Заполнение и отправка нулевого 6-НДФЛ в программах 1С

Нулевой 6-НДФЛ обязаны сдавать не все: расчёт представляют только налоговые агенты, то есть те, кто в течение года хотя бы раз выплачивал доход физлицам. Если за весь год выплат не было, вы налоговым агентом не являетесь и расчёт сдавать не обязаны — достаточно письма в ИФНС о том, что выплат не было.

Но на практике бухгалтеры всё равно часто заполняют и отправляют «нулёвку» — так инспекция точно не ждёт отчёт и не блокирует счёт. Ниже — когда нулевой расчёт действительно нужен, а когда хватит письма, и как сформировать его в 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:ЗУП 3.1, проверить контрольные соотношения и отправить.

Нужно ли вообще сдавать нулевой расчёт

Ключевой вопрос — были ли в течение года выплаты физлицам. От этого зависит всё остальное.

• 💸 Выплат не было ни разу за год — вы не налоговый агент, обязанности сдавать 6-НДФЛ нет.
• 🗓 Выплата была хотя бы в одном квартале — расчёт заполняется нарастающим итогом с начала года, поэтому «нулевым» он уже не будет. Сдавать обязательно за все последующие периоды года.

Проблема в том, что инспекция не знает заранее, что вы перестали быть налоговым агентом. Увидев, что отчёт не поступил, она может ждать его и в крайнем случае приостановить операции по счёту за непредставление расчёта. Чтобы снять этот риск, отправьте в ИФНС письмо в свободной форме: «выплат физлицам в таком-то периоде не производилось, налоговым агентом не являемся». Это надёжнее и быстрее, чем формировать пустой отчёт каждый квартал.

Отдельно про директора-единственного учредителя без зарплаты: если ему ничего не начисляли и не выплачивали, доход не возникает, и обязанности сдавать заполненный расчёт нет. Один лишь факт, что в компании есть руководитель, 6-НДФЛ не порождает.

Как оформить письмо об отсутствии выплат. Составляется в свободной форме на бланке организации. Укажите наименование, ИНН и КПП, период и прямо напишите, что доходы физлицам в этом периоде не начислялись и не выплачивались, поэтому организация (или ИП) не является налоговым агентом и расчёт 6-НДФЛ не представляет. Подписывает руководитель. Отправить письмо можно тем же каналом, что и отчётность: в 1С-Отчётность для этого есть раздел Письма — там формируется обращение в инспекцию и уходит оператору вместе с подписью.

Что проверить в 1С перед заполнением

Прежде чем жать «Заполнить», убедитесь в двух вещах: что выплат действительно не было и что реквизиты организации в порядке.

1. Проверьте начисления за период. В 1С:ЗУП посмотрите расчётные ведомости и свод начислений, в 1С:Бухгалтерии — ведомости на выплату и начисления по сотрудникам. Удобно открыть свод за весь год: если он пуст, выплат не было, и расчёт действительно нулевой. Если нашлась хотя бы одна выплата с начала года — расчёт уже не нулевой, и дальше про «нулёвку» читать не нужно.
2. Сверьте реквизиты организации. Откройте карточку организации и проверьте ИНН, КПП и ОКТМО. Для обособленного подразделения 6-НДФЛ сдаётся со своими КПП и ОКТМО — это частый источник отказов.
3. Обновите релиз конфигурации. Форма 6-НДФЛ и её электронный формат периодически меняются. На старом релизе выгрузка не пройдёт форматный контроль у оператора или в инспекции.

Если по итогам проверки выплаты всё же были хотя бы раз в году, дальше читать про нулёвку не нужно — заполняйте обычный расчёт нарастающим итогом.

Где найти форму 6-НДФЛ в 1С:Бухгалтерии и ЗУП

Расчёт формируется в подсистеме регламентированной отчётности. Путь немного отличается по конфигурациям.

Дальше действия одинаковые:

1. Нажмите Создать. Откроется список видов отчётов.
2. Выберите 6-НДФЛ (в группе отчётности по физлицам или по ФНС). Если список длинный, отфильтруйте его по слову «ндфл» в строке поиска над списком.
3. Укажите организацию (если их несколько) и период — квартал, полугодие, девять месяцев или год.
4. Нажмите Создать в окне выбора периода. Откроется бланк расчёта.

Для годового расчёта программа дополнительно предложит сформировать приложение со справками о доходах. При нулевых показателях справки не нужны — доходов нет, прикладывать нечего.

Как заполнить нулевой расчёт по шагам

Пустой бланк можно заполнить автоматически — при отсутствии данных программа проставит нули и прочерки.

