Создание и настройка обособленного подразделения в 1С

Филиал заводят в справочнике подразделений: Справочники → Подразделения, кнопка «Создать», в карточке — флажок «Обособленное подразделение», после чего открываются поля КПП, ОКТМО и налоговый орган. Это основной способ для обособленного подразделения (ОП), которое не ведёт отдельный баланс. Если же подразделение считает прибыль и сдаёт отчётность самостоятельно, в 1С его оформляют как отдельную организацию.

Сразу разведём два понятия, потому что от них зависит вся настройка. В Гражданском кодексе «филиал» — это подразделение с полномочиями, внесённое в устав и ЕГРЮЛ (ст. 55 ГК РФ). А в налоговом учёте и в 1С работают с более широким понятием «обособленное подразделение» — любое место с оборудованными рабочими местами по адресу, отличному от головного. Любой филиал является ОП, но не каждое ОП — филиал. В 1С:Бухгалтерии настройка для них одинаковая, поэтому дальше используем термин ОП.

Что решить до создания: баланс, КПП и адрес

Перед тем как открыть справочник, определитесь с двумя вопросами. От них зависит, заводить подразделение внутри текущей организации или отдельной организацией в базе.

Сначала убедитесь, что подразделение вообще признаётся обособленным. ОП возникает, когда по адресу, отличному от головного, оборудовано хотя бы одно стационарное рабочее место на срок больше месяца. Факт регистрации в уставе при этом не обязателен — обособленность определяется по рабочим местам, а не по записи в ЕГРЮЛ.

Первый вопрос — выделено ли ОП на отдельный баланс. Выделенный баланс означает, что подразделение ведёт собственный учёт доходов, расходов и имущества, имеет свой расчётный счёт и формирует отдельный баланс, который потом сворачивается в общий. Невыделенное ОП отдельного учёта не ведёт — все его операции идут в общие регистры головной организации, а обособленность нужна в основном для НДФЛ, взносов и налога на прибыль по месту нахождения.

Второй вопрос — свой ли у подразделения КПП. ОП получает собственный КПП, если находится в другом муниципальном образовании. КПП и ОКТМО подразделения определяют, в какую инспекцию уйдёт отчётность по зарплатным налогам.

Включаем учёт по обособленным подразделениям

Если в карточке подразделения нет флажка «Обособленное подразделение», функция просто выключена в настройках. Откройте Главное → Функциональность, переключитесь на вкладку «Сотрудники» и найдите группу опций про обособленные подразделения. Там же есть отдельный флажок для ОП на отдельном балансе — включайте его только для выделенного ОП.

После включения в карточках подразделений и сотрудников появятся поля для КПП и ОКТМО. Если флажок не ставится (выделен серым), значит, в базе уже есть документы, завязанные на старую настройку, — тогда действие подскажет программа.

Создаём подразделение в справочнике

Когда учёт по ОП включён, заводим само подразделение.

1. Откройте Справочники → Подразделения (в некоторых релизах — через карточку организации, список подразделений внутри неё).
2. Нажмите «Создать», укажите наименование — например, Филиал в Казани.
3. Поставьте флажок «Обособленное подразделение».
4. Заполните открывшиеся поля: КПП подразделения, ОКТМО по адресу, код и наименование налогового органа, куда ОП поставлено на учёт.
5. Если ОП на отдельном балансе и заводится как организация — создавайте элемент не здесь, а в справочнике Главное → Организации, с отдельными банковскими реквизитами.
6. Запишите и закройте карточку.

ОКТМО берите по фактическому адресу подразделения, а не головной организации — иначе отчёты по НДФЛ уйдут не в ту инспекцию. Это самая частая причина, по которой приходится потом сдавать уточнёнки.

Счета учёта и аналитика по подразделениям

Отдельный план счетов для ОП в 1С не заводят — счета остаются общими, а разрез по подразделениям добавляется как аналитика. Чтобы она появилась в проводках, в учётной политике и параметрах учёта должен быть включён учёт затрат по подразделениям.

Проверьте настройку затрат: Главное → Учётная политика и связанные настройки учёта затрат. Там задаётся, ведётся ли учёт по подразделениям на счетах 20, 23, 25, 26, 44. Когда учёт по подразделениям включён, в документах поступления, реализации и начисления появляется реквизит «Подразделение», и суммы оседают на нужном подразделении.

Типовые счета, где разрез по ОП особенно важен:

• 📁 20 «Основное производство» и 44 «Расходы на продажу» — прямые затраты подразделения;
• 📁 26 «Общехозяйственные расходы» — косвенные, их потом распределяют (об этом ниже);
• 📁 70, 68.01, 69 — зарплата, НДФЛ и взносы, чтобы видеть обязательства по каждому ОП;
• 📁 01, 10, 41 — основные средства , материалы и товары, переданные в подразделение.

