Как провести инвентаризацию в Управлении торговлей 11

Пересчёт товаров в «Управлении торговлей 11» делают через документ Пересчёт товаров в разделе Склад и доставка — группа команд про излишки и недостачи. Этот документ фиксирует фактическое количество на складе, сам считает отклонение от учётных остатков, а излишки и недостачи вы потом отражаете отдельными документами.

Полного документа «Инвентаризация» с автоматическими проводками, как в «Бухгалтерии», в УТ 11 нет. Логика другая: сначала считаем (Пересчёт товаров), затем приводим учёт к факту двумя документами — Оприходование излишков товаров и Списание недостач товаров.

Ниже — весь цикл: от настройки прав и склада до печати описи ИНВ-3 и сличительной ведомости ИНВ-19.

Когда инвентаризацию проводить обязательно

Инвентаризация в УТ 11 — это не только контроль остатков, но и требование закона. По статье 11 Федерального закона № 402-ФЗ активы и обязательства подлежат инвентаризации, а случаи и сроки организация закрепляет сама. С 1 апреля 2025 года правила описывает ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация».

Случаи, когда счёт обязателен практически у всех:

• 📅 Перед годовой отчётностью — товарные запасы проверяют в конце отчётного года.
• 🔄 При смене материально ответственного лица — например, уволился кладовщик.
• 🔥 После ЧП — пожар, затопление, кража на складе.
• 🏢 При реорганизации или ликвидации организации.

Остальную периодичность (ежеквартально, помесячно по отдельным складам, выборочно) компания устанавливает приказом об учётной политике. В УТ 11 технически ничто не мешает пересчитывать склад хоть каждую неделю — документ Пересчёт товаров создаётся сколько угодно раз.

С чего начать: склад, комиссия и права доступа

Инвентаризацию удобнее проводить по одному складу за раз. Если на складе ведётся ордерный учёт и есть неоформленные ордера на поступление или отгрузку, сначала проведите их — иначе учётный остаток будет неполным и расхождение окажется ложным.

Перед счётом оформите приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22 или свой бланк) и назначьте комиссию. В комиссию входят ответственные сотрудники; материально ответственное лицо присутствует при счёте, но само в комиссию не входит. Эти документы в УТ 11 не ведутся — они остаются на бумаге или в кадровом учёте, но без них результаты инвентаризации юридически слабы.

Права на документы пересчёта выдаются через профиль доступа. Откройте НСИ и администрирование → настройки пользователей и прав, найдите профиль кладовщика или менеджера склада и убедитесь, что в нём разрешены документы группы «Излишки, недостачи и порча». Без этого разрешения пользователь просто не увидит нужные команды в разделе Склад и доставка.

Создаём документ «Пересчёт товаров»

Зайдите в раздел Склад и доставка и откройте список пересчётов товаров (команда в группе про излишки и недостачи). Нажмите Создать.

В шапке документа заполните:

• 📦 Склад — тот, который пересчитываете.
• 📅 Дата — момент, на который фиксируются учётные остатки.
• 🏷️ Статус — пока идёт счёт, оставьте рабочий статус; Выполнено поставите в конце.

Дату ставьте реальным моментом пересчёта. Если проводите инвентаризацию «на конец дня», учтите, что документы, проведённые этим же числом позже по времени, в учётный остаток не попадут.

Один документ пересчёта привязан к одному складу. Если складов несколько, создайте отдельный пересчёт на каждый — так проще и печатать описи, и разбирать расхождения. Для крупного склада можно разбить счёт по секциям: делаете несколько пересчётов с отбором по товарным группам, а результаты сводите вместе на этапе оприходования и списания.

Заполняем остатки и вносим фактическое количество

Табличную часть не нужно набивать руками. Нажмите Заполнить и выберите заполнение по остаткам на складе — программа подтянет всю номенклатуру с учётным количеством на дату документа.

Дальше два способа работы:

1. Счёт «с листа». Распечатайте документ (или опись ИНВ-3) с пустой графой под факт, комиссия обходит склад и вписывает реальное количество, потом оператор переносит цифры в табличную часть.
2. Счёт сразу в базе. Кладовщик вносит фактическое количество прямо в документ по мере обхода — удобно, если рабочее место есть в зоне хранения.

В табличной части для каждой строки видно учётное количество и поле для фактического. Отклонение программа считает сама: разницу между фактом и учётом.

Если номенклатура ведётся с характеристиками (цвет, размер, фасовка), пересчёт идёт в разрезе характеристик — каждая строка это конкретная характеристика товара. Считать и вносить факт нужно по каждой из них отдельно, иначе по одной характеристике получите излишек, по другой недостачу на ровном месте.

Прежде чем ставить статус «Выполнено», сверьте: все ли позиции пересчитаны. Нулевой факт по непосчитанной строке программа воспримет как полную недостачу, и вы спишете товар, который на самом деле есть.

