Как арендодателю вести учёт аренды в 1С:Бухгалтерия 8.3

Учёт аренды у арендодателя в 1С:Бухгалтерия 8.3 держится на четырёх операциях: ежемесячное начисление платы документом Реализация (акты, накладные, УПД), зачисление денег выпиской Поступление на расчётный счёт, амортизация переданного объекта и закрытие месяца . Доход от аренды относят на счёт 90.01, если сдача имущества — основной вид деятельности, и на 91.01, если аренда разовая или побочная.

Переданный в аренду объект остаётся на балансе арендодателя, на счёте 01. Вы продолжаете начислять по нему амортизацию. Это операционная аренда по ФСБУ 25/2018 — по ней работает большинство тех, кто сдаёт помещения, транспорт и оборудование и получает плату равномерно в течение срока договора.

С чего начать: счета, договор и номенклатура

Прежде чем проводить первый акт, заведите три справочных элемента.

🔹 Контрагент-арендатор. Справочники → Контрагенты. Указываете ИНН, вид — юрлицо или ИП.

🔹 Договор аренды. В карточке контрагента, закладка Договоры, создаёте договор с видом С покупателем. Здесь же задают валюту расчётов и, при желании, счёт учёта расчётов — по умолчанию 62.01.

🔹 Номенклатура-услуга. Справочники → Номенклатура, новый элемент с видом Услуга — например, «Аренда помещения». Для услуги не нужны складские реквизиты, она сразу попадает в табличную часть акта.

Определитесь со счётом дохода. Критерий простой: если аренда приносит основную выручку (вы — арендный бизнес), доход идёт на 90.01.1, а расходы по объекту — на счета 20 или 26. Если помещение сдаётся попутно к основной деятельности, доход относят на 91.01, а амортизацию и прочие расходы по нему — на 91.02.

Выбор закрепляют в учётной политике и держатся его весь год — произвольно переключаться между 90 и 91 от месяца к месяцу нельзя.

Передача объекта арендатору и аналитика на счёте 01

Физическую передачу оформляют актом приёма-передачи (по форме ОС-1 или в свободной форме, если это предусмотрено договором). Это первичный документ, а не проводка: при операционной аренде право собственности не переходит, объект с баланса не списывается.

Чтобы отделить сданное имущество от того, что используется самим арендодателем, заведите к счёту 01 отдельный субсчёт, например «Основные средства , переданные в аренду». Перенос делают ручной операцией:

Операцию создают через Операции → Операции, введённые вручную. Такой перенос не обязателен — он нужен только для наглядной аналитики. Если объект один и путаницы нет, можно обойтись без него.

Ежемесячное начисление арендной платы

Плату начисляют на последнее число месяца документом Реализация (акты, накладные, УПД) с видом операции Услуги (акт, УПД). Путь: Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).

Порядок заполнения:

1. Контрагент и договор — выбираете арендатора и договор аренды.
2. Табличная часть — добавляете услугу «Аренда», указываете сумму за месяц и ставку НДС.
3. Счета учёта — проверяете, что подставился нужный счёт дохода (90.01.1 или 91.01) и счёт НДС.
4. Проведение — кнопка Провести.

Документ сформирует проводки по выручке и НДС:

На ОСНО аренда облагается НДС по ставке 20%. На УСН НДС не начисляют — в акте ставят Без НДС, и проводка по 68.02 не формируется.

Для налога на прибыль доход от аренды при методе начисления признают в том же периоде, что и в бухучёте: на последнее число месяца либо на дату расчётов по договору. Поэтому если акт проведён месяц в месяц, расхождений между БУ и НУ по арендной плате не возникает, и отдельных корректировок делать не нужно.

Если арендаторов несколько и сумма у всех одинаковая, удобнее документ Продажи → Оказание услуг: он создаёт акты сразу по списку контрагентов за один проход. Для одного-двух арендаторов проще копировать прошлый акт — каждый месяц новый документ, иначе доход «съедет» на один период.

Поступление денег от арендатора

Оплату зачисляют выпиской банка: Банк и касса → Банковские выписки → Поступление. Вид операции — Оплата от покупателя.

Проводка закрывает задолженность арендатора:

Если арендатор платит вперёд, за несколько месяцев, в выписке та же проводка, но сумма повиснет авансом на 62.02 до начисления очередного акта. В договоре с видом расчётов «по документам» зачёт аванса программа сделает сама при проведении следующей реализации.

