Группы в справочниках и группы пользователей 1С 8.3: создание, права, перенос

Чтобы создать группу в справочнике 1С 8.3, откройте список (например, «Номенклатура» или «Контрагенты») и нажмите кнопку Создать группу или Ctrl+F9. Укажите наименование, при необходимости родителя — и запишите. Группа пользователей создаётся в другом месте: Администрирование → Настройки пользователей и прав.

Типичная ситуация: в базе накопилось 3 000 позиций номенклатуры одним списком, менеджер ищет «болт М8» минут пять. Правильно созданные группы решают это за вечер. Но слово «группа» в 1С означает две разные вещи, и путать их нельзя. Разберём обе — с примерами и нюансами, которые всплывают уже после первой сотни записей.

Зачем группировать данные в 1С

Группы — это папки внутри справочника или внутри списка пользователей. Они не меняют учёт сами по себе, но сильно влияют на удобство и на отчёты.

Пять задач, которые закрывают группы:

• 📂 Навигация. Каталог из тысяч позиций разбивается на 10–20 понятных папок: «Сырьё», «Готовая продукция», «Услуги».
• 📊 Отбор в отчётах. В настройках отчёта можно поставить вид сравнения В группе — и получить продажи сразу по всей папке, без перечисления позиций.
• 🔒 Права доступа . Группы пользователей и группы доступа позволяют выдать права сразу отделу, а не каждому сотруднику.
• 🧹 Порядок при вводе. Новый контрагент сразу попадает в папку «Покупатели» или «Поставщики», а не в общую кучу.
• ⚙️ Массовые действия. Пометить на удаление, перенести или выгрузить можно всю ветку целиком.

Два вида групп: папки справочников и группы пользователей

Перед созданием определитесь, что именно нужно. Ниже сравнение.

Отдельно стоит сказать про иерархию самого справочника. Разработчик задаёт её одним из двух видов:

• Иерархия групп и элементов — есть папки и есть записи внутри них. Так устроены «Номенклатура» и «Контрагенты» в типовых конфигурациях.
• Иерархия элементов — папок нет, но любая запись может быть «родителем» другой. Так устроены, например, подразделения: отдел подчинён департаменту, и оба — полноценные записи.

Если кнопки Создать группу в списке нет, справочник либо не иерархический, либо использует иерархию элементов.

Пошагово: как создать группу в справочнике

Порядок одинаков для любого иерархического справочника в интерфейсе «Такси». Пример — номенклатура в 1С:Бухгалтерии 3.0.

Создание новой группы

1. Откройте Справочники → Товары и услуги → Номенклатура.
2. Если нужна вложенная группа — сначала зайдите в родительскую папку двойным щелчком.
3. Нажмите Создать группу в командной панели или Ctrl+F9.
4. Заполните «Наименование». Поле «Группа» (родитель) подставится текущей папкой — при необходимости выберите другую.
5. Нажмите Записать и закрыть.

Новая папка появится в списке с жёлтой иконкой. Код группе присваивается автоматически из той же нумерации, что у элементов.

Перенос записей в группу

Созданная папка пустая. Разложить в неё существующие позиции можно тремя способами:

1. Перетаскивание. Выделите записи (с Ctrl или Shift) и перетащите мышью на папку.
2. Команда перемещения. Выделите записи, откройте меню Ещё и выберите Переместить в группу (Ctrl+Shift+M), затем укажите папку.
3. Через карточку. Откройте запись и смените в ней поле «Группа». Подходит для единичных правок.

Как переключить вид списка

Если папок не видно, а все записи идут одним полотном — список в режиме «Список». Через Ещё → Режим просмотра выберите:

• Иерархический список — видно содержимое одной папки, вход двойным щелчком;
• Дерево — все папки раскрываются слева направо, удобно для глубокой структуры;
• Список — без папок, удобно для поиска по всему справочнику.

Как включить группы в справочнике через конфигуратор

Если справочник собственный (не типовой) и групп в нём нет, иерархию включают в конфигураторе:

1. Откройте Конфигурация → Открыть конфигурацию и найдите справочник в дереве.
2. В окне редактирования объекта перейдите на закладку «Иерархия».
3. Установите флажок «Иерархический справочник».
4. Выберите вид иерархии: «Иерархия групп и элементов» или «Иерархия элементов».
5. При необходимости ограничьте число уровней и включите «Размещать группы сверху».
6. Обновите конфигурацию базы данных (F7).

На той же закладке и в свойствах реквизитов есть параметр «Использование»: Для элемента, Для группы или Для группы и элемента. Например, «Единицу измерения» папке задавать бессмысленно — оставьте её только для элементов.

