Акт на работы и услуги в 1С:Бухгалтерии 8.3 — от пустого документа до подписи клиента

В 1С:Бухгалтерии 8.3 акт выполненных работ делают документом реализации: Продажи → Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), кнопка Реализация → вид Услуги (акт, УПД). После проведения документа акт печатается из меню Печать, а выручка и НДС попадают в учёт автоматически. Отдельного справочника «Акты» в БП нет — акт и есть печатная форма этого документа.

Есть три рабочих способа сделать акт в 1С. Один разовый акт — вручную через реализацию. Акт по уже выставленному счёту — «на основании» счёта, без повторного набора строк. Десятки однотипных актов в конце месяца — документом Оказание услуг для многих покупателей сразу. Ниже каждый способ по шагам, плюс отличия в УНФ и УТ 11.

Подготовка базы: что заполнить до первого акта

Акт собирается из справочников. Если они пустые или заполнены криво, печатная форма выйдет с пробелами, а проводки — на неверные счета.

Проверьте четыре вещи:

• 🏢 Организация. Реквизиты, банковский счёт, ИНН/КПП. Для актов с факсимиле — загруженные подпись руководителя и печать в карточке организации, блок Логотип и печать.
• ✍️ Подписи. Кто подписывает документы от организации: руководитель и, при необходимости, главный бухгалтер. Без этого строки подписи на акте будут пустыми.
• 🤝 Контрагент и договор. Договор с видом С покупателем. Акт всегда привязан к одному договору — это потом определяет расчёты на 62-м счёте.
• 🧾 Номенклатура с видом «Услуга». Это ключевой момент. Если позиция заведена с видом «Товар», в документе она попадёт на вкладку товаров, а печататься будет накладная, а не акт.

Как сделать акт выполненных работ в 1С вручную: пошагово

Самый частый сценарий — один акт одному заказчику за конкретную работу.

Шаг 1. Создайте документ

1. Откройте Продажи → Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Реализация и выберите Услуги (акт, УПД).
3. Откроется форма с одной вкладкой услуг — товарной части нет, ничего лишнего.

Шаг 2. Заполните шапку

• Дата — дата подписания акта, а не дата начала работ. Именно на эту дату признаётся выручка.
• Организация — если в базе их несколько.
• Контрагент и договор — договор подставится сам, если он у контрагента один.
• Счёт на оплату — если акт закрывает выставленный ранее счёт, укажите его: так проще сверять оплаты.

Шаг 3. Заполните табличную часть

Нажмите Добавить и выберите услугу из номенклатуры. Дальше:

Колонка «Содержание услуги» — главный инструмент. Номенклатура может называться коротко («Монтаж»), а в акте нужен конкретный текст с номером договора, адресом объекта или периодом. Всё, что вы впишете сюда, уйдёт в печатную форму вместо названия номенклатуры.

Пример расчёта: цена 60 000 ₽ «сверху» плюс НДС 20% = 12 000 ₽, итого 72 000 ₽. Если в документе стоит флажок «Сумма включает НДС», то 60 000 ₽ — это уже итог, а НДС внутри составит 10 000 ₽ (60 000 × 20 / 120).

Шаг 4. Проверьте счета учёта

Внизу строки или в колонке счетов (её включают через настройку формы) видны:

• счёт доходов — 90.01.1;
• счёт НДС — 90.03;
• субконто — номенклатурная группа.

Обычно 1С подставляет их сама по правилам учёта номенклатуры. Править руками стоит, только если вы точно понимаете, зачем.

Шаг 5. Проведите и выпишите счёт-фактуру

Нажмите Провести. Если организация платит НДС, внизу формы появится ссылка Выписать счет-фактуру — нажмите её, документ создастся и свяжется с актом. На УСН счёт-фактура не нужен, ставка — «Без НДС».

Акт на основании счёта покупателю

Если сначала выставляли счёт (Продажи → Продажи → Счета покупателям), откройте его и нажмите Создать на основании → Реализация (акты, накладные, УПД). Контрагент, договор, услуги и цены перенесутся. Останется поправить дату и проверить сумму, если объём работ изменился.

Проводки и учёт: что формирует акт в 1С

Проведённый акт делает записи сразу по нескольким участкам. Посмотреть их можно кнопкой Дт/Кт в форме документа.

