЗУП, расчёт формируют там, а не в Бухгалтерии: в БП при флажке «Зарплата ведётся в отдельной программе» отчёт заполнять нечем.

Пошаговая инструкция ниже написана для практики: что закрыть до заполнения, как читать разделы 1 и 2, какие контрольные соотношения проверить и что делать, если ФНС прислала отказ.

Подготовка: что закрыть в базе до заполнения 6-НДФЛ

6-НДФЛ собирается из регистров налогового учёта. Отчёт не «считает» налог заново — он берёт то, что записали начисления и выплаты. Поэтому ошибка в расчёте почти всегда сидит в документах периода, а не в самом отчёте.

До нажатия «Заполнить» проверьте:

• 🧾 Все начисления проведены. Зарплата за последний месяц квартала, отпускные, больничные, премии, увольнения, договоры ГПХ, материальная помощь.
• 💸 Все выплаты зарегистрированы ведомостями. В ЗУП НДФЛ считается удержанным в момент выплаты по ведомости (в кассу, в банк, на карту). Нет ведомости — нет удержанного налога в отчёте.
• 🏦 В Бухгалтерии выплата оформлена правильным видом операции. Списание с расчётного счёта должно иметь вид «Перечисление заработной платы» (по ведомости или работнику). Обычная «Оплата поставщику» налог не удерживает.
• 📅 Даты выплат совпадают с банком. Перенесённая ведомость меняет полумесячный период в разделе 1.
• 🔁 Перерасчёты закрыты. Если меняли вычеты задним числом или статус резидента, в ЗУП нужен документ «Перерасчёт НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы»).
• 🏢 Регистрация в налоговом органе указана верно. Для обособленных подразделений с отдельным КПП и ОКТМО расчёт сдаётся по каждому из них отдельно.

💡 Полезный контроль до отчёта — «Регистр налогового учёта по НДФЛ» в ЗУП (Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам). Сформируйте его за период по организации: если в нём что-то не так у одного сотрудника, в 6-НДФЛ эта ошибка уйдёт в общие суммы, и найти её там будет сложнее.

Как сформировать расчёт 6-НДФЛ в 1С

В 1С:ЗУП 3.1

1. Откройте Отчетность, справки → 1С-Отчетность.
2. Нажмите Создать, на вкладке «Все» найдите «6-НДФЛ» (быстрее через строку поиска формы).
3. Выберите организацию и период: I квартал, полугодие, 9 месяцев или год.
4. Нажмите Создать, затем в открывшемся отчёте — Заполнить.
5. Проверьте титульный лист: ИНН/КПП, код налогового органа, ОКТМО, подписанта, код места представления.
6. Сохраните отчёт кнопкой Записать.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Отчеты → Регламентированные отчеты.
2. Создать → найдите «6-НДФЛ» по поиску.
3. Укажите организацию и период, нажмите Создать, затем Заполнить.
4. Проверьте титульный лист и сохраните.

Годовой расчёт

Годовой 6-НДФЛ отличается от квартальных: к нему прилагаются справки о доходах и суммах налога (приложение 1) на каждого сотрудника. Отдельная справка 2-НДФЛ в налоговую больше не сдаётся — её роль выполняет это приложение.

Раздел 1: суммы удержанного налога за последние три месяца

Раздел 1 показывает обязательства налогового агента: сколько НДФЛ удержано и возвращено за последние три месяца отчётного периода. Он заполняется отдельно по каждому КБК.

С переходом на единый налоговый платёж суммы в разделе 1 разбиты не по датам выплат, а по полумесячным периодам:

Итого шесть сумм на квартал: по две на каждый из трёх месяцев.

Пример за 9 месяцев. Зарплату за июль выплатили 5 августа, удержали 13 000 ₽. Отпускные выплатили 25 сентября, удержали 2 600 ₽. В разделе 1:

• 13 000 ₽ попадут в период «1–22 августа»;
• 2 600 ₽ — в период «23–30 сентября».

Если те же отпускные по ошибке провести ведомостью 22 сентября, сумма уйдёт в другой полумесячный период. Итог раздела не изменится, но разбивка разойдётся с уведомлениями, и ФНС пришлёт требование о пояснениях.

💡 Суммы раздела 1 должны совпадать с уведомлениями об исчисленных суммах НДФЛ, которые вы подавали за эти месяцы. Расхождение — самая частая причина писем из инспекции после сдачи 6-НДФЛ.

Раздел 2: доходы, вычеты и налог нарастающим итогом

Раздел 2 считается с начала года. Он заполняется отдельно по каждой ставке налога и КБК: при прогрессивной шкале у вас может быть несколько блоков раздела 2.

Основные строки, которые проверяют чаще всего:

Почему 140 не равна 160. Исчисленный налог может быть больше удержанного, если зарплата за последний месяц периода выплачена уже после его окончания. Это нормально. Ненормально, если разницу не получается объяснить конкретной ведомостью.

