ЕФС-1 в 1С: формирование подразделов, проверка и отправка в СФР

ЕФС-1 в 1С формируется в разделе 1С-Отчётность. В 1С:ЗУП 3.1 путь такой: Отчётность, справки → 1С-Отчётность, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — Отчёты → Регламентированные отчёты. Дальше жмёте Создать, выбираете в списке отчёт ЕФС-1, указываете организацию и период, открываете нужный подраздел и нажимаете Заполнить — программа подбирает сведения по проведённым кадровым документам и начислениям. Это общий путь, а дальше всё зависит от того, какую именно часть формы вы сдаёте.

Единая форма сведений заменила с 2023 года сразу четыре прежних отчёта: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Сдают её в Социальный фонд России — так с 2023 года называется объединённый фонд, в который вошли ПФР и ФСС. У каждого раздела ЕФС-1 свой срок и свой триггер: один подраздел сдают буквально на следующий день после приказа, другой — раз в год. Поэтому первый вопрос перед формированием — не «как заполнить», а «что именно я сдаю сейчас».

С чего начать: обновление конфигурации и настройка перед сдачей

Форма ЕФС-1 и её электронный формат периодически меняются, поэтому начните с релиза. Откройте проверку обновлений и поставьте актуальную версию конфигурации — на старом релизе программа может выгрузить файл в устаревшем формате, и СФР его не примет.

Дальше проверьте три вещи, из-за которых чаще всего прилетает отказ:

• 🧾 Регистрационный номер в СФР у организации заполнен. Смотрите карточку организации, блок с кодами и регистрационными данными в фондах.
• 👤 Персональные данные сотрудников корректны: СНИЛС, ФИО, дата рождения, гражданство. Пустой или неверный СНИЛС — причина отказа номер один.
• ✅ Кадровые документы проведены, а не записаны черновиком. Подраздел 1.1 собирает данные именно из проведённых приказов.

Отдельно убедитесь, что настроена отправка отчётности. Если вы сдаёте через 1С-Отчётность, подключение проверяется в Отчётность, справки → 1С-Отчётность → Настройки. Без действующего сертификата и заявления на подключение отчёт сформируется, но отправить его из программы не выйдет.

Где в 1С открыть ЕФС-1

Отчёт лежит в общем списке регламентированных отчётов, но вход в него в разных конфигурациях называется по-разному. Пути в типовых БП 3.0 и ЗУП 3.1 стабильны:

В окне создания отчёт удобно искать по строке ЕФС — список фильтруется по мере ввода. После выбора программа спросит организацию и период. Для подраздела 1.1 период — это месяц события, для подраздела 1.2 — отчётный год.

Кадровый учёт и зарплата живут в ЗУП и в Бухгалтерии. В конфигурациях без модуля зарплаты (например, в типовой 1С:Управление торговлей) ЕФС-1 не формируется — там этого функционала просто нет.

Из каких разделов состоит ЕФС-1 и в какие сроки их сдают

Форма состоит из двух крупных разделов, а они делятся на подразделы. Сдают их не целиком, а по отдельности — каждый по своему событию и сроку. Это ключевой момент: не нужно раз в месяц отправлять всю форму разом.

Отдельно стоит подраздел 1.3 — сведения о зарплате работников государственных и муниципальных учреждений. Коммерческие организации его не сдают, поэтому подробно разбирать не будем.

Подраздел 1.1: сведения о трудовой деятельности

Подраздел 1.1 — это бывшая СЗВ-ТД. Сдают его по кадровым мероприятиям. Полный набор событий, из-за которых возникает обязанность отчитаться:

• 📥 приём на работу и увольнение;
• 🔁 постоянный перевод на другую должность или в другое подразделение;
• 🏢 переименование организации;
• 🎓 установление или лишение второй и последующих профессий, разрядов, квалификации;
• 📝 подача работником заявления о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная);
• ⚖️ запрет занимать должность по решению суда.

Разовые срочные договоры, отпуска и больничные в подраздел 1.1 не попадают — это события для других форм и разделов.

Порядок в ЗУП 3.1:

1. Проведите кадровый документ (приказ о приёме, увольнении, кадровом переводе).
2. Создайте отчёт ЕФС-1 за месяц события, откройте подраздел 1.1.
3. Нажмите Заполнить — программа подберёт мероприятия, по которым сведения ещё не сдавались.
4. Проверьте по каждой строке вид мероприятия, дату события и документ-основание (номер и дату приказа).
5. Запишите отчёт, проверьте выгрузку и отправьте.

В ЗУП подраздел 1.1 заполняется строго по данным проведённых кадровых документов, поэтому исправлять сведения прямо в форме отчёта — плохая идея. Если данные неверны, правьте кадровый документ, перепроводите и заполняйте отчёт заново.

