Доверенность на получение ТМЦ по форме М-2: оформление, печать и контроль в 1С:Бухгалтерии 8.3

Доверенность М-2 в 1С:Бухгалтерии 8.3 делают документом «Доверенность»: Покупки → Доверенности, кнопка Создать. В нём указывают сотрудника, поставщика, срок действия и список ценностей, затем печатают бланк кнопкой Печать. Быстрее всего создать доверенность из счёта поставщика: Создать на основании → Доверенность, и строки товаров перенесутся сами.

Документ не формирует проводок, это только печатная форма с учётом выданных бланков. Поэтому основная работа — один раз правильно заполнить справочники. Тогда паспорт сотрудника, банковский счёт и подписи руководителя подставятся без ручного ввода. Ниже речь о БП 3.0 с интерфейсом «Такси».

Что заполнить в 1С до первой доверенности

Бланк М-2 тянет данные из четырёх мест. Если хотя бы одно пустое, в печатной форме останется прочерк, и склад поставщика бланк может не принять.

Карточка организации

Откройте Главное → Организации и проверьте:

• 🏢 полное наименование, ИНН, КПП и адрес — они идут в шапку бланка;
• 🏦 основной банковский счёт — на бланке есть строка «Счёт №» с банком;
• ✍️ ответственные лица — руководитель и главный бухгалтер. Их задают по ссылке Подписи в карточке организации, с датой, с которой человек вступил в должность.

Сотрудник, которому выдаёте доверенность

Получатель выбирается из справочника «Физические лица». В карточке физлица должно быть заполнено удостоверение личности: вид документа, серия, номер, кем и когда выдан. Эти данные печатаются в строке «Паспорт» бланка.

Для работы с доверенностью не нужно, чтобы человек был принят на работу в программе. Но на практике доверенность выдают своему работнику, поэтому проверьте, что ФИО в справочнике совпадает с паспортом буква в букву.

Поставщик

Контрагент — организация, у которой будут получать ценности. Выберите его из справочника «Контрагенты». Если с поставщиком заключён договор, его можно указать в документе — тогда реквизиты договора уйдут в строку «На получение от … по документу».

Создаём доверенность М-2: три способа

Способ 1. На основании счёта поставщика

1. Откройте Покупки → Счета от поставщиков и найдите нужный счёт.
2. Нажмите Создать на основании и выберите Доверенность.
3. Проверьте, что поставщик и строки табличной части перенеслись.
4. Укажите физическое лицо, которому выдаётся доверенность.
5. Заполните поле «Действительна по» — дату окончания срока.
6. Нажмите Провести и закрыть.

Если счёт не внесён в 1С, его стоит внести хотя бы ради этого: при расхождении по количеству позже проще разбираться, на какой документ получали груз.

Способ 2. Вручную из списка

1. Перейдите в Покупки → Доверенности, нажмите Создать.
2. В шапке выберите организацию (если их несколько), получателя и контрагента.
3. Дата документа — день выдачи. Номер программа присвоит при записи.
4. В табличной части добавьте строки ценностей: наименование, единицу измерения и количество.
5. Количество прописью на бланке печатается автоматически, отдельно его вводить не нужно.
6. Нажмите Провести.

Способ 3. Копированием

В списке доверенностей выделите похожий документ и нажмите F9 или кнопку копирования. Новая доверенность получит текущую дату и следующий номер. Обязательно проверьте срок действия: он скопируется вместе со старым значением, и бланк окажется просроченным сразу после печати.

Разовая доверенность или на период

Доверенность М-2 можно выдать на одну поставку или на регулярное получение у одного поставщика в течение срока. Во втором случае в табличной части пишут не конкретные позиции, а группы ценностей, которые сотрудник будет забирать, например «канцелярские товары» или «упаковочные материалы».

Доверенность на период удобна, когда водитель забирает товар у одного оптовика несколько раз в неделю. Но поставщик вправе потребовать разовую доверенность на каждую отгрузку, это решается в договоре поставки.

Приёмы, о которых часто забывают

• 🔢 Нумерация. Номер идёт по организации в пределах года. Если до 1С доверенности выписывали вручную, не правьте номер в каждом документе. Создайте одну доверенность и задайте вручную последний номер «с бумаги», дальше счётчик продолжит с него.
• 📦 Табличная часть без номенклатуры. Если поставщик отгружает разовую позицию, которой нет в справочнике, её не обязательно заводить в номенклатуру ради доверенности. Достаточно текстового наименования в строке.
• 🧾 Общая формулировка. Когда точный перечень неизвестен, допустима строка вроде «Товарно-материальные ценности по счёту № 125 от 14.03» с прочерком в количестве. Но часть поставщиков такие бланки не принимает — уточните у них заранее.

