Как завести и упорядочить артикулы товаров в 1С

Артикул — это короткий буквенно-цифровой код товара, по которому его быстро находят в базе, в прайсе и на складе. В 1С для него есть отдельное поле прямо в карточке номенклатуры: открываете товар и видите строку Артикул в шапке, рядом с наименованием.

Поле заполняется вручную или подтягивается при загрузке из файла поставщика. Отдельной «кнопки автонумерации», как у номеров документов, в типовых конфигурациях для торговли нет — порядок в артикулах наводят соглашением о формате кода и групповыми обработками.

Разберём по шагам: где лежит поле в Управлении торговлей, Рознице и Бухгалтерии, как заполнить его при создании карточки, как организовать единую нумерацию, перенести артикулы из Excel и чем артикул отличается от штрихкода и кода маркировки.

Чем артикул отличается от кода и наименования

Новички часто путают три реквизита товара. У каждого своя роль.

Главное отличие: Код — это служебный номер, его нельзя произвольно поменять, он нужен самой программе. Артикул — ваш рабочий код, вы придумываете его формат сами и меняете когда угодно.

Где находится поле артикула и как заполнить карточку

Поле Артикул есть в карточке номенклатуры всех конфигураций для торговли. Отличается только путь к списку товаров.

Порядок создания карточки одинаковый:

1. Откройте список номенклатуры и нажмите Создать.
2. Выберите вид номенклатуры (например, «Товар») — от него зависит набор полей карточки.
3. Заполните Наименование — его увидят в документах и чеках.
4. В поле Артикул введите код товара. Ограничений по символам почти нет: подойдут буквы, цифры, дефис, например TSH-001-BLK.
5. Запишите карточку кнопкой Записать и закрыть.

Вид номенклатуры задаёт, какие поля появятся в карточке и как товар учитывается. Для разных видов (товар, услуга, тара) можно включать свой набор реквизитов, поэтому артикул удобно заводить сразу через правильный вид — так формат кода остаётся единообразным внутри группы товаров.

После записи артикул сразу работает в поиске: в любом списке товаров начните печатать код в строке поиска — 1С отфильтрует позиции по совпадению артикула.

Как организовать единую систему нумерации артикулов

Типовая 1С не генерирует артикул автоматически. Механизм нумераторов работает только для номеров документов — для справочника номенклатуры его нет. Поэтому «настройка автонумерации» на практике сводится к двум вещам: выбрать формат кода и заполнить его массово.

Сначала договоритесь о структуре артикула. Хороший код читается человеком и не ломается при росте ассортимента:

• 📦 По категории + порядковый номер — OBU-0042 (обувь, позиция 42). Понятно с первого взгляда.
• 🏭 По поставщику — используете артикул из его прайса. Минус: у двух поставщиков коды могут совпасть.
• 🔢 Сквозной числовой — простой счётчик 100001, 100002. Легко продолжать, но не информативен.

Выберите одну схему и держитесь её для всего каталога — смешение форматов превращает поиск по артикулу в лотерею.

Пример рабочего формата для собственной нумерации: GGG-NNNN, где GGG — три буквы группы, NNNN — порядковый номер внутри группы. Обувь получает OBU-0001, OBU-0002, сумки — SUM-0001. Порядковую часть делайте фиксированной длины с ведущими нулями (0007, а не 7) — тогда товары правильно сортируются по артикулу, а не выстраиваются как 1, 10, 2, 20.

Для товаров под одного ключевого поставщика проще брать его артикул без переделки: при приёмке по накладной коды в вашей базе совпадут с кодами в документах поставщика, и позиции подставятся автоматически по артикулу.

Чтобы заполнить артикулы по выбранной схеме для уже заведённых товаров, не правьте карточки по одной. Для разовой простановки кодов подойдёт выгрузка списка в таблицу, проставление артикулов в Excel и обратная загрузка (см. раздел о загрузке из файла). Для типовых значений — обработка группового изменения реквизитов.

Артикул у товаров с характеристиками и модификациями

Когда одна модель выпускается в разных вариантах — цвет, размер, объём — в Управлении торговле и Рознице применяют характеристики номенклатуры. Это способ хранить варианты одной карточки, не плодя сотни позиций.

Характеристики включаются в карточке номенклатуры: установите признак использования характеристик, после чего у товара появляется список вариантов (например, размеры 38–45 для одной модели ботинок).

Здесь важно понимать, где живёт артикул:

• Поле Артикул хранится на карточке номенклатуры — то есть у модели целиком, а не у отдельного размера.
• Характеристика различается своим наименованием (Чёрный, 42), собственного поля артикула у неё по умолчанию нет.
• Штрихкод при этом можно присвоить каждой характеристике отдельно — именно он идентифицирует конкретный вариант на кассе.

