Группы в 1С 8.3: создаём для пользователей и в справочниках
Содержание
Слово «группа» в 1С означает две разные вещи, и путь к ним разный. Группа пользователей создаётся в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав и нужна, чтобы раздать права и настройки сразу нескольким сотрудникам. Группа в справочнике — это папка внутри списка (номенклатуры, контрагентов, статей затрат), её создают кнопкой «Создать группу
» прямо в форме списка.
Разберём оба варианта: как включить и завести группу пользователей, как сделать папку в справочнике, как наполнять группу элементами и настраивать видимость. Пути указаны для 1С:Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и Управления торговлей 11 с интерфейсом «Такси» — по сути механизм один для всех конфигураций на управляемых формах.
Если не уверены, что именно вам нужно, начните с короткой развилки.
Администрирование → Настройки пользователей и прав и создайте группу в списке «Группы пользователей».Группа пользователей и группа в справочнике — в чём разница
Путать эти сущности — частая причина, по которой «не получается создать группу». Они живут в разных местах и решают разные задачи.
Группа пользователей объединяет учётные записи сотрудников. Сама по себе прав она не выдаёт — это способ не настраивать каждого человека отдельно. Группу подключают к группе доступа с профилем, и все участники разом получают один набор прав.
Группа справочника — это папка. Она группирует однотипные элементы: товары одной категории, контрагентов одного холдинга, статьи затрат одного блока. На права и учёт содержимое папки обычно не влияет, это навигация и порядок в списке.
| Признак | Группа пользователей | Группа справочника |
|---|---|---|
| Где создаётся | Настройки пользователей и прав | в форме самого справочника |
| Что объединяет | учётные записи | элементы (товары, контрагентов и т. п.) |
| Зачем | раздать права и настройки | навести порядок, ускорить поиск |
| Нужны права админа | да | обычно нет |
Отдельно существует справочник пользователей на уровне платформы (его видно в Конфигураторе). Групп в нём нет — группировка учётных записей появляется только в прикладном решении, когда включена соответствующая опция.
Создаём группу пользователей для разграничения прав
Сначала включите саму возможность группировать пользователей, иначе списка групп вы не увидите.
- Откройте
Администрирование → Настройки пользователей и прав. - Найдите блок, посвящённый пользователям, и установите флажок «Группы пользователей».
- После этого в разделе появится ссылка на список «Группы пользователей».
Теперь заводим саму группу.
- Перейдите в
Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы пользователей. - Нажмите «Создать».
- Заполните «Наименование» — например, «Бухгалтерия» или «Кладовщики».
- В табличной части или через команду добавления включите в группу нужных пользователей.
- Запишите и закройте карточку.
Группа создана, но прав она пока не даёт. Членство в группе пользователей само по себе ничего не разрешает — права появятся только после привязки группы к группе доступа.
Чтобы выдать права:
- Откройте список групп доступа (в том же разделе
Настройки пользователей и прав). - Создайте или откройте нужную группу доступа.
- Укажите профиль — набор ролей (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Только просмотр»).
- В состав участников добавьте созданную ранее группу пользователей.
Создание и удаление групп пользователей, смена профилей и состава групп доступа меняют права реальных сотрудников. Делайте это под учётной записью с правами администратора и проверяйте результат, войдя под тестовым пользователем из группы.
Один человек может входить сразу в несколько групп — например, в «Бухгалтерию» и в «Руководителей». Права при этом складываются: действует самый широкий из назначенных наборов.
Группы пользователей удобны не только для прав. Через них проще адресовать уведомления и задачи, быстрее настраивать видимость объектов и разбирать список сотрудников, когда их десятки. Чем крупнее база, тем заметнее выигрыш: новичка достаточно добавить в нужную группу — и он сразу получает тот же набор прав, что и коллеги на такой же роли.
Как сделать группу (папку) в справочнике
Папки доступны не в любом списке. Группу можно создать только в справочнике с иерархией вида «группы и элементы»: номенклатура, контрагенты, статьи затрат, склады, физлица. Если справочник устроен как простой плоский список, кнопки «Создать группу» в нём не будет — и это нормально, так задумано в конфигурации.
Возьмём для примера номенклатуру.
- Откройте справочник. В 1С:Бухгалтерии это
Справочники → Номенклатура, в Управлении торговлей — раздел с нормативно-справочной информацией. - В командной панели списка нажмите «Создать группу» (иконка папки рядом с кнопкой «Создать»).
- Заполните «Наименование» папки — например, «Материалы» или «Услуги».
- При необходимости укажите в поле «Группа» (родитель) вышестоящую папку — так строится вложенность.
- Запишите и закройте.
Чтобы сразу создать подпапку внутри другой, встаньте на нужную папку в дереве и затем нажмите «Создать группу» — родитель подставится автоматически.
Продумайте структуру заранее. Переносить сотни позиций между папками потом можно, но это лишняя ручная работа. Для номенклатуры удобна разбивка по типу (товары, материалы, услуги, тара), для контрагентов — по роли (покупатели, поставщики, прочие).
