Доверенность на получение ТМЦ в 1С: от черновика до печати М-2

Доверенность на получение ценностей в 1С 8.3 делается отдельным документом «Доверенность». В Бухгалтерии 3.0 он лежит в разделе Покупки → Доверенности: нажимаете «Создать», указываете сотрудника, поставщика и срок, заполняете список товаров и печатаете форму М-2 или М-2а.

Под «1С 11» обычно имеют в виду либо Бухгалтерию предприятия на платформе 8.3, либо Управление торговлей 11 и родственные ей Комплексную автоматизацию и ERP. Логика документа везде одна, отличается только раздел, где он находится, а состав печатных форм — в меню «Печать» конкретной базы.

Подготовка базы перед оформлением доверенности

Документ подтягивает данные из справочников. Если они пустые, печатная форма выйдет с пропусками, и её придётся заполнять от руки.

Проверьте четыре вещи:

• 🏢 Организация. В карточке (Главное → Организации) должны быть заполнены ИНН, КПП, адрес и основной банковский счёт. Счёт попадает в строку «Счёт №… в банке…» на бланке.
• ✍️ Ответственные лица. Руководитель и главный бухгалтер указываются в карточке организации, в разделе подписей (ссылка «Ответственные лица» или «Подписи»). Без них внизу бланка останутся пустые расшифровки.
• 👤 Физическое лицо получателя. Доверенность выдаётся физлицу из справочника «Физические лица». В его карточке нужны паспортные данные: серия, номер, кем и когда выдан. Именно они печатаются в строке «Паспорт».
• 🚚 Контрагент-поставщик. Должен быть в справочнике «Контрагенты» с полным наименованием. Если поставщик новый, создайте его заранее, через поле документа это неудобно.

Где в 1С найти и как создать доверенность

Путь зависит от конфигурации:

Если в вашем интерфейсе пункта не видно, наберите «довер» в поле поиска по меню (лупа на панели разделов) — команда найдётся. Иногда её просто скрыли через настройку панели навигации.

Создание с нуля

1. Откройте список доверенностей.
2. Нажмите «Создать».
3. Номер и дату программа подставит сама. Номер растёт по порядку в пределах года и организации, менять его без нужды не стоит.
4. Заполните шапку (о полях — в следующем разделе) и табличную часть.
5. Нажмите «Провести и закрыть» или сначала «Записать», если будете ещё печатать.

Создание на основании счёта поставщика

Удобнее делать доверенность из входящего счёта. В Бухгалтерии откройте документ Покупки → Счета от поставщиков, нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Доверенность».

Что получите сразу:

• ✅ контрагент и договор переносятся из счёта;
• ✅ номенклатура, единицы и количество заполняются по строкам счёта;
• ✅ в поле документа-основания попадает номер и дата счёта — на бланке это строка «На получение от… материальных ценностей по…».

Остаётся выбрать физлицо и срок действия. Это экономит ввод и исключает расхождение в наименованиях между счётом и доверенностью.

Какую форму выбрать: М-2 или М-2а

Обе формы утверждены постановлением Госкомстата № 71а. С 2013 года, после вступления в силу закона № 402-ФЗ, унифицированные формы не обязательны: организация может работать на своей форме, если в ней есть все обязательные реквизиты первичного документа. На практике поставщики привыкли к М-2, поэтому её и печатают в большинстве случаев.

Форма выбирается не в самом документе, а при печати: в меню кнопки «Печать» перечислены доступные варианты. Если нужна своя форма, её подключают как дополнительную внешнюю печатную форму, документ при этом не меняют.

Заполнение реквизитов и товарной части доверенности

Шапка документа

Срок ставьте реальный. В Гражданском кодексе доверенность без указанного срока действует год, но для разового получения товара это лишнее. Типичная практика — 10–15 календарных дней: достаточно, чтобы забрать груз, и мало, чтобы бланком воспользовались повторно.

