Инвентаризация в 1С 8.3: оформление, излишки и недостачи

Инвентаризация в 1С 8.3 начинается с документа Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров. Он сам проводок не делает — только фиксирует учётное и фактическое количество и считает отклонение. Излишки и недостачи вы оформляете отдельными документами прямо из его формы: кнопка Создать на основании → Оприходование товаров или Списание товаров.

Весь порядок — один документ сверки плюс два документа-результата. Ниже разберём подготовку, заполнение описи, сверку остатков, причины расхождений, проводки по излишкам и недостачам и печатные формы ИНВ-3, ИНВ-19 и ИНВ-22.

С 1 апреля 2025 года правила пересчёта регулирует ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Самой механики в 1С это почти не поменяло, но сроки и оформление приказа лучше сверять с ним.

С чего начать: приказ, комиссия и сроки

До работы в программе нужны организационные документы. Инвентаризацию назначает руководитель приказом (унифицированная форма ИНВ-22 или своя), в нём — состав комиссии, сроки, перечень проверяемого имущества и причина пересчёта.

Типичные поводы для инвентаризации:

• 📅 перед составлением годовой отчётности (обязательна);
• 🔄 при смене материально ответственного лица;
• 🏢 при продаже, выкупе или передаче имущества;
• 🔥 после хищения, пожара, залива или другого ЧП;
• 📉 при реорганизации или ликвидации.

В комиссию включают не менее двух человек; материально ответственное лицо в неё не входит, но присутствует при пересчёте и даёт расписку, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию. Если хотя бы один член комиссии отсутствовал, результаты инвентаризации считаются недействительными — это частая причина, по которой налоговая снимает списание недостач.

Перед пересчётом проведите в учёте все первичные документы: поступления, реализации, перемещения, требования-накладные. Если на дату инвентаризации в базе «висит» непроведённый приход, учётный остаток будет занижен, и программа покажет ложный излишек.

Создаём документ «Инвентаризация товаров»

Откройте Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров и нажмите Создать. В шапке заполните:

1. Организация — если в базе их несколько.
2. Склад — конкретное место хранения. Поле можно оставить пустым, тогда в опись попадут остатки по всем складам, но это усложняет сверку.
3. Ответственное лицо — материально ответственный сотрудник (для печатной расписки).

На вкладке Товары нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. Программа подтянет всю номенклатуру с ненулевым учётным остатком на дату документа в колонку Количество учётное.

Колонка Количество (фактическое) по умолчанию равна учётному — это сделано, чтобы не вносить вручную позиции, по которым расхождений нет. Вам останется исправить только те строки, где факт отличается.

Кроме заполнения по складу, кнопка Заполнить предлагает добавить номенклатуру по группе или подобрать позиции вручную — это удобно для частичной инвентаризации, когда проверяют не весь склад, а одну категорию товара. Если учёт ведётся в разрезе материально ответственных лиц, заполняйте отдельный документ на каждого МОЛ: так сверка и подписи в описи закрепляются за конкретным сотрудником.

Для каждой строки программа хранит учётную цену — она берётся из себестоимости по данным учёта и нужна для суммовой оценки недостач. Проверьте, что цены подтянулись: нулевая себестоимость обычно означает, что приход этого товара ещё не проведён.

Вносим фактические данные и сверяем остатки

После пересчёта на складе внесите реальные количества в колонку Количество. Колонка Отклонение пересчитывается автоматически:

• значение со знаком плюс — факт больше учёта, это излишек;
• значение со знаком минус — факт меньше учёта, это недостача;
• ноль — расхождения нет.

Удобно сначала распечатать пустую опись (ИНВ-3), раздать комиссии для ручного пересчёта, а потом перенести цифры в документ. При большом ассортименте помогает сбор данных терминалом сбора данных (ТСД) с последующей загрузкой, если такая обработка в базе настроена.

Сам документ Инвентаризация товаров не формирует проводок и не меняет остатки. Его задача — зафиксировать расхождения и стать основанием для оприходования и списания. Проведите его (Провести и закрыть) — он сохранит зафиксированные данные.

Проверить корректность заполнения можно отчётом Склад → Отчёты → Остатки товаров или Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 (10, 43) на дату инвентаризации — учётные остатки в описи должны совпасть с ведомостью.

Разбираемся в причинах расхождений

Прежде чем проводить излишки и недостачи, комиссия обязана установить причину. От неё зависит счёт списания и налоговые последствия.

Пересортица — частый случай на складах с похожей номенклатурой. Зачёт разрешён только за один и тот же период, у одного материально ответственного лица и по товарам одного наименования в тождественных количествах. Если после зачёта остаётся разница, её оформляют как обычный излишек или недостачу.

Разберём на числах. По учёту на складе 500 кг сахарного песка, фактически пересчитали 497 кг. Недостача — 3 кг. Норма естественной убыли для сахара при хранении составляет, допустим, 0,4% — это 500 × 0,004 = 2 кг. Значит, 2 кг спишутся на расходы как естественная убыль, а оставшийся 1 кг — сверхнормативная недостача, которую относят на виновное лицо или на прочие расходы. Процент убыли берут из отраслевых норм, а не придумывают.