Отсюда практический выбор:

1. Если для каждого размера и цвета нужен свой артикул, заведите варианты отдельными карточками номенклатуры — у каждой будет собственный код.
2. Если достаточно одного артикула на модель, а варианты различать по цвету-размеру, оставьте характеристики и раздайте им штрихкоды.

Массовое заполнение и загрузка артикулов из Excel

Два стандартных инструмента закрывают почти все задачи с большими списками.

Загрузка из внешнего файла. В списке номенклатуры есть команда загрузки данных из таблицы (ищите в командной панели списка кнопку загрузки из файла; в Бухгалтерии 3.0 — Загрузить). Порядок:

1. Подготовьте в Excel таблицу с колонками, среди которых есть Артикул и Наименование.
2. Запустите загрузку, вставьте таблицу из буфера или укажите файл.
3. Сопоставьте колонки файла с реквизитами 1С: укажите, какой столбец — артикул, какой — наименование, какой — цена.
4. Для существующих товаров выберите поле сопоставления (по наименованию или по артикулу), чтобы 1С обновила карточки, а не создала дубли.
5. Запустите загрузку и проверьте протокол: сколько позиций создано, сколько обновлено.

Групповое изменение реквизитов. Подходит, когда артикулы уже готовы в отдельной таблице или когда нужно массово проставить одинаковый фрагмент кода. Обработка открывается через Все функции → Стандартные → Групповое изменение реквизитов (команду «Все функции» сначала включают в настройках программы). Выберите справочник «Номенклатура», отберите нужные позиции, укажите реквизит Артикул и новое значение. Обработка меняет поле сразу у всех отобранных карточек, поэтому ею удобно, например, добавить общий префикс группе товаров или очистить ошибочно заполненные коды перед новой загрузкой.

Артикул, штрихкод и код маркировки: как они связаны

Три кода легко спутать, потому что все три «про идентификацию товара». Но задачи у них разные.

• Артикул — внутренний код для поиска и сверки с прайсом. Печатается на ценнике, но сканер его не читает.
• Штрихкод — то, что сканируют на кассе и приёмке. Привязывается к номенклатуре, характеристике или упаковке. Один товар может иметь несколько штрихкодов (разные упаковки).
• Код маркировки (Честный знак) — уникальный код на каждой единице маркируемого товара. Привязан не к карточке, а к конкретному экземпляру, и хранится отдельно от артикула.

Связь между ними выстраивается так: артикул помогает найти товар глазами, штрихкод подставляет его в документ при сканировании, а GTIN (код товара в системе маркировки) связывает карточку с Честным знаком.

Штрихкоды хранятся в карточке номенклатуры на отдельной вкладке: там можно ввести код вручную, сгенерировать внутренний EAN-13 или считать сканером. Артикул и штрихкод — разные поля, заполнять их нужно отдельно — автоматически один из другого они не образуются.

Внутренний штрихкод формата EAN-13 программа умеет генерировать сама — это удобно для весового и фасованного товара без штрихкода от производителя. Для товара с заводской упаковкой правильнее считать штрихкод сканером прямо в карточку: так он точно совпадёт с тем, что напечатано на коробке, и касса не будет ошибаться при пробитии.

Для маркируемых товаров дополнительно заполняют код товара (GTIN) — его берут из карточки товара в национальном каталоге или с упаковки. Именно GTIN, а не артикул, участвует в обороте кодов маркировки. Артикул при этом остаётся вашим внутренним ориентиром: по нему удобно искать позицию, но в документах оборота маркировки он не фигурирует.

Ошибки, из-за которых артикулы перестают помогать

Сами коды простые, но при массовой работе всплывают неприятности, которые ломают поиск и сверку. Четыре самых частых:

• Ведущие нули пропадают при загрузке из Excel. Код 000123 таблица воспринимает как число и сохраняет как 123. Коды «едут», сверка с поставщиком рассыпается. Лечение: в Excel задайте колонке с артикулами текстовый формат до ввода значений, тогда нули сохранятся.
• Лишние пробелы в конце кода. Артикул TSH-001 с пробелом визуально не отличить от TSH-001, но поиск по чистому коду его не находит. Перед загрузкой уберите пробелы (в Excel — функцией СЖПРОБЕЛЫ).
• Смешанная раскладка. Латинская C и кириллическая С выглядят одинаково, но для программы это разные символы. Договоритесь использовать в артикулах только латиницу или только цифры — так меньше «невидимых» расхождений.
• Дубли после повторной загрузки. Если при загрузке не указать поле сопоставления, вторая загрузка того же файла создаст вторые карточки вместо обновления первых. Всегда задавайте, по какому полю искать существующую позицию.

Отдельная засада — ожидание, что 1С сама проследит за уникальностью. Она этого не делает: два товара с кодом A-100 программа примет молча. Периодически сортируйте список по артикулу — одинаковые коды встанут рядом, и дубли сразу видны.

Частые вопросы