Ревизия наличных: от приказа и акта ИНВ-15 до ПКО и РКО на расхождения

Многие ищут в 1С:Бухгалтерии 8.3 кнопку «Инвентаризация кассы» и не находят. Её и нет: в типовой БП 3.0 отдельного документа для пересчёта наличных не предусмотрено. Инвентаризация кассы делается так: остаток берёте из программы (счёт 50.01 и кассовая книга), деньги пересчитываете вживую, акт ИНВ-15 оформляете на бумаге, а в 1С пошагово отражаете только результат — излишек приходным ордером, недостачу расходным.

Программа здесь — источник учётного остатка и место для проводок по итогам. Сама ревизия — процедура комиссии. Ниже порядок, который проходит проверку без вопросов: подготовка, сверка, два вида расхождений, закрытие.

1. Что подготовить до ревизии кассы

Инвентаризацию кассы проводят внезапно. Кассир не должен знать день заранее, иначе смысл проверки теряется.

📌 Когда пересчёт обязателен:

• перед годовой бухгалтерской отчётностью (ст. 11 закона № 402-ФЗ);
• при смене кассира или другого материально ответственного лица;
• при выявлении хищения, порчи, после пожара или кражи;
• при реорганизации и ликвидации компании.

Остальные сроки организация устанавливает сама в учётной политике. Частая практика — раз в квартал плюс внезапные проверки.

Приказ и комиссия

Руководитель подписывает приказ о проведении инвентаризации. Подойдёт унифицированная форма ИНВ-22 или своя форма из учётной политики: с 2013 года унифицированные формы не обязательны.

В приказе указывают:

• состав комиссии — не меньше двух человек, кассир в комиссию не входит, но присутствует;
• объект — наличные в кассе и денежные документы, если они есть;
• дату и время начала.

Что сделать в 1С перед пересчётом

1. Проверьте, что все кассовые документы за день проведены. Откройте Банк и касса → Кассовые документы, отфильтруйте по дате и найдите непроведённые ордера (у них нет зелёной галочки в списке).
2. Убедитесь, что последний ПКО и РКО в 1С совпадают по номерам с бумажными ордерами у кассира.
3. Если у кассира есть деньги по ордерам, которые ещё не введены в базу, — сначала введите и проведите их.

Кассир до начала пересчёта пишет расписку: все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, неоприходованных или неучтённых денег нет. Расписку потом переносят в акт.

2. Как получить учётный остаток кассы в 1С 8.3 Бухгалтерия

Учётный остаток — сумма, которая должна лежать в кассе по данным программы на момент проверки. В 1С его можно взять двумя способами.

Способ 1. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50

1. Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Укажите счёт 50, период — с начала месяца по дату инвентаризации.
3. Нажмите «Сформировать». Нужна колонка «Сальдо на конец периода» по субсчёту 50.01.

Если ревизия идёт днём, а не на конец дня, учтите: в отчёт попадут только проведённые документы. Ордера, оформленные после начала пересчёта, должны быть отражены в базе уже после него.

Способ 2. Кассовая книга

Отчёт находится в Банк и касса → Кассовая книга. Сформируйте его за день инвентаризации. Остаток на конец дня в книге должен совпасть с сальдо по 50.01.

💡 Если суммы в ОСВ и кассовой книге не совпадают, ищите проводки по 50.01, сделанные не кассовыми документами: ручные операции, «Корректировка долга », загруженные из других программ записи. Удобнее всего открыть Отчеты → Карточка счета по счёту 50.01 и просмотреть колонку «Документ».

Денежные документы

Если в организации есть почтовые марки, оплаченные путёвки, авиабилеты и другие денежные документы, их остаток смотрите по субсчёту 50.03. Комиссия пересчитывает их отдельно и отражает в той же описи.

3. Пересчёт наличных и составление акта ИНВ-15

Комиссия пересчитывает деньги в присутствии кассира, полистно и поштучно. Результат записывают в акт инвентаризации наличных денежных средств — форма ИНВ-15.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 печатной формы ИНВ-15 в типовой поставке нет. Акт оформляют в бланке из учётной политики или в шаблоне, который бухгалтерия держит в отдельном файле. Учётный остаток в него переносят из ОСВ или кассовой книги.

Акт составляют в двух экземплярах. Его подписывают все члены комиссии и кассир. Один экземпляр остаётся в бухгалтерии, второй — у кассира.

При смене кассира на основании акта деньги передаются новому кассиру. В акте делают отметку о передаче, оба расписываются.

