Декретный отпуск в 1С ЗУП: оформление и расчёт пособия по беременности и родам

Декрет в 1С ЗУП оформляется не отдельным «отпуском», а документом «Больничный лист» с видом нетрудоспособности (05) Отпуск по беременности и родам. Это главная путаница: бухгалтер ищет документ «Отпуск по БиР», не находит и теряет время. Основание — электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН), который приходит из СФР, а само пособие по беременности и родам женщине платит фонд напрямую, а не работодатель.

В ЗУП 3.1 путь такой: Зарплата → Больничные листы (или Зарплата → Все начисления → Создать → Больничный лист). Дальше — загрузить ЭЛН , проверить расчёт среднего заработка за два года, передать в СФР сведения для прямой выплаты. Отпуск по беременности и родам этот же документ закрывает автоматически: сотрудница будет числиться отсутствующей на весь период декрета.

Ниже — порядок действий, расчёт суммы с примером, количество дней при разных родах и ошибки, из-за которых пособие занижают или оформляют не тем видом.

С чего начать: данные сотрудницы и основания

Прежде чем заводить больничный, проверьте карточку сотрудницы и комплект оснований. Из-за пустых полей расчёт либо не пойдёт, либо посчитает пособие из МРОТ.

Что нужно на руках и в базе:

• 📄 ЭЛН — номер электронного листка. Бумажные листки по беременности и родам больше не выдают, работаем с электронным.
• 🪪 СНИЛС и дата приёма в карточке сотрудницы — по СНИЛС фонд сопоставляет человека с ЭЛН.
• 📝 Заявление сотрудницы о предоставлении отпуска и назначении пособия — основание для приказа.
• 💰 Данные о заработке за два предыдущих года. Если женщина работала у вас оба года, суммы подтянутся из базы. Если приходила от другого работодателя — сведения о заработке фонд теперь запрашивает сам.

Как загрузить ЭЛН по беременности и родам

Больничный по декрету не вводят руками по датам — его подтягивают из СФР по номеру ЭЛН. Так даты освобождения от работы и причина нетрудоспособности приходят из фонда, и расхождений с ним не будет.

Порядок:

1. Откройте Зарплата → Больничные листы и нажмите «Создать».
2. Выберите сотрудницу. Поле «Номер ЭЛН» — впишите номер листка, который назвала сотрудница.
3. Нажмите кнопку получения данных из фонда (в командной панели документа — загрузка ЭЛН). Программа обратится в СФР и заполнит даты и вид нетрудоспособности.
4. Проверьте, что вид нетрудоспособности — именно (05) Отпуск по беременности и родам, а не (01) Заболевание. От этого зависит и количество дней, и порядок оплаты.
5. Сверьте даты освобождения от работы с датами из заявления и приказа.

После загрузки документ сам создаёт отсутствие сотрудницы на весь период. Отдельный документ «Отпуск» для декрета заводить не надо — больничный лист его заменяет.

Сколько дней длится декрет

Количество дней отпуска по беременности и родам приходит в ЭЛН и зависит от течения беременности и родов. Руками его не меняют, но знать логику нужно, чтобы заметить ошибку в листке.

Если роды оказались осложнёнными, медорганизация выдаёт листок-продолжение на 16 дней. В 1С его заводят как новый больничный лист, связанный с первичным, — программа предложит продолжение при вводе номера.

Как в 1С считается пособие по беременности и родам

Пособие за весь период отпуска = средний дневной заработок × число дней по ЭЛН. Пособие по БиР оплачивается с первого дня целиком за счёт фонда — трёх «дней за счёт работодателя», как при обычном больничном, здесь нет.

Средний дневной заработок считается так:

• База — выплаты, облагаемые взносами, за два календарных года перед годом начала отпуска.
• Делитель — число календарных дней в этих двух годах (730 или 731) минус исключаемые периоды (прежние больничные, декреты, отпуска по уходу).
• Заработок за каждый год ограничен сверху предельной базой по взносам, снизу — расчёт из МРОТ, если стажа мало или заработка не было.

Разберём на примере. Пусть отпуск начинается в 2026 году, расчётный период — 2024 и 2025 годы, облагаемый заработок за них — 1 200 000 ₽, исключаемых дней нет:

• Средний дневной заработок: 1 200 000 ÷ 730 = 1 643,84 ₽.
• Пособие за 140 дней: 1 643,84 × 140 = 230 137,60 ₽.