Как найти причину расхождения:

1. Посчитайте НДФЛ с зарплаты за последний месяц периода (например, за сентябрь в расчёте за 9 месяцев).
2. Вычтите эту сумму из разницы «строка 140 − строка 160».
3. Если остаток не ноль — ищите ведомости без даты выплаты, удаление ведомостей задним числом или выплаты, оформленные не той операцией.

Строка 170 появляется, когда налог исчислен, а удержать его не из чего: подарок дороже 4 000 ₽ при отсутствии денежных выплат, материальная выгода, доход уволенного сотрудника. В годовом расчёте по таким людям нужна отдельная справка с признаком 2 — о невозможности удержать налог.

Проверка контрольных соотношений

В 1С-Отчетности проверка встроена. В открытом отчёте нажмите Проверка и выберите проверку контрольных соотношений. Программа покажет список нарушений с переходом к строке.

Что сверяет проверка по смыслу:

• ✅ Налог считается по ставке. Исчисленный налог (140) должен соответствовать базе — доходу 110 за вычетом вычетов 130, умноженной на ставку. Допускается небольшая погрешность из-за округлений по каждому человеку.
• ✅ Вычеты не больше доходов. Строка 130 не может превышать строку 110.
• ✅ Раздел 1 сходится внутри себя. Общая сумма удержанного налога равна сумме шести полумесячных периодов.
• ✅ Годовой отчёт сходится со справками. Суммы в разделе 2 равны итогам по всем справкам приложения 1.
• ✅ Сходится с РСВ. Доходы по трудовым договорам и количество людей логически связаны с расчётом по страховым взносам за тот же период.

Отдельно ФНС сверяет 6-НДФЛ с поступлениями на ЕНС: перечисленный налог и поданные уведомления. Эту сверку программа не делает — её делает инспекция.

Не правьте цифры в отчёте руками, чтобы «закрыть» соотношение. Ручная правка не меняет регистры, и в следующем квартале нарастающий итог снова разойдётся. Ищите причину в документах и перезаполняйте отчёт.

Если у вас подключена 1С-Отчетность, перед отправкой нажмите Проверить в интернете. Это проверка формата файла по правилам ФНС: она ловит ошибки в реквизитах, кодах и структуре, которые внутренняя проверка пропускает.

Выгрузка и отправка 6-НДФЛ в налоговую

Способ сдачи зависит от численности: если доход за период получили 10 человек и меньше, разрешено подать расчёт на бумаге. Если больше — только в электронном виде по ТКС.

Через 1С-Отчетность

1. В отчёте нажмите Отправить (или Отправить → Отправить в ФНС).
2. Программа проверит отчёт, подпишет электронной подписью и отправит оператору.
3. Статус смотрите в списке отчётов 1С-Отчетности: там видно подтверждение даты отправки, квитанцию о приёме и извещение о вводе.

Через стороннего оператора ЭДО

1. В отчёте нажмите Выгрузить.
2. Программа сохранит XML-файл в выбранную папку, имя файла сформируется автоматически по правилам ФНС.
3. Загрузите файл в программу оператора, подпишите и отправьте.

Сроки

Если срок выпал на выходной, он переносится на ближайший рабочий день. За каждый полный или неполный месяц опоздания штраф — 1 000 ₽. Если расчёт опоздал больше чем на 20 дней, инспекция вправе приостановить операции по счетам.

Уточнённый расчёт: как подать корректировку

Корректировка нужна, если ошибку нашли после сдачи: неверная сумма, лишний или пропущенный сотрудник, не тот ОКТМО.

1. Исправьте документы в базе (начисление, ведомость, перерасчёт).
2. Создайте новый 6-НДФЛ за тот же период.
3. На титульном листе укажите номер корректировки: 1-- для первой, 2-- для второй и так далее.
4. Заполните, проверьте и отправьте как обычно.

Особые случаи:

• 🔀 Сдали не в ту инспекцию или не с тем ОКТМО/КПП. Подайте в исходную инспекцию расчёт с номером корректировки, где все показатели нулевые, а в правильную — первичный расчёт.
• 👤 Ошибка в справке одного сотрудника (годовой отчёт). В корректировку включают только эту справку с тем же номером. Если справку подали на человека по ошибке, её аннулируют.

💡 Корректировка за прошлый квартал тянет за собой следующие: раздел 2 считается нарастающим итогом. Исправили 6-НДФЛ за полугодие — проверьте, не нужно ли уточнять и 9 месяцев, если он уже сдан.

Частые ошибки при сдаче 6-НДФЛ в 1С и как их исправить

Ещё одна ошибка, которую не ловит проверка, — удалённая ведомость прошлого периода. Её удалили «для порядка» после сдачи отчёта, и налог прошлого квартала перестал считаться удержанным. В следующем расчёте нарастающий итог по строке 160 уменьшится. Перед удалением любой ведомости за закрытый период сформируйте 6-НДФЛ заново и сравните со сданным.

Частые вопросы