На ОСНО с полученного аванса нужно начислить НДС. Его формирует регламентный документ Банк и касса → Счета-фактуры выданные → на аванс (или обработка создания авансовых счетов-фактур в конце периода) проводкой Дт 76.АВ Кт 68.02. При проведении акта за оплаченный месяц этот авансовый НДС принимается к вычету обратной проводкой. На УСН авансового НДС по аренде нет.

Обеспечительный платёж и возмещение коммунальных услуг

Два платежа сверх арендной платы постоянно сбивают учёт, потому что проводятся не так, как сама аренда.

Обеспечительный (гарантийный) платёж. Это возвратный депозит, который арендатор вносит в обеспечение договора. Доходом он не является и на 62 не попадает — его учитывают на счёте 76 (расчёты с разными дебиторами и кредиторами), на отдельном субсчёте для обеспечительных платежей.

Пока платёж выполняет только обеспечительную функцию и подлежит возврату, НДС с него не начисляют. Если же по договору депозит зачитывается в счёт арендной платы (например, за последний месяц), в момент зачёта он превращается в оплату аренды — тогда к нему применяются те же правила, что и к обычной плате, включая НДС на ОСНО. Условие о зачёте или возврате депозита должно быть прямо прописано в договоре — от формулировки зависит и проводка, и момент начисления НДС.

Возмещение коммунальных услуг. Здесь всё решает договор. Если «коммуналка» включена в арендную плату фиксированной или переменной частью, она облагается так же, как аренда, и отдельных проводок не требует. Если же арендатор возмещает коммунальные платежи сверх арендной платы, возмещение проводят как расчёты по счёту 76, а не как выручку, и спорные вопросы по вычету входного НДС решают по условиям договора. Схему возмещения стоит согласовать с бухгалтером заранее — переделывать её задним числом сложно.

Расходы арендодателя и амортизация переданного объекта

Пока объект сдан, но числится на балансе, по нему идёт амортизация — это главный регулярный расход арендодателя.

Счёт затрат зависит от того же критерия, что и доход:

• 📁 Аренда — основной бизнес: амортизация и содержание объекта — на счета 20 или 26.
• 📁 Аренда — прочая операция: амортизация и расходы по объекту — на 91.02, чтобы доход на 91.01 и расход на 91.02 считались вместе.

Передача объекта в аренду не меняет ни срок полезного использования, ни способ амортизации — вы продолжаете начислять её в прежнем порядке. Способ начисления амортизации и счёт затрат заданы в карточке основного средства, в сведениях о принятии к учёту. Если объект переведён в состав сданных в аренду и расходы теперь прочие, счёт затрат по нему, возможно, придётся поменять документом ОС и НМА → Изменение отражения амортизации ОС.

Кроме амортизации у арендодателя обычно возникают:

• налог на имущество по сданному объекту — его платит собственник, то есть вы; по ряду объектов недвижимости он считается от кадастровой стоимости независимо от того, сдан объект или нет;
• коммунальные и эксплуатационные расходы, если по договору они на арендодателе;
• расходы на ремонт, если договором он возложен на собственника.

Закрытие месяца и проверка результата

Амортизацию, финансовый результат и НДС сводит регламентная обработка Операции → Закрытие месяца. Выполняйте её после того, как проведены все акты и выписки за месяц.

Ключевые операции закрытия для арендодателя:

1. Амортизация и износ основных средств — начисляет амортизацию по сданному объекту.
2. Закрытие счетов 90, 91 — переносит прибыль или убыток на счёт 99.
3. Расчёт налога на прибыль — по данным 90 и 91.

После закрытия проверьте результат по отчётам:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 — задолженность арендаторов; сальдо должно совпадать с актами сверки.
• ОСВ по счёту 90 или 91 — доход от аренды за месяц и начисленный НДС.
• Карточка счёта 02 — что амортизация по сданному объекту действительно начислена.

Если доход на 91.01 есть, а амортизации на 91.02 нет, значит счёт затрат в карточке ОС остался на 20 или 26 — финансовый результат по аренде будет завышен.

Для плательщиков НДС начисленный с аренды налог попадает в книгу продаж и в декларацию автоматически. Проверить состав можно отчётом Отчёты → НДС → Книга продаж: там же отражаются авансовые счета-фактуры и их последующий вычет, поэтому сумма к уплате формируется без ручных правок — достаточно, чтобы все акты и выписки за квартал были проведены.

Частые вопросы