Как провести инвентаризацию в 1С:КА: склад, касса, ОС

Инвентаризацию в 1С:Комплексная автоматизация 8.3 ведут по участкам раздельно: товары на складе сверяют документом Пересчёт товаров в разделе «Склад и доставка», наличные деньги и остатки на счетах — с сальдо счетов 50 и 51, основные средства и НМА — в блоке внеоборотных активов. Расхождения (излишки и недостачи) не правят вручную в остатках, а отражают отдельными документами — они и формируют проводки.

Главное правило: до пересчёта проведите все первичные документы на дату инвентаризации. Если поступления, продажи и перемещения не проведены, программа покажет неверный учётный остаток, и вы будете гоняться за «недостачами», которых нет. Ниже — порядок по каждому участку, проводки и оформление результатов.

С чего начать: приказ, комиссия и сроки

Инвентаризацию назначают приказом руководителя. В нём фиксируют состав комиссии, участки (склады, касса, ОС), сроки и причину. С 2025 года порядок регулирует ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» — он задаёт случаи обязательной проверки и требования к оформлению.

В 1С:КА самого приказа-документа нет — его оформляют вне программы. А вот учётные данные к дате проверки нужно привести в порядок прямо в базе:

• 📅 закрыть ввод документов задним числом — установить дату запрета редактирования в НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения;
• ✅ провести все накладные, перемещения, отчёты производства и реализации на дату инвентаризации;
• 📦 выполнить отработку ордеров на ордерных складах, иначе часть товара «зависнет» в ордерах;
• 📊 снять остатки отчётом Ведомость по товарам на складах — это и есть учётное количество для сверки.

Отдельно договоритесь с комиссией о единицах измерения. Если на складе товар хранится в коробках, а в базе учитывается в штуках, пересчёт нужно сразу приводить к учётной единице — иначе отклонения получатся кратными упаковке и их придётся пересчитывать заново.

Пересчёт товаров на складе: пошаговый алгоритм

Фактическое наличие товара фиксируют документом Пересчёт товаров. Он сравнивает посчитанное комиссией количество с учётным и показывает отклонения.

1. Откройте Склад и доставка → Излишки, недостачи и порчи товаров → Пересчёты товаров (на ордерном складе список может называться по-другому, но путь начинается с раздела «Склад и доставка»).
2. Создайте документ, укажите склад и дату. Если склад ордерный, пересчёт создают на основании документа Приказ на пересчёт товаров.
3. Заполните табличную часть кнопкой заполнения по остаткам — подтянется учётное количество.
4. В колонку фактического количества внесите данные с натурного подсчёта.
5. Проверьте колонку отклонений: плюс — излишек, минус — недостача.
6. Проведите документ.

Если учёт ведётся по характеристикам, сериям или срокам годности, вносите факт в разрезе этих значений — иначе зачёт с учётными остатками пройдёт неверно и появятся ложные отклонения по сериям. Весовой и штучный товар с одной номенклатурной позицией считают по единице хранения, указанной в карточке.

Сам Пересчёт товаров только фиксирует факт расхождения — на остатки и в регламентированный учёт он движения ещё не делает. Это промежуточный документ.

Как отразить излишки и недостачи товаров

На основании проведённого пересчёта создают документы результата. Излишки приходуют документом Оприходование излишков товаров, недостачи списывают документом Списание недостач товаров. Оба делаются из формы пересчёта по кнопке создания на основании.

Излишки приходуют по рыночной стоимости на дату инвентаризации, недостачи сначала собирают на счёте 94, а затем списывают по назначению.

Отдельный случай — пересортица: одновременные излишек и недостача по близким позициям за один период у одного лица. Её допускается зачесть, если количества и стоимость совпадают. В 1С:КА зачёт делают, подбирая пары в документах результата; незачтённую разницу проводят как обычный излишек или недостачу.

Инвентаризация кассы и денежных средств

Отдельного документа «Инвентаризация кассы» в 1С:КА нет — наличные деньги проверяют сверкой. Пересчитайте купюры и монеты в кассе и сравните сумму с остатком счёта 50 на дату: его дают отчёты Кассовая книга и оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50.

Результат сверки оформляют актом (унифицированная форма ИНВ-15 с 2013 года не обязательна — организация вправе применять свой бланк). Расхождение проводят вручную бухгалтерской операцией:

• излишек в кассе: Дт 50 Кт 91.01;
• недостача наличных: Дт 94 Кт 50, далее на кассира — Дт 73.02 Кт 94.

Вместе с наличными проверяют денежные документы — почтовые марки, оплаченные путёвки, топливные и подарочные карты. Они учитываются на счёте 50.03, и их фактическое наличие сверяют с остатком этого счёта отдельно от купюр. Расхождения проводят так же, как по кассе, через счёт 94.