Когда все количества внесены, поставьте статус Выполнено и запишите документ.

Как разобрать расхождения, излишки и пересортицу

После заполнения факта в документе наглядно видно три группы строк:

Прежде чем оформлять результат, расхождения нужно объяснить. Разбирать их вслепую нельзя: за каждой строкой стоит либо ошибка учёта, либо реальная потеря, и отражаются они по-разному.

Частые причины расхождений:

• 📄 Непроведённые документы — поступление или перемещение есть физически, но не оформлено в базе. Самая частая «недостача», которая на деле ею не является.
• 🔀 Пересортица — товар посчитали не под той характеристикой или перепутали близкие позиции.
• ⚖️ Ошибки приёмки — приняли по документу поставщика, не пересчитав фактически.
• 📉 Естественная убыль — усушка, утруска, бой по товарам, где это нормируется.
• 🚫 Порча и хищение — товар испорчен или утрачен.

Сначала закрывайте учётные причины: проводите забытые документы и перепроверяйте приёмку. То, что осталось после этого, — настоящие излишки и недостачи, их и оформляют документами.

Пересортица — это когда по одной позиции излишек, а по близкой (тот же товар другого сорта, цвета, фасовки) ровно такая же недостача. Автоматического зачёта пересортицы в УТ 11 нет. Решение о зачёте принимает инвентаризационная комиссия и оформляет документально; в программе вы либо корректируете номенклатуру в самих строках пересчёта, либо отражаете излишек и недостачу раздельно, если зачёт не разрешён.

Отражаем результаты: оприходование излишков и списание недостач

Результат пересчёта вносится в учёт не самим документом Пересчёт товаров, а двумя документами на его основании.

Встаньте на проведённый пересчёт и нажмите Создать на основании:

1. Оприходование излишков товаров — примет на склад всё, что оказалось в излишке. Укажите статью доходов (причину оприходования) и, если нужно, цену приёма.
2. Списание недостач товаров — спишет недостачу. Укажите статью расходов: недостача в пределах норм естественной убыли, за счёт виновного лица или за счёт финансового результата — это влияет на дальнейший учёт.

Оба документа заполняются данными пересчёта автоматически — править нужно только статьи доходов/расходов и, при необходимости, цены.

Если в базе ведётся и регламентированный учёт (или настроена синхронизация с «Бухгалтерией»), на основании этих документов формируются бухгалтерские движения: излишки — в прочие доходы, недостачи — на счёт недостач и потерь с последующим отнесением на нужную статью. Конкретные проводки зависят от настроек учётной политики и выгрузки в «Бухгалтерию».

Излишки принимают к учёту по рыночной стоимости на дату инвентаризации — это и есть цена в документе оприходования. Недостачу в пределах норм естественной убыли относят на расходы, сверх норм — на виновное лицо, а если виновные не установлены, то на финансовый результат. Нормы естественной убыли утверждаются по видам товаров отдельными нормативными актами; для продуктов, стройматериалов, нефтепродуктов они свои, и к непродовольственным товарам в большинстве случаев не применяются вовсе.

Отчёты для проверки результата

После проведения оприходования и списания стоит убедиться, что остатки в базе совпали с фактом. Для этого откройте в разделе Склад и доставка отчёт по остаткам товаров на складах и сформируйте его на дату инвентаризации по нужному складу.

Что смотреть:

• остаток по пересчитанным позициям совпадает с внесённым фактом;
• по строкам с недостачей остаток уменьшился ровно на списанное количество;
• по излишкам товар появился с указанной ценой приёма.

Если цифры не сходятся, чаще всего виноват документ, проведённый задним числом после даты пересчёта. Перепроведите цепочку или сделайте новый пересчёт на актуальную дату.

Печатные формы: опись, сличительная ведомость, приказ

Из документов инвентаризации печатаются унифицированные формы. Команда печати — в верхней командной панели документа (Печать).

• 📋 ИНВ-3 — инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей. Печатается с учётным количеством и пустой графой под факт либо уже с внесёнными данными.
• 📊 ИНВ-19 — сличительная ведомость. Показывает расхождения: отдельно излишки, отдельно недостачи.
• 📝 ИНВ-22 — приказ о проведении инвентаризации. Это организационный документ, его обычно оформляют до счёта.

Набор доступных печатных форм зависит от релиза и от того, подключён ли блок регламентированного учёта. Если в меню печати конкретной формы нет, проверьте настройки или сформируйте опись на основе печатной формы самого пересчёта.

Удобный порядок на практике такой: сначала печатаете опись ИНВ-3 с пустой графой под факт и отдаёте комиссии для счёта. После внесения фактических количеств печатаете сличительную ведомость ИНВ-19 — по ней видно все расхождения, и именно её подписывает материально ответственное лицо, соглашаясь с результатом. Приказ ИНВ-22 остаётся в деле инвентаризации вместе с описью и ведомостью.

Частые вопросы