1. Заполните титульный лист. Нажмите Заполнить — подтянутся наименование, ИНН, КПП, ОКТМО, код периода и год. Проверьте код по месту нахождения (учёта):
   • 214 — по месту нахождения российской организации;
   • 120 — по месту жительства индивидуального предпринимателя;
   • 220 — по месту нахождения обособленного подразделения. 1С подставляет код по виду организации, но при сдаче за обособленное подразделение проверьте его вручную — вместе с КПП и ОКТМО этого подразделения.
2. Проверьте разделы. В нулевом расчёте оба раздела остаются пустыми: раздел со сведениями об обязательствах за последние три месяца и раздел с обобщёнными суммами с начала года. В суммовых полях будут нули или прочерки — это нормально.
3. Не добавляйте лишних строк. Если автозаполнение не проставило ОКТМО или КПП, впишите их вручную из карточки организации — без них расчёт не примут.

Отличие ЗУП от Бухгалтерии — только в способе попасть в список отчётов. Сам бланк, автозаполнение и кнопки проверки и выгрузки в обеих конфигурациях работают одинаково, потому что регламентированная отчётность — это общая подсистема.

Проверка контрольных соотношений и выгрузка файла

Перед отправкой расчёт стоит прогнать через встроенную проверку — это ловит ошибки до того, как их найдёт инспекция.

• Нажмите Проверка → Проверить контрольные соотношения. Для нулевого отчёта соотношения сойдутся сами собой: исчисленный, удержанный и перечисленный налог равны нулю.
• Нажмите Проверка → Проверить выгрузку. Программа сгенерирует файл и прогонит его через форматно-логический контроль. Если релиз актуальный, ошибок быть не должно.

Если отчёт отправляется не напрямую из 1С, а через личный кабинет или стороннего оператора, файл нужно выгрузить:

1. Нажмите Выгрузить.
2. Выберите папку для сохранения. Программа создаст XML-файл (имя начинается с NO_NDFL6).
3. Этот файл загрузите в сервис, через который сдаёте отчётность.

Как отправить расчёт в налоговую

Способ зависит от того, подключён ли у вас сервис 1С-Отчётность.

Напрямую из 1С. Если сервис подключён и есть действующая квалифицированная электронная подпись (КЭП), нажмите в бланке расчёта Отправить. Программа подпишет файл, передаст его оператору и покажет статусы прохождения — от «Отправлено» до «Принято в инспекции». Квитанцию о приёме сохраните: это подтверждение сдачи.

Через личный кабинет ФНС. Выгруженный XML-файл загрузите в личном кабинете налогоплательщика и подпишите КЭП. Нулевой расчёт на 25+ листов не займёт — отправка проходит за минуту.

На бумаге. Сдавать 6-НДФЛ на бумаге вправе налоговые агенты, у которых число физлиц — получателей дохода за период не больше 10 человек. При нулевых показателях это условие обычно выполняется, так что бумажный вариант допустим: распечатайте расчёт из 1С и отнесите в инспекцию или отправьте почтой с описью.

Срок сдачи у нулевого расчёта тот же, что у обычного: за квартал, полугодие и девять месяцев — не позднее 25-го числа следующего месяца, за год — не позднее 25 февраля следующего года. Если 25-е выпадает на выходной, срок сдвигается на ближайший рабочий день.

Из-за чего нулёвку не принимают

Отказ по нулевому расчёту — редкость, но пара ситуаций встречается регулярно.

• Сдали нулёвку, хотя выплаты в году были. Самая частая ошибка. Раздел с суммами нарастающим итогом должен содержать начисленный доход и налог. Инспекция запросит пояснения или откажет — нужно подать корректный расчёт.
• Неверные ОКТМО или КПП. Для обособленного подразделения или при смене адреса реквизиты должны соответствовать месту учёта. По чужому ОКТМО расчёт уйдёт «не туда».
• Устаревший формат. Файл со старого релиза не проходит контроль у оператора. Лечится обновлением конфигурации.
• Дубль за период. Если за квартал уже был принят первичный расчёт, второй «нулевой» подавать не надо — при необходимости подаётся корректировка с номером корректировки больше нуля.

Отдельно стоит сказать: отправить нулёвку туда, где хватило бы письма, — не ошибка. Инспекция такой расчёт примет, претензий не будет. Это просто лишняя работа каждый квартал.

Если ошиблись и подали заполненный расчёт вместо нулевого (или наоборот), подаётся корректирующий. Создайте новый расчёт за тот же период, в поле номера корректировки на титульном листе укажите 1 (при повторной правке — 2 и так далее) и заполните показатели верно. Первичный расчёт при этом остаётся в базе с номером корректировки 0 — его не удаляйте, иначе собьётся нумерация.

Частые вопросы