Как добавить факсимиле руководителя и печать организации в УТ 11

Факсимиле в 1С:Управление торговлей 11 загружают в карточку организации: НСИ и администрирование → Организации, открыть свою организацию и перейти к разделу «Логотип и печать». Туда добавляют три картинки — подпись руководителя, подпись главного бухгалтера и оттиск печати. После этого при печати счёта на оплату подпись и печать подставляются в форму автоматически.

Главное условие — не сами настройки в УТ, а формат файлов и то, на какие документы факсимиле вообще можно ставить. Подпись и печать должны быть в PNG с прозрачным фоном, иначе на бланке появится белый прямоугольник. А на счёте-фактуре и первичке факсимиле использовать нельзя — только на счёте на оплату, договоре и коммерческом предложении. Ниже — как подготовить картинки, куда их загрузить и где у этого есть правовые границы.

Готовим картинки подписи и печати

Качество факсимиле на печатной форме целиком зависит от исходных файлов. Нужны три отдельных изображения: подпись директора, подпись главбуха (если он подписывает документы) и оттиск печати организации.

Порядок подготовки:

1. Распишитесь и поставьте печать на чистом белом листе. Удобно использовать шаблон, который 1С предлагает прямо в форме «Логотип и печать» — по ссылке Инструкция «Как создать факсимильную подпись и печать» скачивается документ Word с полями под подпись и печать.
2. Отсканируйте лист с разрешением не ниже 300 dpi — при 150 dpi линии подписи рассыпаются на бланке.
3. В графическом редакторе (подойдёт бесплатный Paint.NET, GIMP или онлайн-сервис) вырежьте подпись и печать по отдельности, уберите фон и сохраните прозрачность.
4. Сохраните каждый элемент в формат PNG с прозрачным фоном. Форматы JPG и BMP прозрачность не держат — фон останется белым.

Размер картинки держите небольшим — по высоте порядка 150–200 пикселей для подписи и 200–250 для печати. Слишком крупный файл замедляет формирование печатной формы и может «наехать» на реквизиты бланка.

Самая частая загвоздка на этом этапе — прозрачный фон. Инструменты «Волшебная палочка» или «Выделение по цвету» выбирают белую область вокруг подписи, после чего её удаляют клавишей Delete. Если вокруг линий остаётся сероватая кайма, увеличьте допуск (чувствительность) выделения или дотрите остатки ластиком. На шахматном фоне в редакторе прозрачные зоны видно сразу — именно так фон и должен выглядеть перед сохранением в PNG.

Отдельный момент — печать с подписью внутри оттиска. Их лучше разнести: подпись и печать подставляются в бланк в разные позиции, и если они «слиплись» в одном файле, на счёте подпись окажется поверх печати. Сканируйте подпись и оттиск на разных участках листа или в два прохода.

Загружаем подпись и печать в карточку организации

Картинки хранятся в карточке организации, а не в настройках пользователя — то есть загружаются один раз и работают для всех, кто печатает документы от этой организации.

Путь к карточке:

• Откройте НСИ и администрирование → Организации.
• Выберите свою организацию в списке и откройте карточку двойным щелчком.
• В карточке найдите раздел (ссылку или вкладку) «Логотип и печать». Название в вашем релизе может отличаться, но слово «печать» в нём есть.

В этом разделе есть поля для загрузки:

• Логотип — выводится в шапке бланка, к факсимиле отношения не имеет.
• Факсимильная подпись руководителя — картинка подписи директора.
• Факсимильная подпись главного бухгалтера — подпись главбуха.
• Печать — оттиск печати организации.

Для каждого поля нажмите кнопку загрузки и выберите подготовленный PNG-файл. После загрузки рядом появится миниатюра — сразу видно, прозрачный фон или нет.

Проверить результат, не печатая реальный документ, помогает ссылка Предварительный просмотр печатной формы в этом же разделе: 1С соберёт образец счёта с вашими подписью и печатью.

Включаем вывод факсимиле в печатной форме счёта

Загрузить картинки мало — их ещё нужно вывести в конкретный бланк. В УТ 11 факсимиле штатно поддерживает печатная форма «Счёт на оплату».

Как это выглядит:

1. Откройте или создайте документ Счёт на оплату клиенту (раздел Продажи).
2. Нажмите Печать и выберите форму «Счёт на оплату».
3. В открывшемся окне предпросмотра вверху есть переключатели вывода подписей и печати — флажки «Подпись», «Печать» (формулировка зависит от релиза).
4. Поставьте нужные флажки — форма перерисуется, и в блоке подписей появятся загруженные картинки.

