Предоплата поставщику в 1С:Бухгалтерии 3.0: от договора до зачёта

Аванс поставщику в 1С 8.3 (Бухгалтерия предприятия 3.0) делают документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Если долга перед поставщиком нет, программа сама отнесёт сумму на счёт 60.02 «Расчёты по авансам выданным»: Дт 60.02 Кт 51. Отдельного документа «Аванс» в программе нет.

Частое заблуждение — что счёт авансов нужно выбирать вручную, иначе оплата «ляжет не туда». На деле 1С смотрит на остаток долга по договору в момент проведения. Есть долг — гасит его по 60.01, долга нет — оформляет предоплату по 60.02. Ваша задача — правильно указать договор, дату и способ погашения.

Что настроить в 1С до первой предоплаты

Отдельно «включать авансы» не нужно. Но три вещи стоит проверить заранее, чтобы потом не перепроводить документы .

1. Счета расчётов. По умолчанию для поставщиков используются:

• 📘 60.01 — расчёты с поставщиками (долг перед ним);
• 📗 60.02 — авансы выданные;
• 💱 60.21 и 60.22 — то же в валюте, 60.31 и 60.32 — в у.е.

Эти счета подставляются из регистра «Счета учёта расчётов с контрагентами». Его можно открыть из раздела Справочники (найдите по названию в разделе покупок и продаж). Там же задают особые счета для отдельного контрагента или договора, например 76.05 для арендодателя. Если для какого-то поставщика стоит нестандартный счёт, предоплата тоже уйдёт на его «авансовую» пару.

2. Ведение расчётов по документам. В договоре можно выбрать, как вести расчёты: по договору в целом или по расчётным документам. Для обычной закупки хватает расчётов «по договору» — зачёт пройдёт автоматически по принципу «первым оплачен — первым закрыт».

3. НДС. Если вы плательщик НДС и хотите брать к вычету налог с перечисленной предоплаты, убедитесь, что поставщик готов выставлять счета-фактуры на аванс. Без его счёта-фактуры вычета не будет, и ничего настраивать в учётной политике смысла нет.

Договор с поставщиком под предоплату

Договор — главный ключ к правильным авансам. Именно по нему 1С ищет, есть ли долг или переплата.

Откройте карточку контрагента → ссылка Договоры → Создать:

1. Вид договора — «С поставщиком». Не «Прочее» и не «С покупателем»: от вида зависит, какие документы и счета подставит программа.
2. Номер и дата — как в бумажном договоре. Они пойдут в назначение платежа.
3. Валюта расчётов — рубли или валюта. Для валютных договоров можно указать «Оплата в рублях» (расчёты в у.е.).
4. Сроки оплаты и другие реквизиты — по желанию.

Для вычета НДС с аванса условие о предоплате должно быть прописано в самом договоре (п. 9 ст. 172 НК РФ). Это требование к документу, а не к настройке 1С, но проверять его бухгалтеру.

Как сделать аванс поставщику через банк

Предоплата по безналу оформляется в два этапа: платёжное поручение и списание по выписке.

Шаг 1. Платёжное поручение

Банк и касса → Платёжные поручения → Создать. Вид операции — «Оплата поставщику». Заполните получателя, договор, сумму и ставку НДС. Назначение платежа программа соберёт сама, например: «Предоплата по договору № 15 от 01.09. Сумма 120 000-00, в т.ч. НДС (20%) 20 000-00».

Платёжное поручение проводок не делает. Это лишь распоряжение банку.

Шаг 2. Списание с расчётного счёта

После того как банк провёл платёж, нужно отразить списание. Три пути:

• 📥 загрузить выписку из банк-клиента — документы создадутся сами;
• 🔁 в платёжном поручении нажать Создать на основании → Списание с расчётного счёта;
• ✍️ создать вручную: Банк и касса → Банковские выписки → Списание.

Ключевые поля документа:

Без флажка «Подтверждено выпиской банка» документ не делает проводок. Это частая причина, почему «аванс не виден» в ОСВ.

Что выбрать в поле «Погашение задолженности»

Пример. Долг перед поставщиком по договору — 30 000 руб. Вы перечислили 100 000 руб. «под следующую партию». При автоматическом погашении получится:

• Дт 60.01 Кт 51 — 30 000 руб. (погашен долг);
• Дт 60.02 Кт 51 — 70 000 руб. (аванс).

30 000 + 70 000 = 100 000 руб. — ровно сумма платежа.

Аванс поставщику наличными и через подотчётное лицо

Выдача из кассы

Банк и касса → Кассовые документы → Выдача, вид операции «Оплата поставщику». Поля те же, что в банковском списании: получатель, договор, погашение задолженности, счета расчётов. Документ формирует расходный кассовый ордер и проводку Дт 60.02 Кт 50.01.

Предоплату наличными обычно выдают представителю поставщика по доверенности. Его данные укажите в поле «Выдать» — они попадут в печатную форму РКО.

Наличные расчёты между организациями и ИП ограничены 100 000 руб. в рамках одного договора. Это правило Указания Банка России № 5348-У. Аванс и последующая доплата по одному договору считаются вместе: если вы выдали 80 000 руб. наличными, остаётся не больше 20 000 руб.

