Как настроить доставку в 1С: услуга, тарифы, перевозчики и печать документов

Доставку в 1С настраивают на двух уровнях: сначала включают сам блок управления доставкой в настройках, затем заводят услугу доставки, способы и тарифы. В 1С:Управление торговлей 11 это раздел НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов, группа Склад и доставка, флажок Управление доставкой. После этого в документах продажи появляется вкладка доставки, а в разделе «Склад и доставка» — задания на перевозку.

Если возить самому не нужно, а достаточно передавать заказы транспортной компании, подключают сервис «1С:Доставка»: он формирует заявки перевозчикам (СДЭК, ПЭК, Деловые линии, Boxberry, Почта России и другим) прямо из программы и печатает их накладные. Ниже — как собрать всю схему: от услуги доставки в чеке до контроля расходов по перевозчикам.

Пути и примеры даны для УТ 11 на платформе 8.3 (интерфейс «Такси»). В 1С:Рознице и 1С:Управлении нашей фирмой логика та же, но часть пунктов меню называется иначе — на это укажу отдельно.

С чего начать: услуга доставки и блок управления доставкой

Разделите две разные вещи. Услуга доставки — это то, за что платит покупатель, строка в заказе и чеке. Управление доставкой — внутренний механизм: задания на перевозку, маршруты, статусы. Можно включить только первое, если склад один и курьер свой.

Чтобы покупатель оплачивал доставку, заведите номенклатуру с типом Услуга:

1. Откройте НСИ и администрирование → Номенклатура (или Склад и доставка → Номенклатура в зависимости от настройки разделов).
2. Создайте позицию, тип номенклатуры — Услуга.
3. Укажите ставку НДС и, при учёте по счетам, счёт доходов. Для услуги склад и партии не нужны.
4. Задайте цену через Цены (прайс-лист) или вводите её вручную в документе.

Эту услугу добавляют отдельной строкой в Заказ клиента или Реализацию. Так доставка попадает в выручку и печатные формы.

Полный блок управления доставкой включают, когда нужно планировать перевозки. После установки флажка Управление доставкой появляются справочники способов доставки (Самовывоз, Курьер, Транспортная компания) и документ, который объединяет несколько заказов в один рейс.

Тарифы доставки: фиксированная ставка или расчёт по условиям

Стоимость доставки считают двумя путями, и выбор зависит от того, насколько стабильны ваши маршруты.

Фиксированная ставка — одна цена за доставку независимо от адреса и веса. Подходит рознице в пределах города: ставите, например, 300 ₽ по городу и 0 ₽ при самовывозе. Настраивается проще всего — ценой на услугу доставки.

Расчёт по условиям — цена зависит от зоны, веса, суммы заказа или перевозчика. Варианты:

• по зонам: внутри города 300 ₽, пригород 600 ₽, область 1200 ₽ (ориентировочно, подставьте свои);
• от суммы заказа: бесплатно от 5000 ₽, иначе 300 ₽;
• от веса или габаритов — если возит транспортная компания и тариф берётся из её расчёта.

Правило «бесплатно от суммы заказа» удобнее всего делать скидкой на услугу доставки: заводится автоматическая скидка с условием по сумме документа, которая обнуляет строку доставки. Так не придётся держать две услуги — платную и бесплатную.

Подключение перевозчиков: сервис «1С:Доставка» и обмен с ТК

Передавать заказы в СДЭК, ПЭК, Boxberry и другие компании вручную — переписывать адрес, вес, телефон — долго и чревато ошибками. В типовых конфигурациях для этого есть сервис «1С:Доставка».

Подключается он через интернет -поддержку:

1. Откройте НСИ и администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.
2. Убедитесь, что подключена интернет-поддержка пользователя (логин и пароль от портала 1С).
3. Найдите и включите сервис доставки, затем в его настройках выберите перевозчиков, с которыми работаете, и укажите параметры договоров.

После подключения из заказа клиента формируется заявка перевозчику: программа передаёт адрес, вес, объявленную ценность и способ оплаты, а в ответ получает трек-номер и рассчитанную стоимость. Накладную транспортной компании печатают прямо из 1С — отдельный личный кабинет перевозчика для этого не нужен.