В документе эту арифметику 1С показывает по кнопке расчёта среднего заработка — там видно, какие суммы попали в базу и сколько дней исключено. Прежде чем проводить документ, откройте расчёт среднего и сверьте сумму заработка и число исключённых дней — именно здесь прячется большинство ошибок с заниженным пособием.

Про потолок пособия. Заработок за каждый год нельзя учесть выше предельной базы по взносам за этот год. Предельная база ежегодно индексируется, поэтому и максимум пособия по БиР растёт из года в год — ориентируйтесь не на запомненную сумму, а на актуальные значения предельных баз, которые 1С хранит в параметрах расчёта взносов. Если облагаемый заработок сотрудницы за оба года выше этих баз, программа сама срежет базу до максимума — проверять руками не нужно, но полезно понимать, почему расчёт «не пустил» всю зарплату.

Прямые выплаты: что делает работодатель, а что — фонд

С переходом на прямые (проактивные) выплаты пособие по беременности и родам перечисляет СФР прямо на счёт сотруднице. Работодатель не выдаёт эти деньги из кассы и не удерживает с них НДФЛ — пособие по БиР налогом не облагается.

Задача работодателя — дать фонду сведения, по которым он посчитает и выплатит пособие:

1. Загрузить ЭЛН в 1С (шаги выше) — фонд видит, что листок открыт у вашего страхователя.
2. СФР запрашивает недостающие сведения о заработке и стаже через систему электронного взаимодействия (СЭДО). Запрос приходит в 1С.
3. В ответ на запрос вы отправляете сведения из программы — проверив, что заработок и районный коэффициент заполнены верно.
4. Фонд рассчитывает и перечисляет пособие напрямую.

После того как вы отправили сведения, фонд назначает и перечисляет пособие в установленный законом срок — ориентировочно в течение десяти рабочих дней с момента, когда получил от вас все данные. Деньги уходят на реквизиты, которые сотрудница указала фонду (счёт или карта «Мир»), поэтому заранее попросите её проверить, что реквизиты в СФР актуальны, — иначе выплата зависнет на этапе перечисления, и работодатель на это уже не влияет.

Про бухгалтерский учёт. Поскольку всё пособие по БиР платит фонд напрямую, работодатель его не начисляет и проводок по нему не делает — на зарплатных счетах сумма не появляется. Начислить и провести придётся только то, что платите сами: например, доплату до оклада, если она закреплена в коллективном договоре (такая доплата пособием не является, облагается НДФЛ и взносами на общих основаниях).

С 2023 года ФСС и ПФР объединены в Социальный фонд России (СФР) — в документах и обмене встречается и старое название ФСС, по сути это один фонд.

Нестандартные ситуации

Не каждый декрет укладывается в базовый сценарий. Разберём случаи, где порядок отличается.

Стаж меньше шести месяцев. Пособие за полный месяц не превысит МРОТ (с районным коэффициентом, где он есть). 1С применит это ограничение сама, если в карточке корректно указана дата приёма и страховой стаж.

Внешнее совместительство. Если женщина два расчётных года работала у вас и у другого работодателя, она выбирает, у кого оформлять пособие. По месту основной работы и у совместителя одновременно получить его нельзя — это проверяет фонд.

Замена лет расчётного периода. Самый частый повод занизить или завысить пособие. Замена допустима только когда в расчётном периоде был декрет или отпуск по уходу и когда замена увеличивает пособие. Нельзя заменить годы просто потому, что раньше зарплата была выше.

Переход в отпуск по уходу за ребёнком. Декрет (140/156/194 дня) и отпуск по уходу — это два разных документа. Когда больничный по БиР закончится, отпуск по уходу до 1,5 (и далее до 3) лет оформляют отдельным документом Зарплата → Отпуск по уходу за ребёнком. Пособие по уходу до 1,5 лет также идёт через прямые выплаты СФР.

Декрет во время ежегодного отпуска. Если дата начала больничного по БиР попадает на ежегодный оплачиваемый отпуск, сотрудница вправе прервать его и уйти в декрет, а неиспользованные дни отпуска перенести или использовать после. Ежегодный отпуск по желанию работницы можно также присоединить к декрету — до или после него, независимо от стажа на этот момент.

Досрочный выход или прерывание. Если сотрудница выходит раньше, период отсутствия корректируют, но учтите: одновременно получать пособие и полную зарплату за одни и те же дни нельзя. За отработанные дни начисляется зарплата , пособие за них фонд не платит.

Типичные ошибки при оформлении декрета

Эти ошибки повторяются чаще всего — проверьте себя по ним до проведения документа.

Частые вопросы