Выдаём работнику справку о доходах из ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0

Справку 2-НДФЛ для сотрудника в 1С 8.3 делают отдельным документом: в ЗУП 3.1 — Налоги и взносы → Справки 2-НДФЛ для сотрудников, в Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Справки 2-НДФЛ. Создаёте документ, выбираете организацию, год и сотрудника, жмёте «Заполнить» и печатаете. Вся работа — минуты две, если учёт НДФЛ за год сходится.

Типичная ситуация: работник берёт ипотеку, банк просит справку о доходах «до пятницы». Бухгалтер формирует её, а в ней удержанный налог меньше исчисленного на 1 300 ₽. Дальше — про то, как сделать справку правильно с первого раза и откуда берутся такие хвосты.

Что проверить в 1С 8.3 до формирования справки

Справка ничего не считает сама. Она собирает уже записанные данные: начисления, исчисленный и удержанный налог, вычеты. Если за год что-то не проведено, ошибка попадёт в справку.

Перед тем как сделать справку, пройдитесь по списку:

• 📅 Закрыты все месяцы года, за который нужна справка. Документы «Начисление зарплаты и взносов» проведены за каждый месяц.
• 💸 Выплаты оформлены ведомостями. Налог считается удержанным только после проведения ведомости на выплату (или документа списания с расчётного счёта в БП). Нет ведомости — нет удержания.
• 🧾 Вычеты заведены в карточке сотрудника: стандартные на детей, имущественные и социальные по уведомлениям из налоговой. Без них справка покажет полный налог.
• 🏢 Реквизиты организации: ИНН, КПП, ОКТМО, ответственное лицо для подписи. Проверяются в карточке организации.
• 👤 Личные данные сотрудника: ИНН, паспорт, дата рождения, гражданство, статус налогового резидента. Нерезидент получает справку со ставкой 30% или иной, и ошибка в статусе меняет всю сумму.

Учёт в ЗУП и в Бухгалтерии: где формировать

Если зарплату ведут в ЗУП 3.1, а в Бухгалтерию 3.0 загружают только проводки, справку делают в ЗУП. В БП при такой схеме данных по НДФЛ в разрезе сотрудников просто нет.

В свежих релизах пункт меню может называться «Справки о доходах НДФЛ для сотрудников». Если не нашли его сразу, используйте поиск по меню (лупа в шапке программы) по слову «справки».

Как сделать справку 2-НДФЛ для сотрудника: пошагово

Шаги одинаковые для ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0, разница только в пути меню.

Шаг 1. Создайте документ

1. Откройте список справок по пути из таблицы выше.
2. Нажмите «Создать».
3. В поле организации выберите налогового агента. Если в базе несколько юрлиц, справка делается от того, кто выплачивал доход.

Шаг 2. Укажите год и сотрудника

1. Поле «Налоговый период» (или «Год») — год, за который нужны доходы. Для банка обычно просят текущий год, иногда ещё и прошлый: это две отдельные справки.
2. Выберите сотрудника из справочника. Уволенные в списке тоже есть, если включить их отображение.
3. Нажмите «Заполнить». Программа подтянет доходы помесячно с кодами, вычеты и суммы налога.

Шаг 3. Проверьте заполненные разделы

На форме и в печатной справке ищите три блока:

• Данные о физлице — ИНН, ФИО, паспорт, статус. Если здесь пусто, правьте карточку сотрудника и перезаполняйте документ.
• Доходы по месяцам с кодами. Самые частые: 2000 — зарплата, 2012 — отпускные, 2300 — пособие по временной нетрудоспособности, 2760 — материальная помощь.
• Итоги: общая сумма дохода, налоговая база, налог исчисленный и удержанный.

Если у сотрудника в течение года были доходы по разным ставкам (например, 13% и 15% при превышении порога), справка содержит отдельный блок по каждой ставке. Это нормально, суммировать их вручную не нужно.

Шаг 4. Подпишите и распечатайте

1. Проверьте подписанта — руководитель или уполномоченное лицо.
2. Проведите документ («Провести и закрыть» или «Записать»).
3. Нажмите «Печать» → справка о доходах. Распечатайте, подпишите. Печать организации ставят, если она есть и это закреплено в учётной политике.

Справку не редактируют руками в печатной форме. Если сумма не та, правьте исходный документ учёта и нажимайте «Заполнить» заново. Ручная правка в табличном документе не сохранится в базе, и через месяц по тому же сотруднику получится другая справка.

