Как оформить водителю доверенность на получение ТМЦ в 1С

Доверенность на водителя в 1С оформляют через раздел Покупки → Доверенности — отдельного документа «Доверенность на водителя» в программе нет, используется типовой документ по форме М-2 или М-2а. В нём указывают организацию, физическое лицо (водителя), поставщика, основание и перечень товарно-материальных ценностей, которые водитель вправе получить.

Частое заблуждение: бухгалтер ищет доверенность в кадровом или зарплатном блоке, потому что речь о сотруднике. На деле это документ учёта расчётов с поставщиками — он нужен, чтобы водитель мог получить груз у контрагента по накладной, а не для оформления трудовых отношений.

Ниже — как создать и заполнить бланк в 1С:Бухгалтерии 3.0, чем отличаются формы М-2 и М-2а, как распечатать, подписать и что делать с неиспользованной доверенностью.

Что подготовить до оформления

Перед созданием документа убедитесь, что в базе заполнены все реквизиты, иначе печатная форма выйдет с пустыми полями.

• 🏢 Организация — реквизиты в Главное → Организации: полное наименование, ИНН, КПП, адрес. Эти данные попадают в шапку бланка.
• 👤 Водитель — физическое лицо в справочнике Справочники → Физические лица (или через Зарплата и кадры). Нужны ФИО полностью, серия и номер паспорта, кем и когда выдан. Без паспортных данных форма М-2 заполнится не до конца.
• 🤝 Поставщик — контрагент в справочнике Справочники → Контрагенты, у которого водитель получает ценности.
• 📄 Документ-основание — счёт, договор или накладная, по которым отпускается груз. В бланке это графа «по наряду (счёту)».
• 📦 Перечень ТМЦ — номенклатура и количество того, что водитель заберёт. Позиции берутся из справочника Справочники → Номенклатура.

Где находится документ и как его создать

Откройте список: Покупки → Доверенности. Если пункта в разделе не видно, проверьте настройку интерфейса — список называется «Доверенности» и относится к блоку закупок.

Порядок создания:

1. Нажмите «Создать» — откроется новый документ.
2. В поле «Организация» выберите свою компанию (если она в базе одна, подставится автоматически).
3. В поле «Физическое лицо» укажите водителя. Программа подтянет его паспортные данные из карточки.
4. В поле «Контрагент» (поставщик) выберите того, у кого забирают груз.
5. Заполните основание — реквизиты счёта, договора или наряда.
6. Укажите дату документа и срок действия доверенности.

По сроку опирайтесь на ст. 186 ГК РФ: если конкретную дату окончания не указать, доверенность действует один год со дня выдачи. Разумно ставить срок под конкретную поставку — от нескольких дней до месяца, чтобы просроченным бланком нельзя было воспользоваться повторно.

Номер доверенности 1С присваивает автоматически в сквозной нумерации. Если ведёте отдельный бумажный журнал учёта, следите, чтобы номера в программе и журнале не расходились.

Проведённый документ бухгалтерских проводок не формирует. Доверенность — это разрешительный, а не учётный документ: она фиксирует право водителя получить ценности, но на счета ничего не ставит. Движения по счетам появятся позже, когда вы оприходуете поступление товаров от поставщика отдельным документом. Поэтому не ищите в доверенности ни счетов учёта, ни сумм — их там и не должно быть.

Как заполнить перечень ценностей к получению

В табличной части документа перечисляют то, что водитель вправе получить. Это и есть «товарная часть» бланка.

1. В таблице нажмите «Добавить».
2. Выберите позицию из справочника «Номенклатура».
3. Укажите количество и единицу измерения.
4. Повторите для каждой позиции.

Перечень в доверенности должен соответствовать тому, что реально отпускает поставщик по счёту или накладной. Если водитель получит больше или сверх списка — расхождение всплывёт при приёмке и оприходовании.

Про суммы частый вопрос: в унифицированной форме М-2 денежных граф нет. Таблица содержит наименование ценностей, единицу измерения и количество — стоимость в бланк не выводится. Поэтому «заполнение суммовых показателей» здесь не требуется; ценность подтверждается количеством и наименованием, а цена фигурирует уже в накладной поставщика.

Количество в унифицированной форме традиционно пишут прописью — 1С подставляет его в печатную форму автоматически, вручную дублировать не нужно.

Единицу измерения берите из карточки номенклатуры: если у позиции указаны штуки, а поставщик отгружает коробками, расхождение собьёт приёмку. Поправьте единицу в справочнике заранее, а не в момент выдачи бланка.

Если по одному счёту водитель едет за разнородным грузом, перечислите все позиции в одной таблице — отдельную доверенность на каждую номенклатуру оформлять не нужно. А вот разные поставщики требуют разных доверенностей: один бланк действует в адрес одного контрагента.

Печать: форма М-2 или М-2а

Готовый документ проведите кнопкой «Провести», затем нажмите «Печать». Программа предложит две унифицированные формы — обе утверждены Постановлением Госкомстата № 71а от 30.10.1997.

