Формирование и сдача отчёта ЕФС-1 в программах 1С

Отчёт ЕФС-1 собирается в разделе Отчётность, справки → 1С-Отчётность: там создаётся единая форма с нужными подразделами, а кадровая часть (подраздел 1.1) формируется автоматически при проведении приёмов, увольнений и переводов. ЕФС-1 — это единая форма сведений для СФР (Социальный фонд России, объединивший с 2023 года ПФР и ФСС). Она заменила четыре прежних отчёта: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС.

Хитрость формы в том, что она не сдаётся целиком и в один срок. Каждый подраздел живёт своей жизнью: один — на следующий рабочий день после приказа, другой — раз в год, третий — поквартально. В 1С это разведено по разным рабочим местам, и путаница со сроками — главная причина штрафов. Ниже — как заполнить и отправить каждую часть правильно.

Из чего состоит форма и что готовим заранее

ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух больших разделов.

• 📄 Раздел 1 — сведения о трудовой деятельности, стаже и дополнительных взносах. Внутри него подразделы:
  • 1.1 — сведения о трудовой деятельности (бывший СЗВ-ТД);
  • 1.2 — сведения о страховом стаже (бывший СЗВ-СТАЖ);
  • 2 — основания для досрочной пенсии (вредные и тяжёлые условия);
  • 3 — дополнительные страховые взносы (бывший ДСВ-3).
• 💰 Раздел 2 — взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (бывший 4-ФСС) с подразделами 2.1, 2.1.1 и 2.3.

Один отчёт за период обычно содержит не все подразделы сразу, а только те, по которым в периоде были данные. Перед первой сдачей проверьте два момента:

1. Актуальный релиз. Формы и форматы СФР периодически меняются. Обновите конфигурацию до актуального релиза через Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы → Обновление версии программы. На старом релизе 1С выгрузит файл в недействующем формате, и приёмный шлюз СФР его отклонит.
2. Подключённую 1С-Отчётность или сторонний оператор ЭДО — через них уходит файл.

Проверяем настройки: регистрация в СФР и реквизиты

Прежде чем формировать отчёт, убедитесь, что в карточке организации заполнены коды фонда. Без них файл либо не выгрузится, либо уйдёт «не на тот» регистрационный номер.

Откройте Настройка → Организации (в ЗУП 3.1) или Главное → Организации (в Бухгалтерии) и проверьте:

• Регистрационный номер в СФР — единый номер страхователя;
• Код подчинённости — нужен для раздела 2 (взносы на травматизм);
• Территориальный орган СФР — отделение, куда сдаётся отчёт.

Отдельно загляните в настройки состава сведений: раздел 2 заполняется, только если организация является плательщиком взносов на травматизм (а это все работодатели с сотрудниками по трудовым договорам). Тариф по классу профессионального риска должен быть указан — от него зависят суммы в разделе 2.

Подраздел 1.1: кадровые события и сроки

Это самая «срочная» часть формы. Подраздел 1.1 сдаётся не по расписанию, а по факту кадрового события.

В ЗУП 3.1 он формируется автоматически: как только вы проводите документ Приём на работу, Увольнение, Кадровый перевод, программа регистрирует сведения для отправки. Собрать и отправить их можно из рабочего места Кадры → Электронные трудовые книжки.

Подраздел 1.1 подают не только по приёму и увольнению. Кадровое мероприятие — это любое из событий:

• приём на работу и увольнение;
• постоянный перевод на другую работу;
• переименование организации;
• установление второй и последующей профессии или квалификации (разряд, класс, категория);
• заключение и прекращение договора ГПХ, по которому платятся взносы;
• подача работником заявления о выборе формата сведений о трудовой деятельности (бумажная книжка или электронные сведения);
• запрет занимать должность по приговору суда.

По каждому из них в подразделе 1.1 указывается код выполняемой функции по ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий) — без него отчёт не примут.

Сроки по подразделу 1.1 жёсткие, за просрочку — штраф по каждому сотруднику. Запомните два горизонта:

Практический порядок:

1. Проведите кадровый документ (приказ о приёме, увольнении, переводе).
2. Откройте Кадры → Электронные трудовые книжки.
3. Нажмите создание сведений ЕФС-1 — программа подтянет непереданные мероприятия.
4. Проверьте мероприятия в табличной части: вид, дату, должность, подразделение.
5. Проведите и отправьте (об отправке — ниже).

Подразделы 1.2, 3 и раздел 2: что сдаём по расписанию

Остальные части формы идут по календарю, и каждая — своим рабочим местом в Отчётность, справки → 1С-Отчётность. Там нажмите Создать, в списке регламентированных отчётов выберите ЕФС-1 и нужный набор подразделов.

