Как оформить доверенность на получение товара в 1С:УНФ

Документ «Доверенность» в 1С:УНФ находится в разделе Закупки. Он формирует печатный бланк по форме М-2 — тот самый, по которому ваш сотрудник получает товар или материалы у поставщика. Создать доверенность можно с нуля или на основании заказа поставщику.

Чтобы бумага имела силу, обязательны только два реквизита — дата выдачи и подпись руководителя. Доверенность без даты выдачи ничтожна (статья 186 ГК РФ). Перечень ценностей, срок и документ-основание добавляются из карточки документа за пару минут.

Где в программе лежат доверенности

Откройте раздел Закупки в левой панели — журнал доверенностей расположен в блоке документов закупки. Если команды в панели не видно, добавьте её через настройку навигации раздела (шестерёнка → «Настройка навигации») либо проверьте, что в Настройки → Закупки включён нужный функционал.

Форма М-2 — унифицированный бланк из постановления Госкомстата № 71а. Он нужен, когда представитель фирмы забирает ТМЦ со склада поставщика или от перевозчика, а получение оформляется не на самого директора. Без доверенности кладовщик поставщика вправе товар не выдать: ему нужно подтверждение, что человек действует от имени покупателя и имеет право расписаться в накладной.

Есть два близких бланка, и программа умеет печатать оба:

• 📄 М-2 — с отрывным корешком, который остаётся в бухгалтерии для регистрации. Подходит, когда доверенности выписываются эпизодически.
• 📄 М-2а — без корешка, учёт ведётся в отдельном журнале. Её применяют там, где получение по доверенности поставлено на поток.

Что проверить до выписки

Бланк М-2 собирается из справочников, поэтому заранее заполните данные — иначе в печатной форме появятся пустые места, и поставщик вправе товар не отдать.

Проверьте перед созданием документа:

• 🏢 Реквизиты организации — ИНН, КПП, адрес, расчётный счёт. Их берут из карточки в разделе Компания → Реквизиты организации.
• 👤 Карточку сотрудника — того, на кого выписывается доверенность. В справочнике сотрудников должны быть заполнены ФИО и паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан). Эти сведения печатаются в М-2 обязательно.
• 🤝 Поставщика — контрагент, от которого получаете ценности, должен быть заведён в справочнике контрагентов.
• 📑 Документ-основание — номер и дата счёта, заказа или наряда, по которому отпускается товар.

Создание доверенности: пошагово

Самый прямой путь — создать документ вручную в журнале доверенностей.

1. В разделе Закупки откройте список доверенностей и нажмите Создать.
2. В поле организации выберите вашу фирму (если в базе их несколько; при одной — поле подставится само).
3. Укажите сотрудника, которому выдаёте доверенность. Программа подтянет его паспортные данные из карточки.
4. Выберите контрагента — поставщика, у которого представитель будет получать ценности.
5. Заполните документ-основание: номер и дату счёта или заказа. В печатной форме эта строка звучит как «для получения по…».
6. Задайте срок действия — дату, по которую доверенность действительна (подробнее ниже).
7. В табличной части перечислите, что именно получает сотрудник.
8. Проведите документ кнопкой Провести или Провести и закрыть.

Если закупка уже оформлена заказом поставщику, доверенность удобно создать из него — откройте заказ и воспользуйтесь командой Создать на основании, если она доступна. Тогда контрагент, основание и часть номенклатуры перенесутся автоматически, и останется проверить срок и сотрудника.

Перечень ценностей и срок действия

Табличную часть заполняют построчно: наименование из справочника номенклатуры, единица измерения и количество. В печатном бланке М-2 перечень попадает на оборотную сторону, а количество выводится ещё и прописью — так требует форма.

Если нужной позиции в справочнике ещё нет, её заводят прямо из строки табличной части, не прерывая оформления документа. Единицу измерения берите ту, в которой поставщик отпускает товар — штуки, килограммы, метры: по доверенности и по факту получения они должны совпадать.