Если нужного перевозчика в сервисе нет, остаётся обмен файлами: выгрузка реестра отправлений в формате перевозчика (чаще всего Excel или CSV) и загрузка трек-номеров обратно. Это менее удобно, но работает с любой компанией.

Чтобы расчёт по весу работал, у товаров должны быть заполнены вес и габариты — иначе перевозчик вернёт тариф по минимальному весу или откажет в расчёте.

Печать сопроводительных документов: накладные, этикетки, акты

Из одного заказа на доставку обычно нужен целый пакет бумаг. Все они печатаются из документа продажи или задания на перевозку.

Транспортная накладная нужна, когда груз перевозит автомобильный транспорт по договору перевозки, — её форму утверждают Правила перевозок грузов. Если вы только продаёте и отдаёте товар покупателю на складе, достаточно ТОРГ-12 или УПД.

Этикетки со штрихкодом и адресом печатают через помощник печати этикеток и ценников: он есть в разделе работы со складом и позволяет выбрать шаблон, формат наклейки и принтер. Шаблон этикетки можно настроить под свою ленту — размер поля и состав полей (наименование, артикул, адрес, трек-номер).

Зоны, маршруты и график доставки

Когда заказов много, доставку планируют не по одному адресу, а рейсами. Для этого в блоке управления доставкой заводят зоны доставки и формируют задания на перевозку.

Зона доставки — это территория с общими условиями: цена, срок, перевозчик. Логика настройки:

1. Разбейте территорию на зоны по принципу «одинаковая цена и срок» — город, пригород, область.
2. Для каждой зоны укажите стоимость и плановый срок (сегодня, следующий день, 2–3 дня).
3. Привяжите к зоне способ доставки — свой курьер или конкретная ТК.

Задание на перевозку собирает несколько заказов одной зоны и одного дня в единый рейс. В нём видно адреса, вес, объём и последовательность точек — по этому списку курьер строит маршрут. 1С не прокладывает дорогу по карте сама; последовательность точек в рейсе менеджер задаёт вручную или по порядку адресов.

График доставки удобно вести по интервалам: утро (с 9 до 14) и вечер (с 14 до 20). Интервал фиксируют в заказе, чтобы он попал в накладную и в заявку перевозчику.

Статус задания меняется по ходу выполнения: «запланировано» → «в работе» → «выполнено». Для отправлений через сервис статус подтягивается от перевозчика по трек-номеру, поэтому не нужно звонить в ТК, чтобы узнать, где посылка. По закрытым заданиям видно, какие адреса не доставлены и что переносится на следующий день.

Контроль расходов на доставку и отчёты

Доставка — это и выручка (с покупателя), и затраты (своему курьеру или перевозчику). Чтобы она не съедала прибыль незаметно, разведите эти суммы в учёте.

Что контролировать:

• выручка от услуги доставки — сумма по номенклатуре-услуге в продажах;
• затраты на перевозчиков — акты транспортных компаний; в бухгалтерском учёте такие расходы на продажу собирают на счёте 44;
• стоимость собственной доставки — зарплата курьеров, ГСМ, амортизация транспорта.

Сравнение этих величин по периодам показывает, доплачиваете вы за доставку или зарабатываете на ней. В УТ смотрите отчёты раздела продаж с отбором по услуге доставки; выручку и затраты по перевозчику можно развернуть по аналитике, если вы ведёте расходы в разрезе транспортных компаний.

Для интернет-магазина полезно сверять долю доставки в чеке: если она стабильно выше 10–15%, стоит пересмотреть тарифы или перейти на бесплатную доставку от суммы заказа, подняв минимальный чек.

Отдельная история — наложенный платёж. Когда покупатель платит перевозчику при получении, деньги возвращаются к вам реестром через несколько дней и обычно за вычетом комиссии ТК. Сверяйте этот реестр с отгрузками: сумма по каждому отправлению должна совпасть с заказом, а комиссию перевозчика относите на расходы на продажу. Если деньги по доставленному заказу не пришли в срок, это первый сигнал запросить у перевозчика статус отправления.

Типичные ошибки при настройке доставки

Отдельно про обмен с сайтом: если способ доставки с сайта приходит текстом, которого нет в справочнике 1С, заказ либо не загрузится, либо доставка в нём будет пустой. Заранее сопоставьте названия способов доставки на сайте и в 1С — один к одному.

Частые вопросы