Печать бланка М-2 и чем он отличается от М-2а

В открытой доверенности нажмите Печать и выберите форму доверенности. Перед выводом на принтер откройте предпросмотр: проверьте паспорт, срок и строку подписей.

Формы М-2 и М-2а утверждены постановлением Госкомстата № 71а. Отличие между ними практическое:

С 2013 года унифицированные формы не обязательны: организация вправе утвердить свой бланк в учётной политике, если в нём есть обязательные реквизиты первичного документа. На деле поставщики привыкли к М-2, поэтому стандартную печатную форму из 1С используют почти все.

Подпись и печать

Доверенность от имени организации подписывает руководитель или другое лицо, которому это право дано учредительными документами или другой доверенностью. Печать с 2014 года не обязательна. Если в организации печать есть и поставщик требует оттиск, его ставят на место «М.П.».

Образец подписи получателя ставится на бланке в его строке. Без этой подписи склад поставщика вправе отказать в выдаче.

Срок действия и отметка о получении ценностей

1С не закрывает доверенность сама и не напоминает о сроке. Контроль строят через список документов.

Как найти просроченные и неиспользованные доверенности

1. Откройте Покупки → Доверенности.
2. Отсортируйте список по сроку действия щелчком по заголовку колонки. Если колонки нет, добавьте её через Ещё → Изменить форму.
3. Всё, что выше сегодняшней даты в порядке сортировки, уже просрочено.
4. Сравните найденные доверенности с поступлениями от тех же поставщиков за период.

Если поступления по доверенности нет, а срок истёк, у сотрудника нужно забрать бланк. Испорченный или неиспользованный бланк перечёркивают и хранят вместе с корешком.

Пример из практики

Доверенность № 47 выдана 3 марта сроком по 17 марта на получение 120 коробок бумаги по счёту поставщика. Водитель забрал 80 коробок 10 марта, остальные 40 поставщик обещал отгрузить позже.

Если вторая отгрузка состоится до 17 марта, водитель едет с тем же бланком: поставщик отметит на нём частичное получение. Если отгрузку перенесли на 20 марта, бланк № 47 сдают в бухгалтерию, а на остаток в 40 коробок выписывают новую доверенность с другим номером и новым сроком.

Связь доверенности с поступлением

Когда товар пришёл, оформите Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Сам документ поступления никак не меняет статус доверенности. Отметку об использовании делают так, как принято в организации:

• ✅ на бумаге — в журнале учёта доверенностей ставят дату и номер полученной накладной;
• 📎 в 1С — номер накладной вносят в комментарий доверенности, чтобы в списке было видно, что она использована.

Не выдавайте новую доверенность на тот же счёт, пока не сдан или не погашен предыдущий бланк. Две действующие доверенности на одну поставку — повод для споров при недостаче.

Ответственность за полученные ценности

Пока ценности не сданы на склад, отвечает за них сотрудник, который получил их по доверенности. Если работа связана с регулярным получением ТМЦ, с ним обычно заключают договор о полной материальной ответственности. Это делают в кадровом порядке, в самой доверенности такой договор не отражается.

Электронная доверенность вместо бланка М-2

Бумажная М-2 и машиночитаемая доверенность (МЧД) решают разные задачи. Их часто путают.

Формат МЧД утверждает ФНС, оператор ЭДО его не меняет. С 1 сентября 2023 года сотрудник, подписывающий документы своей КЭП физлица от имени компании, должен иметь МЧД.

Где МЧД в 1С

В БП 3.0 машиночитаемые доверенности ведут в разделе Администрирование → Обмен электронными документами, в настройках 1С-ЭДО. Там создают доверенность, указывают сотрудника и полномочия, подписывают КЭП руководителя и отправляют на регистрацию. После регистрации МЧД прикрепляется к подписи сотрудника при отправке документов.

Если сотрудник подписывает электронную УПД при приёмке товара, бумажная М-2 для этой поставки обычно не нужна. Но если он едет за грузом лично и склад поставщика работает с бумагой, нужна обычная доверенность.

Когда бланк возвращают и что исправить в 1С

Важное правило про исправления: если доверенность уже отдана сотруднику, не меняйте в ней получателя, срок или перечень. Испорченный бланк аннулируют, а в 1С делают новый документ. Иначе в базе будет одно, а у поставщика на руках другое.

Частые вопросы