Если ОП выделено на отдельный баланс, расчёты между головным офисом и подразделением ведут через счёт 79 «Внутрихозяйственные расчёты». Передачу имущества и затрат оформляют документами извещения/авизо, а на счёте 79 эти обороты у головного и у филиала зеркальны и при консолидации сворачиваются.

Склад и перемещение товаров между подразделениями

Склад в 1С — отдельная сущность, он не привязан к подразделению жёстко. Поэтому под филиал обычно заводят собственный склад: Справочники → Склады (складские территории), кнопка «Создать», указываете наименование вида Склад филиала в Казани.

Товары между головным офисом и филиалом перемещают документом «Перемещение товаров» (Склад → Перемещение товаров). В шапке указываете склад-отправитель и склад-получатель, в таблице — номенклатуру и количество. Документ двигает остатки с одного склада на другой внутри одной организации и проводок по реализации не делает — это внутреннее движение.

Здесь важная развилка по конфигурациям:

Когда у подразделения свой склад, в документах продаж и поступлений следите, чтобы склад соответствовал филиалу: тогда остатки и себестоимость считаются по каждому ОП корректно.

Распределение косвенных расходов между филиалами

Прямые затраты попадают на подразделение сразу — вы указываете его в документе. Сложнее с косвенными расходами (счёт 26, частично 25), которые относятся ко всей организации и которые нужно разнести по подразделениям.

Порядок распределения задаётся в учётной политике. Для общехозяйственных расходов есть два базовых варианта:

• 🧾 Директ-костинг — счёт 26 целиком списывается на себестоимость продаж (90.08) в конце месяца. Разносить между филиалами не нужно, но и видеть результат по каждому ОП отдельно не получится.
• 🧾 Распределение на счёт 20 — расходы раскидываются на основное производство по выбранной базе: объём выпуска, оплата труда, материальные затраты или выручка подразделения.

База распределения настраивается в методах распределения косвенных расходов. Если нужно разнести общие расходы пропорционально, например, выручке филиалов, выбирайте базу «Выручка» — тогда подразделение с большим оборотом примет на себя большую долю общехозяйственных затрат.

Само распределение выполняется регламентной операцией «Закрытие месяца » (Операции → Закрытие месяца). После закрытия проверьте результат справкой-расчётом распределения косвенных расходов — там видно, сколько ушло на каждое подразделение и по какой базе.

Налог на прибыль по обособленному подразделению

Если организация на общей системе, при появлении ОП меняется порядок уплаты налога на прибыль. Федеральная часть налога целиком идёт по месту головной организации, а вот региональную часть распределяют между головным офисом и каждым подразделением (ст. 288 НК РФ).

Доля прибыли подразделения считается как среднее арифметическое двух величин:

• доли подразделения в среднесписочной численности работников или в расходах на оплату труда;
• доли подразделения в остаточной стоимости амортизируемого имущества.

Какой показатель брать — численность или оплату труда — организация выбирает сама и закрепляет в учётной политике на год. Менять его в течение года нельзя.

В 1С выбор показателя задаётся в настройках налога на прибыль, а само распределение программа выполняет при расчёте налога в закрытии месяца. По каждому ОП заполняется Приложение № 5 к Листу 02 декларации по налогу на прибыль — там видно расчёт доли и сумму регионального налога, приходящуюся на филиал.

Кадры и зарплата по филиалу

Привязка сотрудника к ОП нужна для одного — чтобы НДФЛ и страховые взносы попадали в отчётность по правильному ОКТМО и КПП. В карточке сотрудника или в кадровом документе о приёме указывается подразделение; дальше программа сама раскладывает начисления по филиалам.

Как это работает по налогам:

• НДФЛ с выплат сотрудникам ОП перечисляется и отражается в 6-НДФЛ по месту нахождения подразделения (ст. 230 НК РФ) — отдельным отчётом по КПП и ОКТМО филиала.
• Страховые взносы ОП платит и отчитывается самостоятельно, только если ему открыт расчётный счёт и оно само начисляет выплаты физлицам, о чём организация уведомляет налоговую (ст. 431 НК РФ). В остальных случаях взносы и РСВ идут от головной организации.

Про функциональность: 1С:Бухгалтерия 3.0 ведёт зарплату для небольшого штата (ориентировочно до 60 человек) и формирует отчётность по ОП. Если сотрудников больше или нужен сложный расчёт, кадры и зарплату ведут в 1С:ЗУП, где учёт по обособленным подразделениям развит полнее, а в бухгалтерию переносят сводные проводки.

Начисление оформляется документом «Начисление зарплаты» — в нём начисления группируются по подразделениям, и при выплате НДФЛ разносится по ОКТМО автоматически, если подразделения заполнены верно.

Частые вопросы