Если ваша компания получает грузы от поставщиков постоянно и выписывает доверенности пачками, удобнее М-2а плюс журнал учёта. Для разовой поездки водителя за товаром достаточно М-2.

Проверьте перед печатью: наименование организации, ФИО и паспорт водителя, наименование поставщика, перечень ценностей и срок. Пустые поля в печатной форме — признак незаполненной карточки физлица или реквизитов организации.

Подпись, выдача и образец подписи водителя

Подписанный и выданный бланк — это документ, по которому поставщик отпустит груз именно этому водителю.

На форме М-2/М-2а должны стоять:

• 🖊 подпись руководителя организации;
• 🖊 подпись главного бухгалтера;
• 🖊 образец подписи самого доверенного лица (водителя) — его заполняют от руки в специальной строке. Без образца подписи поставщик вправе не принять доверенность.

Печать организации ставят, если компания её использует. Выдавая бланк водителю, сверьте паспорт: данные в доверенности и в документе должны совпадать до буквы, иначе на приёмке груз не отдадут.

У индивидуального предпринимателя главного бухгалтера может не быть — тогда за обе подписи расписывается сам ИП. В настройках организации в 1С для этого достаточно оставить поле главного бухгалтера незаполненным, и строка в печатной форме не будет требовать второй подписи.

Отдельно про электронную доверенность. Машиночитаемая доверенность (МЧД) нужна, чтобы подписывать документы от имени организации в системах электронного документооборота. К физическому получению груза у поставщика она отношения не имеет — для этого по-прежнему оформляют бумажный бланк М-2 или М-2а, который водитель предъявляет на складе.

Возврат и аннулирование неиспользованной доверенности

Если поездка сорвалась или водитель не забрал груз, доверенность нужно вернуть и погасить, а не оставлять «на всякий случай».

Порядок на практике:

1. Водитель возвращает неиспользованный бланк в бухгалтерию.
2. В журнале учёта доверенностей (при форме М-2а) в графе отметок о выполнении поручения делают запись «не использована».
3. Испорченный или неиспользованный бланк гасят надписью «аннулировано» и хранят вместе с корешком.

Отдельный случай — утерянный бланк. Если водитель потерял доверенность, по которой груз ещё не получен, её безопаснее отменить: уведомить поставщика, что документ недействителен, и выписать новую. Пока срок не истёк, найденный посторонними бланк формально позволяет получить ваш груз, и отвечать за это будет организация.

В самой базе 1С отдельной кнопки «аннулировать» у документа нет. Если доверенность создана ошибочно и груз по ней не отпускался, поставьте документу пометку на удаление (Ещё → Пометить на удаление), а затем удалите через Администрирование → Удаление помеченных объектов. Если бланк уже выдавался на руки, документ в базе лучше сохранить — он подтверждает факт выдачи.

Юридически доверенность можно отменить и досрочно — по ст. 188 и 189 ГК РФ. На практике для разовой доверенности на водителя достаточно вернуть и погасить бланк: пока он на руках, формально сохраняет силу до окончания срока.

Журнал учёта доверенностей и сроки хранения

При работе по форме М-2а организация обязана вести журнал учёта выданных доверенностей — этого требует Постановление Госкомстата № 71а. Журнал нумеруют, прошнуровывают и заверяют подписью и печатью.

В журнале фиксируют по каждой доверенности:

• 📌 порядковый номер и дату выдачи;
• 📌 срок действия;
• 📌 ФИО и должность доверенного лица (водителя);
• 📌 наименование поставщика и реквизиты счёта-основания;
• 📌 отметку о выполнении поручения — получен груз или бланк возвращён.

При форме М-2 отдельный журнал не обязателен: контроль идёт по отрывным корешкам, которые остаются в бухгалтерии. Но если доверенностей много, журнал удобнее корешков в любом случае.

Выданные и погашенные доверенности — это первичные документы. Хранить их нужно не менее пяти лет: такой срок задают ст. 29 ФЗ-402 и налоговое законодательство для документов бухгалтерского и налогового учёта. Отсчёт идёт с года, следующего за годом, в котором документ последний раз использовался в отчётности.

Частые ошибки при оформлении

Короткий разбор того, из-за чего поставщик чаще всего разворачивает водителя.

• ❌ Не заполнены паспортные данные водителя. Карточка физлица пустая — значит, и в бланке реквизиты не встанут. Заполните паспорт до создания доверенности.
• ❌ Перечень ТМЦ не совпадает с накладной. Водитель приехал за десятью коробками, в доверенности пять — получит только пять. Сверяйте список со счётом.
• ❌ Нет образца подписи доверенного лица. Строку заполняют от руки; без неё документ недействителен.
• ❌ Истёк срок. Бланк с прошедшей датой окончания поставщик не примет, даже если груз давно готов к отгрузке. Ставьте срок с небольшим запасом под конкретную поставку и следите за датой выезда.
• ❌ Перепутаны формы. Для разовой выдачи — М-2, для потоковой — М-2а с журналом. При массовой выписке по М-2 корешки быстро превращаются в путаницу.