Электронный счёт-фактура в 1С 8.3: от настройки обмена до закрытия документооборота

Электронный счёт-фактуру (ЭСФ) в 1С:Бухгалтерии 8.3 делают так: создают документ реализации, выписывают на его основании счёт-фактуру или УПД, подписывают квалифицированной электронной подписью и отправляют оператору ЭДО. Весь обмен идёт из рабочего места Продажи → Текущие дела ЭДО. Файл по формату ФНС программа собирает сама — вручную ничего выгружать не нужно.

Сложности обычно не в самой кнопке «Отправить», а вокруг неё: контрагент ещё не подключён к обмену, сертификат просрочен, документооборот завис в статусе ожидания. Пройдём весь маршрут от настройки до закрытия документооборота — с проверкой обязательных реквизитов и разбором каждого статуса.

Что подготовить до первой отправки

Электронный счёт-фактура — не отдельный документ, а электронная форма обычного счёта-фактуры, которая передаётся через оператора ЭДО. Чтобы она ушла, нужны три вещи: действующая подпись, подключённый сервис обмена и настроенный обмен с конкретным контрагентом.

Подключение ЭДО в типовой конфигурации находится в разделе Администрирование → Обмен электронными документами. Там включается встроенный сервис (в большинстве поставок это 1С-ЭДО), подключается организация и привязывается сертификат.

Для счёта-фактуры подпись нужна только квалифицированная (КЭП). Это прямое требование: обычную первичку по соглашению сторон допустимо подписывать и неквалифицированной подписью, а счёт-фактуру — нет. С 2023 года КЭП организации выдаёт удостоверяющий центр ФНС на руководителя; сотрудник подписывает своей личной КЭП физлица вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД).

Обмен с контрагентом настраивается один раз. Вы отправляете приглашение (из карточки контрагента или из Текущие дела ЭДО), партнёр его принимает — после этого документы ходят автоматически. Если контрагент обслуживается у другого оператора, потребуется роуминг: операторы настроят связь между собой, обычно по заявке.

Проверить, подключён ли контрагент, удобно в настройках ЭДО: у принятого приглашения статус становится «Присоединён», у неподтверждённого — «Ожидается согласие». Пока статус не «Присоединён», в списке для отправки контрагента не будет, и документ ему не уйдёт. Это первое, что стоит проверить, если нужный партнёр не появляется при отправке.

В настройке обмена по каждому контрагенту указывается, какие виды документов отправлять электронно. Для счетов-фактур и УПД обычно оставляют только электронный вариант: если включить и бумажный, и электронный, получится два оригинала одного документа — лишний повод для путаницы и у вас, и у покупателя.

Создание счёта-фактуры на основании реализации

Электронный счёт-фактура всегда «вырастает» из первичного документа — отдельно, из воздуха, он не создаётся. Порядок зависит от того, что вы отправляете: отдельный счёт-фактуру или универсальный передаточный документ (УПД), который совмещает накладную и счёт-фактуру в одном файле.

Отдельный счёт-фактура:

1. Проведите документ Реализация (акт, накладная, УПД) с видом операции «Товары» или «Услуги».
2. Внизу формы, в строке со счётом-фактурой, нажмите Выписать счёт-фактуру.
3. Программа создаст документ «Счёт-фактура выданный», связанный с реализацией. Номер и дату он возьмёт из настроек нумерации.

Универсальный передаточный документ (УПД):

1. В документе реализации переключите форму в режим УПД — в поле выбора вида документа укажите вариант со счётом-фактурой и передаточным документом вместе.
2. Один документ закроет и отгрузку, и счёт-фактуру — отдельный счёт-фактуру выписывать не нужно.

Счёт-фактуру выставляют в течение пяти календарных дней со дня отгрузки (пункт 3 статьи 168 НК РФ) — правило действует и для электронной формы. Дату документа программа по умолчанию ставит равной дате реализации; указывать дату раньше отгрузки нельзя. Нумерация сквозная и берётся из общих настроек организации — отдельной нумерации для электронных счетов-фактур не ведут, номер общий с бумажными.

Корректировочный и исправительный счёт-фактуру тоже можно отправить электронно — они создаются на основании исходного документа (кнопка Создать на основании → Корректировочный счёт-фактура в документе реализации или счёте-фактуре).

Какие реквизиты проверить перед отправкой

Оператор не пропустит файл с неполными реквизитами, а покупатель в ответ пришлёт уведомление об уточнении. Пройдитесь по обязательным полям до нажатия «Отправить».