Для приёма и увольнения формируйте и отправляйте подраздел 1.1 сразу, не дожидаясь конца месяца. Для переводов и прочих событий можно накопить их за месяц и сдать одной формой до 25 числа следующего месяца.

Подраздел 1.2: ежегодные сведения о стаже

Подраздел 1.2 заменил СЗВ-СТАЖ. Это годовой отчёт: в нём стаж всех застрахованных лиц, с кем в отчётном году были трудовые отношения или договоры ГПХ. Срок — до 25 января года, следующего за отчётным.

Порядок формирования:

1. Создайте ЕФС-1 за отчётный год, откройте подраздел 1.2.
2. Нажмите Заполнить — программа соберёт сотрудников и периоды стажа по учётным данным.
3. Проверьте особые категории: работу во вредных и тяжёлых условиях, периоды отпусков без сохранения зарплаты, больничные, отпуска по уходу за ребёнком — у них свои коды в графе исчисления стажа.
4. Проверьте физлиц по договорам ГПХ: на них тоже подаются сведения о периодах работы по договору.

Если в течение года сотрудник выходил на пенсию, по нему подраздел 1.2 сдают заранее, в срок по отдельному требованию, а не вместе с общим годовым отчётом. Программа такие случаи в общий годовой подбор не включит — их формируют отдельной формой.

Раздел 2 и подраздел 3: взносы на травматизм и допвзносы

Раздел 2 заменил 4-ФСС — это сведения о начисленных взносах на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Сдают его ежеквартально, до 25 числа месяца после квартала, нарастающим итогом. Взносы считаются по тарифу, который зависит от класса профессионального риска, присвоенного организации.

Раздел 2 сдают, даже если начислений нет: при отсутствии выплат подаётся нулевой раздел. Это отличает его от подраздела 1.1, который без кадрового события вообще не формируют.

Подраздел 3 — это бывший ДСВ-3, сведения о дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию. Его заполняют только организации, которые такие взносы удерживают и перечисляют, — ежеквартально вместе с разделом по травматизму. У большинства коммерческих компаний подраздела 3 нет.

В 1С раздел 2 и подраздел 3 формируются в той же форме ЕФС-1: открываете соответствующую вкладку и жмёте Заполнить. Суммы раздел 2 берёт из расчёта взносов на травматизм, поэтому сначала должны быть рассчитаны и проведены начисления зарплаты за квартал.

Тариф взносов на травматизм программа подставляет из настроек учётной политики организации. Если в начале года класс профессионального риска изменился (например, после подтверждения основного вида деятельности), проверьте, что новая ставка внесена в настройки, — иначе раздел 2 посчитает взносы по старому тарифу и суммы не сойдутся с платёжками.

Проверка отчёта и отправка в СФР

Перед отправкой прогоните встроенный контроль. В форме отчёта есть кнопка Проверить → Проверить выгрузку — это форматно-логический контроль по алгоритмам фонда. Он ловит пустые обязательные поля, неверный формат СНИЛС, несоответствие дат.

После успешной проверки нажимаете Отправить. Если отчётность настроена, файл уходит оператору и дальше в СФР. Статусы движения документа видно в самой форме и в списке отчётов:

• Отправлено — файл ушёл оператору.
• Доставлено — пришло подтверждение даты отправки (ею фиксируется соблюдение срока).
• Принято — пришла квитанция о приёме, отчёт сдан.
• Ошибка / Отказано — пришёл отрицательный протокол, сведения не приняты.

Датой сдачи считается дата отправки, подтверждённая оператором, а не дата приёма фондом. Поэтому если вы отправили подраздел 1.1 вовремя, а протокол пришёл позже с ошибкой — срок по первичной отправке всё равно зафиксирован, но ошибку нужно оперативно исправить и дослать корректные сведения.

Каждый подраздел уходит отдельным файлом, под своим сроком. Не пытайтесь свести приём сотрудника, годовой стаж и квартальные взносы в одну отправку — это разные события с разными датами. В программе вы создаёте отдельный экземпляр ЕФС-1 под конкретную задачу и заполняете только нужную вкладку, остальные оставляете пустыми.

Ответ фонда приходит не мгновенно: квитанция о приёме может идти от нескольких минут до суток. Отправляйте подраздел 1.1 по приёму и увольнению с запасом — в последний момент перед закрытием срока рискованно, если по первой отправке придёт отказ и останется день на исправление.

Что делать при отрицательном протоколе

Отказ приходит с указанием конкретных позиций и кодов ошибок. Разбирать его проще по симптому.

Для корректировки стажа (подраздел 1.2) формируют отдельную корректирующую форму по конкретному застрахованному лицу, а не пересдают весь годовой отчёт целиком.

Частые вопросы