Чего акт не делает — так это не списывает себестоимость. Затраты на работы копятся на счетах 20 или 26 в течение месяца. Списывает их на 90.02 обработка Операции → Закрытие периода → Закрытие месяца. Поэтому прибыль по услугам корректно видна только после закрытия месяца.

Акты от поставщиков (вы — заказчик) оформляют зеркально: Покупки → Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), вид Услуги (акт, УПД). Там проводки уже на 20, 26 или 44 в кредит 60.01.

Печатная форма акта: настройка и вывод на печать

В проведённом документе нажмите Печать. В списке форм для услуг будут:

• Акт об оказании услуг — стандартная форма. Подходит и для работ: форма акта законом не утверждена, важны обязательные реквизиты.
• Универсальный передаточный документ — если хотите заменить пару «акт + счёт-фактура» одним документом.
• Счёт-фактура — отдельно, если не используете УПД.

Обязательные реквизиты первичного документа перечислены в статье 9 закона № 402-ФЗ: наименование, дата, организация, содержание факта, величина в денежном выражении, должности и подписи ответственных. Стандартная форма в 1С их содержит, если справочники заполнены.

Акт с факсимиле

Если в карточке организации загружены картинки подписи и печати, при печати можно выбрать вариант с факсимиле. Такой акт удобно отправлять клиенту в PDF. Учтите: оригинал с факсимиле признаётся, только если это прямо разрешено договором.

Своя форма акта

Когда стандартный макет клиенту не подходит (нужна таблица этапов, ссылки на смету, другие колонки), есть два пути:

1. Внешняя печатная форма — файл .epf, подключается через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки. Типовая конфигурация при этом не меняется, обновления ставятся без проблем.
2. Правка макета в режиме пользователя — в форме печати есть возможность изменить макет. Годится для мелочей: шрифт, текст в шапке. Колонки так не добавить.

Как ускорить создание актов в 1С

Если каждый месяц вы выставляете одинаковые акты двадцати клиентам, ручной ввод — потеря полдня.

Копирование. В списке реализаций выделите прошлый акт и нажмите F9. Получите новый документ с теми же строками. Останется поменять дату и период в «Содержании услуги».

Документ «Оказание услуг». Находится в разделе Продажи. В одном документе указываете услугу и перечень покупателей с суммами, а при проведении 1С формирует учёт по каждому из них. Акты печатаются пакетом. Подходит для абонентского обслуживания, аренды, бухгалтерского сопровождения.

Групповая печать. В списке реализаций выделите несколько документов (Ctrl или Shift) и нажмите Печать — все акты выйдут одним заданием или одним PDF.

Счета-фактуры пачкой. В списке выданных счетов-фактур (раздел Продажи) есть групповая выписка: она создаёт счета-фактуры сразу по всем актам за период — не нужно щёлкать ссылку в каждом документе.

Сравнение способов:

Акт выполненных работ в 1С УНФ и УТ 11

Логика одна, но документы называются по-разному. Не путайте термины между конфигурациями.

В УНФ акт ещё удобно создавать на основании заказа покупателя или заказ-наряда: работы и материалы переносятся из заказа. В УТ 11 акт печатается из реализации, если в ней есть строки с номенклатурой вида «Услуга»; при смешанной реализации (товары + услуги) можно напечатать и накладную, и акт из одного документа.

Отправка акта контрагенту через ЭДО

Бумажный акт с курьером — долго. Если у вас подключён 1С-ЭДО или другой оператор, акт уходит клиенту прямо из документа.

1. Проведите реализацию и выпишите счёт-фактуру (или выберите формат УПД).
2. В форме документа найдите в командной панели кнопку ЭДО и выберите отправку электронного документа.
3. Подпишите своим сертификатом и отправьте.
4. Следите за ответом клиента в разделе ЭДО — там видно, подписал ли он акт или прислал отказ с причиной.

Что важно знать о подписях:

• 🔐 Счёт-фактура и УПД со статусом «1» (счёт-фактура + передаточный документ) подписываются только квалифицированной электронной подписью.
• 📝 Акт как первичный документ по соглашению сторон допустимо подписывать и неквалифицированной подписью — это фиксируют в договоре или соглашении об ЭДО.
• 👤 Если подписывает не руководитель, нужна машиночитаемая доверенность (МЧД) по формату ФНС.

Электронный акт, подписанный обеими сторонами, — полноценный первичный документ. Печатать и хранить бумажную копию не нужно.

Ошибки при оформлении акта в 1С

Частые вопросы