• 🏢 ИНН и КПП обеих сторон. Подтягиваются из карточек организации и контрагента. Если контрагент заводился давно, сверьте КПП с актуальными данными.
• 🏠 Адреса из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. В электронном формате адрес структурируется по полям, поэтому адрес «одной строкой» с ошибками часто и вызывает отказ.
• 📦 Единицы измерения по ОКЕИ. В карточке номенклатуры у единицы должен стоять код ОКЕИ (штука — 796, и т. д.), иначе строка не выгрузится.
• 🔖 Код вида товара ТН ВЭД — обязателен при вывозе товаров в страны ЕАЭС.
• 🔗 РНПТ для прослеживаемых товаров. Регистрационный номер партии, количество и единица измерения по прослеживаемости — отдельные обязательные поля.
• 🏷 Коды маркировки (GTIN и коды из системы «Честный знак») — для маркируемой продукции они передаются в составе УПД.
• 💱 Код валюты — при расчётах в валюте или у. е. он указывается в счёте-фактуре; для рублёвых отгрузок подставляется автоматически.
• 🚚 Грузоотправитель и грузополучатель — для товаров эти поля должны быть заполнены (допустимо значение «он же»), для услуг они не заполняются.

Формат счёта-фактуры и УПД утверждает ФНС, а 1С обновляет его вместе с релизами конфигурации. Если формат в базе устарел, оператор может принять документ, но покупатель получит его с замечаниями. Поэтому перед массовой отправкой стоит убедиться, что конфигурация обновлена до актуального релиза.

Подписание КЭП и отправка оператору

Когда счёт-фактура или УПД проведён, отправка занимает пару кликов:

1. Откройте документ и нажмите кнопку ЭДО → Отправить электронный документ. Либо зайдите в Продажи → Текущие дела ЭДО — там собраны все документы, готовые к отправке.
2. Программа сформирует электронный документ по формату ФНС и предложит выбрать сертификат подписи.
3. Выберите КЭП, при запросе введите пароль к контейнеру — документ подпишется и уйдёт оператору.

Дальше оператор маршрутизирует файл покупателю: если вы с контрагентом у одного оператора — напрямую, если у разных — через роуминг. На стороне покупателя документ появляется в его учётной системе, он его подписывает (для счёта-фактуры — тоже КЭП) и принимает к учёту.

Подписывает тот, у кого есть право: руководитель своей КЭП организации либо сотрудник — личной КЭП физлица с загруженной МЧД. Сертификат, которым подписан счёт-фактура, попадает в сам документ, поэтому подпись должна быть действующей на момент отправки, а не только заведённой в программе.

Все отправленные документы складываются в архив ЭДО (Продажи → Архив ЭДО). Там хранится файл, протокол передачи и все подписи — именно этот комплект и предъявляют при проверке. Отдельно сохранять или распечатывать ничего не нужно.

Перед отправкой стоит открыть предпросмотр электронного документа (кнопка просмотра в меню ЭДО) — он показывает файл так, как его увидит покупатель, и сразу подсвечивает незаполненные обязательные поля. Это дешевле, чем ловить те же ошибки уже по уведомлению об уточнении.

Как отследить статусы электронного документа

После отправки документ живёт своей жизнью в разделе Текущие дела ЭДО и в архиве ЭДО. Статус показывает, на каком этапе документооборот и нужно ли что-то делать вам. Названия статусов отображаются прямо в списке.

Обмен идёт не мгновенно, а сеансами связи. Запустить сеанс можно вручную кнопкой Отправить и получить, а можно включить автоматический обмен по расписанию — тогда регламентное задание само опрашивает оператора с заданной периодичностью, и статусы обновляются без вашего участия. Для редких отправок хватает ручного режима.

Юридически значимый оригинал — это электронный документ в архиве ЭДО вместе с подписями и технологическими квитанциями. Распечатка нужна только для внутреннего удобства; для налоговой и контрагента хранится электронная версия.

Частые проблемы и как их решать

Контрагента нет в списке для отправки. Значит, обмен с ним не настроен. Отправьте приглашение из карточки контрагента и дождитесь, пока он его примет. Если он у другого оператора — оформите роуминг.

Не выбирается или не подходит сертификат. Чаще всего истёк срок КЭП либо сертификат не установлен в хранилище. Проверьте срок действия подписи и наличие КриптоПро CSP. Для подписи сотрудником убедитесь, что загружена действующая МЧД.

Документооборот завис на «Ожидается подтверждение оператора». Выполните Текущие дела ЭДО → Отправить и получить, проверьте доступ к интернет-поддержке (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы). Если и после этого тишина — вероятна проблема на стороне оператора или роуминга, стоит обратиться в поддержку.

Покупатель прислал уведомление об уточнении. Это не отказ навсегда: откройте уведомление, посмотрите причину (чаще — расхождение по реквизитам или номенклатуре), поправьте документ и отправьте заново.

В документе ошибка форматно-логического контроля. Обычно это незаполненная единица измерения ОКЕИ, адрес или код товара. Исправьте поле и повторите отправку.

Нужно отозвать уже отправленный документ. Односторонне удалить электронный счёт-фактуру нельзя. Оформляется аннулирование: вы формируете соглашение об аннулировании, контрагент его подписывает — и только после обоюдного согласия документооборот считается аннулированным. До подписания партнёром документ продолжает действовать.

Частые вопросы