Если флажки установлены, но изображения не появились, значит в карточке организации соответствующие картинки не загружены — вернитесь на шаг с «Логотип и печать».

Коммерческое предложение и договор в УТ 11 печатаются из своих документов и объектов; факсимиле в них подставляется по тому же принципу, если в печатной форме предусмотрен блок подписи. А вот на отгрузочных документах — товарной накладной и УПД — факсимиле выводить не стоит, и причина здесь уже не техническая.

Сами картинки хранятся в карточке организации и привязаны к ней навсегда — обновление конфигурации и релизов их не затрагивает. При переходе на новую базу (например, из УТ 10.3 или при переносе) факсимиле не мигрирует автоматически: его загружают заново по тому же маршруту «Логотип и печать».

Кто может менять подпись и печать: права и риски

Файлы подписи и печати в карточке организации — чувствительные данные. Любой, кто получит к ним доступ, сможет выгрузить картинки и подставить их куда угодно.

Что стоит проверить:

• Доступ к карточке организации. Редактирование организаций в УТ 11 обычно закрыто ролью, которая есть у администратора и ответственного за НСИ. Рядовому менеджеру по продажам право на изменение карточки организации не нужно — ему достаточно печатать документы .
• Печать документов. Право печатать счёт с факсимиле есть у всех, кто работает с продажами. Ограничить вывод подписи на уровне отдельного пользователя штатно нельзя — либо картинка загружена и доступна в бланке всем, либо не загружена ни для кого.
• Хранение исходников. Не держите PNG-файлы подписи и печати в общей сетевой папке. После загрузки в базу локальные копии лучше убрать в защищённое место.

Разграничение прав в УТ 11 настраивается через НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав. Там же задаются профили групп доступа. Если менеджеры работают только с продажами, профиль «Менеджер по продажам» уже не даёт прав на изменение НСИ — специально ничего отключать не придётся.

Отдельно стоит договориться, кто отвечает за факсимиле в принципе. Загрузка чужой подписи в базу — это вопрос доверия: директор фактически передаёт право «подписывать» счета от своего имени тому, кто настроил печатную форму. Поэтому решение о том, ставить ли факсимиле вообще и на какие документы, принимает руководитель, а не сотрудник по своей инициативе. Зафиксировать это удобно внутренним приказом или распоряжением — тогда понятно, кто и с какого момента отвечает за использование подписи.

Где факсимиле законно, а где нет

Это ключевой вопрос, из-за которого факсимиле нельзя ставить «на всё подряд».

Факсимильное воспроизведение подписи допускается по соглашению сторон — так сказано в статье 160 Гражданского кодекса. То есть на договоре, счёте на оплату, коммерческом предложении и акте сверки факсимиле использовать можно, если контрагент не против (а лучше — если это прямо прописано в договоре).

А вот на документах, где подпись требуется по закону, факсимиле не подходит:

• Счёт-фактура. Статья 169 НК РФ требует подпись руководителя и главного бухгалтера. По устойчивой позиции Минфина и ФНС факсимиле на счёте-фактуре не допускается — налоговая снимет вычет по НДС у покупателя.
• Первичные учётные документы (товарная накладная, акт, УПД). Закон № 402-ФЗ относит подпись к обязательным реквизитам первички. Факсимиле здесь оспаривается судами, поэтому отгрузочные документы подписывают живой подписью или квалифицированной электронной подписью.
• Налоговые декларации и отчётность. Только собственноручная подпись или КЭП.

Чтобы факсимиле на договоре нельзя было оспорить, в сам текст договора добавляют отдельный пункт: стороны признают факсимильное воспроизведение подписи с помощью механического или иного копирования. Без такого соглашения контрагент в суде может заявить, что документ не подписан, — и формально будет прав.

Ещё одна типичная ситуация — документы подписывает не директор, а сотрудник по доверенности. Факсимиле чужой подписи в карточку организации загружать не нужно: доверенное лицо подписывает своей живой подписью или своей КЭП, а полномочия подтверждает доверенностью (для электронных документов — машиночитаемой доверенностью МЧД по формату ФНС).

Вывод простой: факсимиле в УТ 11 — инструмент для счетов на оплату и преддоговорных документов. Для отгрузки и НДС-документов правильный путь — переход на электронный документооборот с квалифицированной подписью.

Что идёт не так и как это починить

Проблемы с факсимиле почти всегда сводятся к формату файла или к тому, что картинку забыли загрузить. Реальных ошибок программы здесь мало.

Если картинка выглядит корректно в предпросмотре печатной формы, но плохо — на бумаге, дело почти всегда в принтере, а не в настройках УТ 11.

Частые вопросы