Подраздел 1.2 — страховой стаж. Годовой отчёт за всех застрахованных. Срок — не позднее 25 января года, следующего за отчётным. Отдельно (в течение 3 дней) подаётся при оформлении сотруднику пенсии. В отчёт попадают периоды, требующие уточнения стажа: отпуска за свой счёт, периоды без сохранения зарплаты, особые условия труда.

Подраздел 3 — дополнительные взносы (ДСВ). Сдаётся поквартально, если в организации есть сотрудники, уплачивающие добровольные взносы на накопительную пенсию. Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом.

Раздел 2 — взносы на травматизм. Квартальный отчёт нарастающим итогом (бывший 4-ФСС). Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за I кварталом, полугодием, 9 месяцами и годом. Суммы начисленных взносов программа берёт из данных учёта зарплаты, поэтому перед формированием закройте расчёт зарплаты за период.

Внутри раздела 2 несколько подразделов, и программа заполняет их по данным учёта:

• 2.1 — расчёт сумм взносов: база, тариф по классу профессионального риска, начислено и уплачено нарастающим итогом;
• 2.1.1 — заполняется, если в организации есть «выделенные» рабочие места, переданные другому страхователю (например, при аутстаффинге);
• 2.3 — сведения о проведённых медосмотрах и спецоценке условий труда (СОУТ) на начало года.

Тариф по классу риска и скидку/надбавку возьмите из уведомления СФР — программа подставит их в расчёт, если они указаны в настройках взносов.

Проверка данных перед выгрузкой

Перед отправкой прогоните встроенную проверку — она ловит большую часть будущих отказов шлюза.

В открытой форме отчёта нажмите Проверить → Проверить выгрузку. Программа сверит данные с форматом СФР и подсветит ошибки заполнения. Что проверить дополнительно вручную:

• ✅ СНИЛС и ФИО каждого сотрудника совпадают с данными СФР (расхождение — самый частый повод для отказа).
• ✅ Даты мероприятий в подразделе 1.1 не раньше даты приёма и не позже даты увольнения.
• ✅ Код выполняемой функции (ОКЗ) проставлен — он обязателен в сведениях о трудовой деятельности.
• ✅ Суммы раздела 2 идут нарастающим итогом и бьются с расчётом взносов за период.

Если проверка нашла ошибку в данных сотрудника, не правьте отчёт вручную — вернитесь в кадровый документ или карточку физлица, исправьте там и переформируйте отчёт. Правка «поверх» приведёт к расхождению между отчётом и базой при следующей сдаче.

Отдельно сверьте вид мероприятия в подразделе 1.1 с кадровым приказом. Частый случай: сотрудника перевели, но в сведениях мероприятие встало как «Приём» из-за ошибки в кадровом документе. Формат это пропустит — а СФР потом вернёт данные как не соответствующие трудовой книжке. По разделу 2 сверьте итоговую базу взносов с оборотами по начислениям за период: расхождение обычно означает, что часть документов зарплаты не проведена или проведена задним числом после формирования отчёта.

Отправка в СФР и разбор протокола

Отправка идёт из той же формы: кнопка Отправить (при подключённой 1С-Отчётности) или выгрузка файла для стороннего оператора через Выгрузить. Для отправки нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП) организации или руководителя — файл ЕФС-1 подписывается ею. Если подпись истекла, отчёт уйдёт, но фонд его отклонит на этапе проверки сертификата.

После отправки СФР присылает несколько документов. Их статусы отражаются прямо в 1С-Отчётности — ориентируйтесь на них, а не на «отправлено».

Если пришёл отказ, откройте протокол и читайте коды ошибок. Типовые ситуации:

• Несовпадение СНИЛС/ФИО — сверьте данные физлица с тем, что в базе СФР.
• Устаревший формат — обновите релиз и переформируйте.
• Регистрационный номер не найден — проверьте код в карточке организации.

Частые ошибки и как их избежать

Отдельно соберём промахи, которые встроенная проверка не всегда ловит, потому что формально данные корректны.

• 🔸 Пропущен срок по приёму/увольнению. Отчёт по подразделу 1.1 нужно отправить на следующий рабочий день, а не «до 25-го». Это разные сроки для разных событий.
• 🔸 Перевод отправили на следующий день. И наоборот: по переводу спешить не нужно, срок — до 25-го числа следующего месяца. Но и забывать нельзя.
• 🔸 Раздел 2 сформировали до закрытия зарплаты. Суммы взносов подтянутся неполными. Сначала рассчитайте зарплату за период, потом формируйте.
• 🔸 Старые реквизиты ПФР/ФСС в карточке. После объединения в СФР регистрационный номер единый — разнобой даёт отказ.

Частые вопросы