4. Сверка результатов: как найти причину расхождения

Расхождение не всегда означает реальный излишек или недостачу. Прежде чем отражать его в 1С, проверьте учёт. Небольшая сумма часто объясняется ошибкой ввода.

Если ошибка найдена — исправляют учёт, а не отражают излишек или недостачу. Исправленный учётный остаток вносят в акт.

Пример расчёта

Сальдо 50.01 на 30.11 по данным 1С — 48 350,00 ₽. Комиссия насчитала 48 120,00 ₽.

48 350,00 − 48 120,00 = 230,00 ₽ недостачи.

Если бы в кассе оказалось 48 600,00 ₽, это был бы излишек: 48 600,00 − 48 350,00 = 250,00 ₽.

5. Излишки в кассе: оприходование через ПКО

Излишек приходуют в доход организации. Бухгалтерская проводка — Дт 50.01 Кт 91.01. Для налога на прибыль это внереализационный доход (п. 20 ст. 250 НК РФ).

Как оформить в 1С 8.3 Бухгалтерия:

1. Банк и касса → Кассовые документы, кнопка «Поступление».
2. Вид операции — «Прочий приход».
3. Дата — день инвентаризации. Сумма — сумма излишка, в примере 250,00 ₽.
4. Счёт кредита — 91.01.
5. Статья прочих доходов — выберите или создайте статью с видом «Прочие внереализационные доходы (расходы)», например «Излишки по результатам инвентаризации».
6. В поле «Основание» укажите: «Излишек по акту инвентаризации наличных от 30.11».
7. Проведите документ и распечатайте ПКО.

Проверьте движения кнопкой «Показать проводки и другие движения документа» (значок Дт/Кт в командной панели). Должна быть одна запись Дт 50.01 Кт 91.01.

💡 Если причина излишка найдена позже (например, кассир не выдал деньги по РКО), приход сторнируют тем же видом операции или исправляют исходный документ. Доход, отражённый по ошибке, иначе попадёт в налоговую базу.

6. Недостача в кассе: РКО и списание на виновного

Недостачу сначала собирают на счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Решение, кто платит, принимает руководитель. Дальше два пути: на виновное лицо или на прочие расходы.

Шаг 1. Отразить недостачу расходным ордером

1. Банк и касса → Кассовые документы, кнопка «Выдача».
2. Вид операции — «Прочий расход».
3. Сумма — сумма недостачи, в примере 230,00 ₽.
4. Счёт дебета — 94.
5. Основание — «Недостача по акту инвентаризации наличных от 30.11».
6. Проведите. Проводка: Дт 94 Кт 50.01.

После этого остаток 50.01 в 1С совпадёт с фактом в кассе.

Шаг 2. Списать со счёта 94

Списание делают ручной операцией: Операции → Операции, введенные вручную, кнопка «Создать» → «Операция».

Шаг 3. Погасить долг сотрудника

Если кассир вносит деньги в кассу:

• ПКО с видом «Прочий приход», счёт кредита 73.02, субконто — сотрудник.
• Проводка Дт 50.01 Кт 73.02.

Если долг удерживают из зарплаты — проводка Дт 70 Кт 73.02. Её делают тем же механизмом, где у вас ведётся зарплата: в ЗУП удержание оформляется отдельным документом, а в БП при учёте зарплаты в самой бухгалтерии — ручной операцией с суммой удержания.

Полная материальная ответственность кассира возможна только при заключённом договоре о полной материальной ответственности. Без него сотрудник отвечает в пределах среднего заработка.

7. Как закрыть инвентаризацию кассы и что хранить

Когда расхождения отражены, проверьте итог в 1С:

1. Сформируйте ОСВ по счёту 50 на дату ревизии. Сальдо 50.01 должно равняться сумме по факту из акта.
2. Сформируйте ОСВ по счёту 94. Сальдо на конец — ноль, если решение по недостаче уже принято.
3. Если недостача отнесена на сотрудника — по 73.02 останется его долг до полного погашения.

Пакет документов

• приказ о проведении инвентаризации;
• расписка кассира;
• акт ИНВ-15 (или форма из учётной политики);
• объяснительная кассира при недостаче;
• приказ руководителя по результатам;
• ПКО и РКО на расхождения, ручная операция по списанию.

Срок хранения — не меньше пяти лет после отчётного года, как для остальных первичных документов. Акт и приказ удобно подшить к кассовым документам за день ревизии.

💡 Прикрепите скан акта к ПКО или РКО через кнопку «Присоединенные файлы» (значок скрепки) в форме документа. При проверке не придётся искать бумагу: основание откроется прямо из ордера.

Частые вопросы