Оформляем излишки: оприходование и проводки

Излишки приходуют по справедливой (рыночной) стоимости на дату инвентаризации. В программе из проведённого документа инвентаризации нажмите Создать на основании → Оприходование товаров.

Документ заполнится позициями с положительным отклонением. Проверьте счёт учёта (41, 10 или 43) и статью доходов — по умолчанию Оприходование излишков. При проведении формируется проводка:

Для налога на прибыль стоимость излишков включается во внереализационные доходы. Если позже этот товар продадут или спишут в производство, его стоимость попадёт в расходы — двойного налогообложения не возникает.

Печатать отдельную форму на оприходование не нужно: основанием служит сличительная ведомость ИНВ-19 и бухгалтерская справка.

Списываем недостачи: счёт 94 и дальнейшее распределение

Недостачи сначала собирают на счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а затем списывают в зависимости от причины. Из документа инвентаризации выберите Создать на основании → Списание товаров.

Документ заполнится позициями с отрицательным отклонением. При проведении формируется первая проводка:

Дальнейшее распределение со счёта 94 документ Списание товаров сам не делает — вторую проводку оформляют операцией вручную (Операции → Операции, введённые вручную) или бухгалтерской справкой, когда комиссия примет решение.

Если недостачу возмещает сотрудник, сумма удержания из зарплаты ограничена: по общему правилу не более среднего месячного заработка без суда и не более 20% от каждой выплаты.

Пример распределения. Выявлена недостача товара на 9 000 ₽ по себестоимости. В пределах норм естественной убыли — 1 500 ₽, их относят на счёт 44 (издержки обращения). Виновное лицо установлено и признало ущерб на 7 500 ₽ — эту часть относят на счёт 73.02 и удерживают из зарплаты в пределах лимита. Счёт 94 после распределения должен закрыться в ноль: 1 500 + 7 500 = 9 000 ₽. Если по итогам месяца на счёте 94 осталось сальдо, значит, не вся недостача распределена — проверьте решение комиссии.

Для налога на прибыль недостачу сверх норм можно учесть в расходах только при документальном подтверждении отсутствия виновных (например, постановлением о приостановлении уголовного дела). Без такого документа сверхнормативную недостачу в налоговом учёте не признают, хотя в бухгалтерском её спишут на счёт 91.02.

Инвентаризация не только товаров: ОС, материалы, расчёты

Документ Инвентаризация товаров работает со счетами 41, 10 и 43 — то есть с товарами, материалами и готовой продукцией. Остальные объекты инвентаризируют другими средствами:

• 🏭 Основные средства . Отдельный документ ОС и НМА → Инвентаризация ОС. Он заполняется по данным учёта, фиксирует фактическое наличие и место нахождения объектов. Излишки и недостачи ОС оформляют принятием к учёту или списанием.
• 📦 Материалы на 10 счёте попадают в тот же документ Инвентаризация товаров — укажите нужный склад, и программа подтянет остатки по счёту 10.
• 💰 Касса. Фактический остаток наличных сверяют с данными счёта 50 по кассовой книге. Излишек приходуют (Дт 50 Кт 91.01), недостачу относят на кассира (Дт 94 Кт 50, затем Дт 73.02 Кт 94).
• 🤝 Расчёты с контрагентами проверяют не пересчётом, а сверкой: акт сверки (Покупки/Продажи → Акты инвентаризации расчётов либо Сверка расчётов) и инвентаризация задолженности для списания безнадёжных долгов.

Перед годовой отчётностью обычно инвентаризируют всё перечисленное, а не только склад. Порядок и перечень объектов закрепляют в учётной политике.

Печатные формы и документы инвентаризации

Из проведённого документа Инвентаризация товаров по кнопке Печать доступны основные унифицированные формы:

• 📄 ИНВ-3 — инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (её заполняет комиссия при пересчёте);
• 📄 ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации (излишки и недостачи);
• 📄 ИНВ-22 — приказ о проведении инвентаризации.

С 2013 года унифицированные формы не обязательны: организация вправе утвердить свои бланки в учётной политике. Но формы ИНВ удобны тем, что содержат все обязательные реквизиты, и их принимают проверяющие без вопросов.

Опись подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо. Исправления в бумажной описи вносят зачёркиванием и заверяют подписями — полностью затирать цифры нельзя.

Для обобщения итогов по всем объектам применяют форму ИНВ-26 — ведомость учёта результатов, выявленных инвентаризацией. Она сводит излишки, недостачи, пересортицу и суммы, отнесённые на виновных, по организации в целом. В типовой конфигурации её чаще формируют отдельно, поэтому проверьте перечень доступных печатных форм в вашем релизе — их состав со временем дополняют.

Храните комплект документов вместе: приказ, опись, сличительную ведомость , объяснительные по расхождениям и бухгалтерскую справку по списанию. Это основной аргумент при налоговой проверке правомерности списания недостач на расходы. Срок хранения документов инвентаризации — не менее пяти лет после отчётного года.

Частые вопросы по инвентаризации в 1С 8.3