Указывайте то количество, которое реально получаете. Если по счёту идёт 100 единиц, а по факту берёте 60, лучше впишите 60: по доверенности отпустят не больше заявленного. Когда точный перечень заранее неизвестен, в бланке допускается общая формулировка вида «товарно-материальные ценности по счёту №…» — её вписывают одной строкой.

Срок действия — отдельный момент, где часто ошибаются:

• Если срок не указан вовсе, по статье 186 ГК РФ доверенность действует один год со дня выдачи.
• На практике доверенность М-2 выписывают на 10–15 дней — под конкретную поставку. Это не требование закона, а сложившийся обычай: разовую доверенность не держат «про запас».
• Поле срока в документе — это дата, по которую бумага действительна. Доверенность с истёкшим сроком поставщик принимать не обязан.

Печать бланка М-2

Когда документ заполнен и проведён, нажмите Печать в верхней командной панели и выберите пункт с формой М-2. Программа соберёт бланк: шапку с реквизитами организации, данные сотрудника с паспортом, поставщика, основание и перечень ТМЦ.

Перед тем как отдать лист представителю, проверьте по печатной форме:

• 🔢 количество прописью совпадает с цифрами в таблице;
• ✍️ есть образец подписи сотрудника (её ставят от руки при выдаче);
• 🖊️ предусмотрено место для подписи руководителя.

Подпись главного бухгалтера на современном бланке М-2 не является обязательной — достаточно подписи руководителя. Печать организации ставят по обычаю; с 2016 года ООО и АО вправе работать без печати, если она не предусмотрена уставом, но многие поставщики по-прежнему просят оттиск.

Учёт и аннулирование доверенностей

Все выданные доверенности остаются в журнале раздела Закупки. Там видно номер, дату, сотрудника и поставщика — это и есть книга учёта выданных доверенностей, которую требует форма.

Нумерация ведётся автоматически и сквозным порядком в пределах организации и года. Отдельно заводить бумажный журнал не нужно — его роль выполняет список документов, который при необходимости выводится на печать или в отчёт.

Доверенность — это первичный документ, и корешки М-2 вместе с данными в базе хранят наравне с остальной первичкой: не менее пяти лет (статья 29 № 402-ФЗ). Удалять проведённые доверенности из базы до истечения этого срока не стоит, даже если товар давно получен.

Доверенность не нужна, когда ценности получает сам руководитель — он действует от имени фирмы без неё, достаточно паспорта и печати в накладной. Не требуется она и при самовывозе по электронным документам, если поставщик идентифицирует покупателя иначе.

Что делать с доверенностью после получения товара:

1. По факту получения оформите приходную накладную от этого поставщика — она и подтверждает, что доверенность отработана.
2. Корешок бланка М-2 (если печатали именно её) остаётся в бухгалтерии с отметкой о получении.
3. Неиспользованную доверенность, по которой товар не забрали, представитель обязан вернуть. В программе такой документ отзывают — отменяют проведение или ставят пометку на удаление, чтобы он не числился действующим.

Если доверенность нужно аннулировать досрочно (сотрудник уволился, поставка отменена), достаточно не выдавать её на руки и отозвать в программе. Отдельного документа «аннулирование» для М-2 не требуется — по статье 188 ГК РФ доверие прекращается в том числе по воле выдавшего.

Типичные ошибки и как их исправить

Большинство проблем с доверенностью всплывает не в программе, а у поставщика — когда представитель уже приехал за товаром. Причина почти всегда в данных, которые не заполнили заранее.

Разберём ситуации, с которыми сталкиваются чаще всего, и что проверить в каждой:

Отдельно стоит следить за нумерацией. Если доверенности выписывают из нескольких рабочих мест, сквозной порядок номеров программа держит сама — вручную править номер не нужно, иначе появятся дубли.

Частые вопросы