Через подотчётное лицо

Если сотрудник получил деньги под отчёт и сам заплатил поставщику:

1. Выдача под отчёт — документ «Выдача наличных» с видом «Выдача подотчётному лицу»: Дт 71.01 Кт 50.01.
2. Сотрудник отчитывается — документ «Авансовый отчёт» (Банк и касса → Авансовые отчёты).
3. На вкладке «Оплата» укажите поставщика, договор и сумму. Погашение задолженности — так же, как в банковском документе.

Проводка: Дт 60.02 Кт 71.01. Не отражайте такую оплату на вкладке «Прочее» — тогда расчёты с поставщиком не закроются, а сумма уйдёт сразу в расходы.

НДС с аванса, выданного поставщику

Вычет НДС с перечисленной предоплаты — право, а не обязанность (п. 12 ст. 171 НК РФ). Чтобы им воспользоваться, нужны три вещи: условие о предоплате в договоре, платёжный документ и счёт-фактура поставщика на аванс.

Регистрация счёта-фактуры на аванс

1. Откройте проведённое «Списание с расчётного счёта» (или «Выдачу наличных»).
2. Внизу формы введите номер и дату счёта-фактуры поставщика и нажмите Зарегистрировать.
3. В созданном «Счёте-фактуре полученном» вид — «На аванс». Проверьте сумму и ставку НДС (для аванса — расчётная, 20/120 или 10/110).
4. Флажок отражения вычета в книге покупок датой получения должен стоять, если хотите взять вычет сразу.

Проводка: Дт 68.02 Кт 76.ВА. Пример: аванс 120 000 руб. с НДС по ставке 20/120 — к вычету 20 000 руб. (120 000 × 20 / 120 = 20 000).

Восстановление после поставки

Когда поставщик отгрузил товар и вы приняли к вычету НДС по его накладной, налог с аванса нужно восстановить (пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ). Иначе вычет будет двойным.

В 1С это делает обработка Операции → Формирование записей книги продаж, вкладка восстановления НДС по авансам. Проводка: Дт 76.ВА Кт 68.02. Запускайте её в конце квартала перед формированием декларации.

Зачёт аванса при поступлении товаров и услуг

Товар приходит документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Сам зачёт происходит в момент проведения — отдельного документа не нужно.

Откуда программа знает, что делать: в шапке поступления есть ссылка «Расчёты». В ней те же настройки, что и в оплате:

• ✅ «Погашение задолженности: Автоматически» — 1С найдёт аванс 60.02 по этому договору и закроет его;
• 🎯 «По документу» — укажите конкретный документ оплаты;
• ⛔ «Не погашать» — аванс останется, долг 60.01 вырастет на полную сумму.

Пример. Аванс 70 000 руб. на 60.02. Пришёл товар на 90 000 руб. При автоматическом зачёте:

• Дт 60.01 Кт 60.02 — 70 000 руб. (зачтён аванс);
• остаток долга на 60.01 — 20 000 руб. (90 000 − 70 000).

Если товар пришёл на меньшую сумму, например 50 000 руб., то зачтётся 50 000, а 20 000 руб. останутся авансом на 60.02 до следующей поставки.

Если зачёт не прошёл

Бывает, что поступление провели раньше оплаты «задним числом» или с ошибкой в договоре. Варианты:

1. Исправить договор в документе и перепровести его.
2. Проверить порядок документов по времени: оплата и поступление одним днём — зачёт зависит от того, какой документ раньше по времени.
3. Зачесть вручную документом Покупки → Корректировка долга с видом операции «Зачёт авансов». Укажите поставщика, договор, документ аванса и документ задолженности.

Как проверить взаиморасчёты по авансам

Авансы любят «зависать». Проверка раз в месяц занимает несколько минут.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60. Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, счёт 60, детализация по контрагентам и договорам. Тревожный признак — у одного поставщика по одному договору одновременно сальдо по 60.01 (кредит) и 60.02 (дебет). Это незачтённый аванс.

Карточка счёта 60.02. Покажет, какой платёж образовал аванс и каким поступлением он закрыт.

Анализ субконто. Удобен, если поставщиков много: видно все договоры с остатками сразу.

Акт сверки. Покупки → Акты сверки расчётов. Сформируйте по договору и сравните с данными поставщика. Расхождения обычно в датах: он учёл отгрузку в одном месяце, вы — в другом.

Счёт 76.ВА. Сальдо по нему — НДС с авансов, ещё не восстановленный. Оно должно соответствовать незакрытым авансам на 60.02, по которым брали вычет.

Частые ошибки с авансами поставщикам

• 🧾 Оплата по другому договору. Аванс и долг висят параллельно. Исправление — выбрать правильный договор в оплате или зачесть «Корректировкой долга».
• 🔄 Вид операции «Прочее списание». Сумма уходит на прочие расчёты, а не на 60.02. Расчёты с поставщиком не видны в акте сверки.
• 📅 Поступление датой раньше оплаты. Тогда долг возникает раньше, а оплата его гасит — это нормально. Но если реально была предоплата, а документ поступления провели первым, вычет НДС с аванса окажется лишним.
• 🧮 Вычет НДС с аванса без восстановления. Забыли сформировать записи книги продаж — получили двойной вычет и претензию при камеральной проверке.
• 💵 Превышение лимита наличных. 1С не запрещает провести РКО на 150 000 руб., контроль на бухгалтере.

Частые вопросы