Денежные средства на расчётных счетах не пересчитывают физически — их сверяют с банком. Запросите выписку на дату инвентаризации и сравните конечный остаток с сальдо счёта 51 по оборотно-сальдовой ведомости. Расхождений быть не должно; если они есть — ищите непроведённую или задвоенную выписку, а не делайте корректировку остатка.

Инвентаризация основных средств и НМА

Основные средства и нематериальные активы проверяют в блоке внеоборотных активов. Комиссия сверяет фактическое наличие объектов и их инвентарные номера с карточками учёта; данные для сверки дают отчёты по счетам 01 и 04.

Излишки ОС приходуют по рыночной стоимости, недостачу списывают с учётом накопленной амортизации:

Для НМА порядок тот же, но амортизацию отражают по счёту 05, а стоимость — по счёту 04. Отдельно проверьте объекты, переданные в аренду или на ответственное хранение: они числятся за организацией, но физически у вас их нет — по ним сверяются по договорам и актам, а не визуально.

Сверку ведут по инвентарным номерам: именно по ним комиссия находит объект в помещении и сопоставляет с карточкой. Если номер на объекте отсутствует или нечитаем, это фиксируют в описи — потерянная маркировка потом превращается в «недостачу на бумаге». Малоценные предметы, списанные на расходы при вводе в эксплуатацию, но реально работающие, обычно учитывают на забалансовом счёте (например, МЦ.04); их тоже включают в проверку, чтобы контролировать фактическое наличие.

Автоматизация: терминалы сбора данных и сканеры

Для крупного склада ручной ввод фактических остатков — самое узкое место. 1С:КА работает с терминалами сбора данных (ТСД) и сканерами штрихкодов, что ускоряет пересчёт в разы.

Варианты рабочего места при пересчёте:

Данные с ТСД загружают в документ пересчёта через подсистему обмена с оборудованием в разделе «Склад и доставка». Чтобы сканирование работало, у номенклатуры должны быть заполнены штрихкоды, а оборудование — подключено в НСИ и администрирование → Настройки интеграции → Подключаемое оборудование.

Годовая инвентаризация перед отчётностью

Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности инвентаризация обязательна — это прямо требует Закон № 402-ФЗ и ФСБУ 28/2023. Проверку проводят по всем активам и обязательствам, а не только по складу.

Что охватить до закрытия года:

• 📦 запасы — товары, материалы, готовая продукция, НЗП;
• 🏢 основные средства и НМА;
• 💰 касса и денежные документы;
• 🤝 расчёты с поставщиками, покупателями, бюджетом и подотчётными лицами (сверка по счетам 60, 62, 76, 68, 71);
• 📄 резервы, расходы будущих периодов, бланки строгой отчётности.

Годовая проверка — не единственный обязательный случай. Инвентаризацию проводят также при смене материально ответственного лица, при выявлении фактов хищения или порчи, после пожара или иной чрезвычайной ситуации, при реорганизации и ликвидации. В этих случаях проверяют не всё имущество, а тот участок, которого касается событие (например, только склад увольняющегося кладовщика).

Расчёты с контрагентами в 1С:КА удобно сверять актами сверки взаимных расчётов и оборотно-сальдовыми ведомостями по счетам расчётов. Результаты годовой инвентаризации отражают последним днём отчётного года — тем же периодом, иначе данные не попадут в отчётность.

Типичные ошибки

Ошибки инвентаризации почти всегда связаны не с пересчётом, а с состоянием базы и оформлением:

• 🚫 Не проведены документы на дату. Учётный остаток неверен, и программа показывает ложные расхождения. Проверяйте, что всё проведено, до пересчёта.
• 🚫 Движения по складу во время подсчёта. Параллельная отгрузка искажает отклонения. Ограничивайте операции на время инвентаризации.
• 🚫 Пересчёт оставлен без результата. Сам Пересчёт товаров остатки не меняет. Пока не создано оприходование или списание — в учёте ничего не изменилось.
• 🚫 Результаты в другом периоде. Если инвентаризация на 31 декабря, а документы результата — январём, годовая отчётность их не учтёт.
• 🚫 Товары в пути и на ответхранении. Числятся за вами, но на складе их нет. Их нельзя списывать как недостачу — сверяйте по документам.
• 🚫 Пересортицу списали в доход и расход. Если излишек и недостачу по схожим позициям провести по отдельности, вырастут и прочие доходы, и расходы, а налоговая база исказится. Сначала проверьте возможность зачёта.
• 🚫 Недостачу сразу повесили на кассира или кладовщика. Пока вина не установлена и нет согласия на удержание, суммы держат на счёте 94, а не на счёте 73.

Частые вопросы