Табличная часть «Товары»

Каждая строка — одна позиция, которую человек имеет право получить:

1. В колонке номенклатуры выберите позицию из справочника или впишите наименование текстом, если товар новый и карточки пока нет.
2. Укажите единицу измерения: штуки, килограммы, упаковки — как в счёте поставщика.
3. Проставьте количество.

Количество печатается прописью — так требует форма, программа делает это сама. Сумм в доверенности нет: она подтверждает полномочия на получение, а не стоимость.

Проведение

Доверенность не формирует проводок и не влияет на остатки. Проведение фиксирует факт выдачи, и документ попадает в отборы и журнал как действующий. Непроведённую доверенность лучше не печатать — в списке она выглядит как черновик и легко теряется.

Разовая или долгосрочная доверенность: как сделать в 1С каждую

Форма М-2 рассчитана на разовое получение по конкретному документу. Но бывает, что один экспедитор каждую неделю забирает товар у постоянного поставщика. Выписывать по бланку на каждую поездку долго, и тут есть два пути.

Для варианта «на период» в товарной части перечислите группы номенклатуры, которые сотрудник вправе получать, и предельное количество. Слишком общая формулировка вроде «товары по договору» многих поставщиков не устроит — они сверяют позиции с накладной.

Печать и подписание доверенности

1. Откройте проведённый документ.
2. Нажмите «Печать» и выберите нужную форму.
3. Проверьте предпросмотр: ФИО, паспорт, поставщик, основание, товары прописью.
4. Если строки не помещаются, уменьшите масштаб в настройках печати табличного документа или распечатайте приложение с товарами на обороте.
5. Распечатайте и передайте на подпись.

Кто ставит подписи:

• 🖊️ получатель — образец своей подписи в отведённой строке, при выдаче;
• 🖊️ руководитель организации или лицо по его доверенности;
• 🖊️ главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо.

Печать нужна, только если её использование закреплено в уставе: с 2015 года хозяйственные общества вправе работать без печати. Многие поставщики всё равно просят оттиск — уточните заранее, чтобы водитель не уехал ни с чем.

Пустые строки в перечне товаров прочеркните до выдачи. Иначе в бланк можно дописать что угодно, а ответственность за полученное ляжет на вашу организацию.

Доверенность для ЭДО — это другое

Если поставщик работает через ЭДО и товар принимается электронной накладной, бумажная М-2 не нужна. Право подписи в этом случае подтверждает машиночитаемая доверенность (МЧД) по формату ФНС. Она оформляется в 1С отдельно, в настройках электронного документооборота, и с документом «Доверенность» на получение ТМЦ не связана.

Учёт выданных доверенностей и контроль сроков

Список документов в 1С по сути и есть журнал доверенностей. Чтобы он работал как журнал, а не как свалка, настройте его.

Что видно в списке

Через «Ещё → Изменить форму» добавьте колонки, если их нет: «Действительна по», «Физическое лицо», «Контрагент». Тогда в одном окне видно, кому, на что и до какого числа выдано.

Как найти просроченные и открытые

• 📅 Установите отбор по колонке «Действительна по» меньше текущей даты — получите все истёкшие.
• 🔎 Сгруппируйте по физлицу — сразу видно, у кого на руках несколько незакрытых бланков.
• 🧾 Сверяйте с поступлениями. Раз в месяц сопоставьте список доверенностей с документами поступления по тому же поставщику и счёту. Доверенность, по которой поступления нет, а срок истёк, — кандидат на возврат бланка.

Что делать с неиспользованной доверенностью

Если товар не получен, а срок истёк, сотрудник возвращает бланк. Его не уничтожают, а хранят вместе с корешками, как бланк строгой отчётности по внутреннему порядку. Документ в базе пометьте на удаление или оставьте с комментарием «не использована, возвращена».

Если доверенность нужно отменить досрочно, это отзыв. По Гражданскому кодексу о нём уведомляют того, кому выдана доверенность, и поставщика. В 1С достаточно изменить срок в документе на дату отзыва и записать комментарий: так она уйдёт в отбор просроченных.

Частые ошибки при оформлении доверенности в 1С

Частые вопросы