Сверка налога перед выдачей и сдачей в ФНС

Справку сотруднику в налоговую не отправляют. Но те же данные войдут в приложение №1 к годовому 6-НДФЛ. Расхождение между выданной справкой и сданным отчётом — повод для вопросов от инспекции и от самого работника.

Чем сверять

В ЗУП 3.1 для сверки есть отчёты в разделе Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам:

• 📊 «Анализ НДФЛ по месяцам» — исчисленный, удержанный и перечисленный налог по сотруднику помесячно. Сразу видно, в каком месяце дыра.
• 📒 «Регистр налогового учета по НДФЛ» — полная карточка налога по человеку, её же иногда просят как приложение к справке.

В Бухгалтерии 3.0 аналогичные отчёты лежат в Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате.

Что должно сходиться

Пример сверки. Зарплата 30 000 ₽ в месяц, доход за год 360 000 ₽ — ниже порога 450 000 ₽, поэтому стандартный вычет на одного ребёнка действует все 12 месяцев: 1 400 ₽ × 12 = 16 800 ₽. База 343 200 ₽, налог по ставке 13% — 44 616 ₽. Если в справке иная сумма, ищите месяц, где вычет не применился.

Когда удержанный меньше исчисленного

Самая частая причина — последняя выплата года не проведена ведомостью. Например, зарплата за декабрь выплачена 10 января, а ведомость не создана. Налог исчислен, но не удержан.

Вторая причина — доход, с которого нечего удержать: подарок дороже 4 000 ₽ (необлагаемый лимит по ст. 217 НК РФ), оплата обучения или проживания. Такой налог не удержанный до конца года отражается в справке отдельно, а в 6-НДФЛ — с сообщением о невозможности удержать.

Типичные расхождения в справке и как их исправить

Справка 2-НДФЛ для уволенного сотрудника

Уволенный человек имеет такое же право на справку о доходах, как и работающий. Обычно её выдают в день увольнения вместе с другими документами — по заявлению по ст. 62 ТК РФ.

Справка в день увольнения

В ЗУП 3.1 справку о доходах можно распечатать прямо из документа «Увольнение» через его меню «Печать» или создать обычным документом справки. Но перед этим:

1. Проведите документ «Увольнение» — в нём считаются компенсация за неиспользованный отпуск и окончательный расчёт.
2. Проведите ведомость на выплату окончательного расчёта. Без неё налог с компенсации будет исчисленным, но не удержанным.
3. Только после этого формируйте справку. Иначе работник унесёт справку без последней выплаты.

Компенсация за неиспользованный отпуск идёт в справку с кодом 2013, отдельно от отпускных 2012. Это частый вопрос от кадровиков: код другой, и это правильно.

Если бывший сотрудник пришёл через год

Человек уволился в марте, а в ноябре просит справку для налогового вычета. Делаете её обычным способом: создаёте документ, выбираете год и уволенного сотрудника. Данные в базе сохраняются, срок давности тут не мешает.

Если за прошедший период была смена учётной системы — переход с ЗУП 2.5 или из другой программы, — проверьте, перенесены ли начальные остатки по НДФЛ. Без них справка за год перехода выйдет неполной.

Повторный приём в том же году

Если сотрудника уволили и приняли снова в одном календарном году, справка одна — за весь год, от одного налогового агента. Программа соберёт оба периода сама, проверьте только, что вычеты не применились дважды.

Как ускорить выдачу справок о доходах

Когда справки просят десятками, например в сезон вычетов в начале года, формировать каждую вручную долго. Несколько приёмов:

• 🔁 Копирование. Скопируйте прошлую справку сотрудника, поменяйте год и нажмите «Заполнить». Реквизиты подписанта сохранятся.
• 🗂 Список с отбором. В списке справок включите отбор по году — сразу видно, кому уже выдавали в этом сезоне.
• 🌐 1С:Кабинет сотрудника . Если сервис подключён к ЗУП, работники сами заказывают справку в личном кабинете. Заявка приходит в ЗУП, бухгалтер формирует и отправляет ответ, без бумажных заявлений и походов в бухгалтерию.
• 🏦 Направьте в личный кабинет налогоплательщика. После сдачи годового 6-НДФЛ сведения появляются у человека на сайте ФНС. Для вычета этого часто достаточно, и справку от работодателя можно не ждать.
• ✅ Сначала сверка, потом справки. Сформируйте «Анализ НДФЛ по месяцам» по всей организации за год один раз. Найденные расхождения правятся пачкой, и потом все справки выходят чистыми.

Частые вопросы о справке 2-НДФЛ из 1С 8.3