Группы пользователей и права доступа

Здесь всё строится на подсистеме, которая есть во всех типовых конфигурациях на 8.3: БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11. Путь одинаковый — Администрирование → Настройки пользователей и прав.

Группы пользователей: орг-структура

Группы пользователей — это просто папки для сотрудников. Права они не выдают.

1. В Настройках пользователей и прав включите флажок использования групп пользователей (если он выключен, ссылки «Группы пользователей» нет).
2. Перейдите по ссылке «Группы пользователей».
3. Нажмите Создать, укажите наименование, например «Бухгалтерия».
4. На вкладке состава добавьте сотрудников и запишите.

Один пользователь может входить сразу в несколько групп. Это удобно для матричной структуры: «Склад» и одновременно «Ответственные за инвентаризацию».

Группы доступа: кто что может

Права в типовых конфигурациях выдаются через профили групп доступа. Профиль — это набор ролей («Бухгалтер», «Кладовщик», «Только просмотр»). Группа доступа связывает профиль с конкретными людьми.

Схема работы:

• 🧩 Профиль — что разрешено (набор ролей).
• 👥 Группа доступа — кому разрешено (список участников) и, при ограничении на уровне записей, по каким организациям или складам.
• 👤 Пользователь — получает сумму прав всех групп доступа, в которые входит.

Как создать группу доступа:

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа.
2. Нажмите Создать, задайте наименование: «Бухгалтерия ООО Север».
3. Выберите профиль.
4. Добавьте участников. Сюда можно добавить и целую группу пользователей — тогда новые сотрудники отдела получат права автоматически.
5. Если включено ограничение доступа на уровне записей, заполните виды доступа (например, конкретную организацию).
6. Запишите.

Права складываются, а не вычитаются. Если сотрудник входит в группу с профилем «Только просмотр» и в группу «Бухгалтер», он сможет редактировать. Запретить что-то добавлением ещё одной группы нельзя.

Пользователи, заведённые только в конфигураторе (Администрирование → Пользователи), групп не имеют: там роли назначаются напрямую. В типовых конфигурациях пользователей заводят в режиме «Предприятие», иначе подсистема прав работает некорректно.

Ошибки при работе с группами и как их не допустить

Ещё две ошибки, которые не ловятся сразу:

• 🗂 Слишком глубокая иерархия. Пять-шесть уровней вложенности превращают поиск в квест. На практике хватает двух-трёх.
• 📝 Дубли папок. «Канцтовары» и «Канц. товары» в разных ветках — отчёты по группе покажут половину оборотов. Перед созданием новой папки поищите похожую через режим «Дерево».

Продвинутые приёмы

Несколько вещей, которые знает практик, но редко пишут в инструкциях.

Группировка в отчётах по иерархии. В настройках отчёта на СКД при группировке по номенклатуре выберите тип «Иерархия» — отчёт покажет подытоги по каждой папке. Это быстрее, чем строить отдельные отчёты на каждую группу.

Классификатор вместо папки. Папка у записи одна. Если нужно резать один и тот же товар по двум признакам (например, «бренд» и «тип»), второй признак лучше вынести в реквизит или свойство. В БП 3.0 есть дополнительные реквизиты: Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения.

Группа в отборах обработок. Обработки группового изменения реквизитов и загрузки цен понимают отбор В группе. Так можно, например, сменить ставку НДС сразу всей папке «Книги». Перед массовым изменением сделайте копию базы .

Отбор по группе контрагентов в сверках. Если поставщики разнесены по папкам, оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60 можно отфильтровать по папке и сразу увидеть долг перед группой поставщиков.

Как перенести группы между базами 1С

Чаще всего задача звучит так: в новой базе нужно повторить структуру папок номенклатуры из старой. Способы зависят от того, что переносится.

Порядок для первого способа:

1. Сделайте резервную копию базы-приёмника.
2. В базе-источнике откройте обработку через Файл → Открыть (в типовых — внешний файл с диска ИТС).
3. Отметьте нужный справочник. Выгрузка подтянет и группы, и элементы, ссылки на родителей сохранятся.
4. Сохраните XML-файл.
5. В базе-приёмнике откройте ту же обработку, перейдите на вкладку загрузки и загрузите файл.

Группы пользователей и группы доступа такой выгрузкой лучше не переносить: в них ссылки на пользователей, которых в другой базе нет. Профили и группы доступа проще создать заново — в типовой конфигурации поставляемые профили уже есть, остаётся собрать группы доступа и участников.

Частые вопросы