Карточка папки отличается от карточки обычного элемента — у неё меньше полей, по сути только наименование, код и родитель. Это и выдаёт группу в иерархическом списке: у неё иконка папки, а не документа.
Вложенность папок конфигурацией обычно не ограничена жёстко, но увлекаться не стоит: три-четыре уровня — предел, за которым искать становится труднее, чем помогает группировка.
Добавляем элементы в созданную группу
Наполнить папку можно тремя способами — выбирайте по ситуации.
Создать элемент сразу в нужной папке. Встаньте на папку в дереве слева, затем нажмите «Создать». Новый элемент получит эту папку как родителя автоматически. Если создаёте из корня, при записи заполните поле «Группа» (или «Родитель») вручную.
Переместить готовые элементы. Выделите в списке одну или несколько строк (с Ctrl или Shift), затем вызовите команду перемещения в группу — она лежит в меню «Ещё» командной панели списка. В открывшемся окне выбора укажите папку-получатель.
Перетащить мышью. В режиме дерева перетащите выделенные элементы на нужную папку. Подходит, когда позиций немного.
При перемещении ссылка на элемент не меняется — все документы, проводки и остатки остаются на месте. Перенос в другую папку не искажает учёт, это чисто навигационное действие.
Если переносите много позиций в рабочей базе в разгар дня, делайте это небольшими порциями. Массовое перемещение блокирует строки списка и может мешать коллегам, которые в этот момент работают с теми же элементами.
Что даёт группировка справочника на практике
Папки — это не только порядок в списке. Группа номенклатуры или контрагентов работает как единый объект в отборах и настройках, и это экономит много ручной работы.
Настройки на уровне группы. В 1С:Бухгалтерии счета учёта номенклатуры можно задать не для каждой позиции по отдельности, а сразу для всей папки. Все товары внутри неё получат эти счета при подстановке в документы. Завели новую позицию в этой группе — счета подхватятся сами, без ручной настройки.
Отборы и группировки в отчётах. Почти в любом стандартном отчёте по номенклатуре или взаиморасчётам можно сгруппировать данные по папке (полю «Родитель») или наложить отбор «входит в группу». Так вы получаете, например, выручку в разрезе категорий товаров, не перечисляя каждую позицию.
Быстрое заполнение документов. При подборе товаров в накладную или счёт удобно двигаться по папкам — выбрать всю группу и отметить нужное внутри, а не искать позиции по одной в общем списке.
Чем осмысленнее разбивка на группы, тем меньше рутины дальше: один раз навели порядок — и отчёты, подборы и счета учёта работают на него.
Отбор и видимость данных через группы
Группы полезны ровно тем, что сужают то, что видно на экране. Настраивается это в двух плоскостях — отображение списка и права доступа .
Режим отображения списка. В меню «Ещё» формы списка есть переключатель режима просмотра:
- 🌳 «Иерархический список» — элементы и папки вперемешку, с отступами;
- 📄 «Список» — плоский перечень без учёта папок (удобно, когда ищете элемент и не помните, где он лежит);
- 🗂 «Дерево» — папки слева отдельной панелью, справа содержимое выбранной.
Клик по папке в дереве показывает только её содержимое — это и есть быстрый отбор по группе. Выбранный режим просмотра запоминается для каждого пользователя отдельно, так что коллега может видеть тот же список деревом, а вы — плоским перечнем.
Отбор и поиск. Строка поиска над списком ищет по всем папкам сразу, если включён плоский режим. Если нужен постоянный отбор (например, только одна категория), настройте его через меню «Ещё → Настроить список».
Видимость для разных сотрудников. Чтобы одна группа пользователей видела только часть данных (свою организацию, свой склад), одних папок мало. Ограничение задаётся на уровне прав — в группе доступа с профилем, где настроены ограничения по значениям (так называемые права на уровне записей). Папка справочника управляет удобством навигации, а не тем, кому что доступно.
Частые ошибки при создании групп
Короткий разбор ситуаций, которые чаще всего ставят в тупик.
🔸 Нет кнопки «Создать группу». Справочник устроен как плоский список без папок. Папки бывают только у справочников с иерархией «группы и элементы» — в остальных группировать нечем.
🔸 Не видно списка групп пользователей. Не включён флажок «Группы пользователей» в Настройки пользователей и прав, либо у вас недостаточно прав — управление пользователями доступно только администратору.
🔸 Добавил пользователя в группу, а права не изменились. Группа пользователей сама по себе прав не даёт. Нужно привязать её к группе доступа с профилем — только тогда участники получат роли.
🔸 Элемент «пропал» после переноса. Скорее всего, список в режиме дерева и открыта другая папка, либо включён отбор. Переключитесь в режим «Список» — элемент найдётся, его ссылка никуда не делась.
🔸 Группу не удаётся удалить. В папке остались элементы или вложенные папки. Сначала перенесите содержимое в другое место (или пометьте на удаление), затем удаляйте папку.
🔸 Создали две группы с похожим смыслом. «Покупатели» и «Клиенты» в одном справочнике быстро превращаются в бардак. Прежде чем заводить новую папку, проверьте, нет ли уже подходящей.