Как провести инвентаризацию товаров в 1С:Бухгалтерии — от описи до списания недостач

Документ инвентаризации в 1С:Бухгалтерии 3.0 лежит в разделе Склад → Инвентаризация товаров. Он сам проводок не делает: его задача — зафиксировать учётные и фактические остатки и показать расхождения. Излишки потом приходуют документом Оприходование товаров (проводка Дт 41 Кт 91.01), недостачи списывают документом Списание товаров (Дт 94 Кт 41).

Порядок такой: приказ и комиссия → документ Инвентаризация товаров с заполнением по учётным остаткам → ввод фактического количества → печать описи и сличительной ведомости → оприходование излишков и списание недостач на основании документа инвентаризации. Ниже каждый шаг с точными путями меню и счетами.

Пример приведён на «1С:Бухгалтерии» 3.0 (интерфейс «Такси»). В «1С:Управление торговлей 11» и «ERP» общая логика похожа, но названия документов и разделов отличаются — разберём это в конце статьи.

Что подготовить до старта: приказ, комиссия, сроки

Инвентаризацию запускают не кнопкой в программе, а решением руководителя. Сначала оформляют организационную часть, а в 1С вносят её реквизиты.

• 📋 Приказ о проведении — номер, дата, причина (плановая, смена МОЛ, перед отчётностью), склад и период проверки.
• 👥 Инвентаризационная комиссия — не меньше двух человек; материально ответственное лицо (МОЛ) в комиссию не входит, но присутствует при подсчёте.
• 📅 Сроки — дата начала и окончания. На время пересчёта движения по складу лучше остановить.

С 2025 года правила закреплены в ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация активов и обязательств». Он задаёт, когда инвентаризация обязательна (перед годовой отчётностью, при смене МОЛ, после хищения или ЧП) и как оформлять результаты. Для работы в 1С важно одно: даты, состав комиссии и основание вы потом перенесёте в карточку документа.

Создаём документ «Инвентаризация товаров» и заполняем учётные остатки

Откройте Склад → Инвентаризация товаров и нажмите Создать. В шапке укажите:

1. Склад — тот, что проверяете. Если учёт по складам не ведётся, поле может быть скрыто.
2. Ответственное лицо — МОЛ, за которым числятся ценности.
3. Дата — рабочая дата документа (обычно дата окончания пересчёта).

Документ разбит на вкладки. На вкладке Товары соберите учётные остатки: кнопка Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. Программа подтянет номенклатуру и проставит колонку Количество учёт — сколько числится по данным учёта на дату документа.

На вкладке Инвентаризация внесите реквизиты приказа: номер и дату распоряжения, причину, даты начала и окончания проверки. На вкладке Инвентаризационная комиссия добавьте членов комиссии и отметьте председателя — эти данные уйдут в печатные формы.

Вносим фактический остаток и разбираем расхождения

После пересчёта на складе внесите реальные количества в колонку Количество факт. Два рабочих варианта:

• Печать пустой описи, затем ввод. Распечатайте форму ИНВ-3 с незаполненной графой факта, комиссия вписывает цифры на бумаге, потом вы переносите их в документ.
• Ввод сразу в документ. Если считаете с ноутбука у стеллажа — правьте колонку факта прямо в табличной части.

Как только фактическое количество отличается от учётного, в строке появляется отклонение:

• ➕ Излишек — факт больше учёта. Нашли то, что не числилось.
• ➖ Недостача — факт меньше учёта. Чего-то не хватает.

Строки с совпадением (факт = учёт) трогать не нужно — по ним расхождений нет. Удобно отсортировать табличную часть по колонке отклонения, чтобы сразу увидеть проблемные позиции.

Если проверяете склад не целиком, а отдельную группу товаров, после заполнения по остаткам удалите из табличной части лишние строки — оставьте только пересчитанные позиции. Тогда по непроверенным товарам программа не покажет ложных расхождений, а опись и сличительная ведомость охватят ровно то, что инвентаризовали.

Сам документ Инвентаризация товаров движений по счетам не формирует. Проверьте это: по кнопке Дт/Кт проводок не будет. Документ — это зафиксированный факт на дату, а приходуют и списывают его результаты отдельными документами. Поэтому не ждите от инвентаризации готовых проводок — это самая частая путаница у новичков.

Как оприходовать излишки и какие проводки появятся

Излишки принимают к учёту по справедливой (рыночной) стоимости на дату инвентаризации. В 1С это делают документом Оприходование товаров.

Прямо из проведённого документа инвентаризации нажмите Создать на основании → Оприходование товаров. Программа перенесёт в новый документ только позиции с излишком. Проверьте цену: по умолчанию подставляется учётная, при необходимости поставьте рыночную. Укажите счёт доходов — обычно 91.01.

В налоговом учёте стоимость излишков — это внереализационный доход (п. 20 ст. 250 НК РФ). 1С отразит доход автоматически, если в документе указан счёт 91.01 и верная статья прочих доходов.

Пример. При пересчёте нашли 15 лишних упаковок товара, рыночная цена — 400 ₽ за штуку. В учёт примут 15 × 400 = 6 000 ₽: проводка Дт 41.01 Кт 91.01 на 6 000 ₽, и эта же сумма войдёт во внереализационный доход по налогу на прибыль.

Как списать недостачу и распределить её на виновных или расходы

Недостачу сначала собирают на счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а затем решают, куда её отнести. Из документа инвентаризации нажмите Создать на основании → Списание товаров — подтянутся позиции с недостачей.

Документ Списание товаров формирует первую проводку:

Распределение со счёта 94 документом Списание товаров не делается — для этого используют документ Операция (Операции → Операции, введённые вручную) с нужной проводкой. Выбор счёта зависит от ситуации:

• В пределах норм естественной убыли — на расходы (44 или 26). Нормы должны быть утверждены для вашего вида деятельности.
• Есть виновное лицо — на счёт 73.02. Дальше сумму удерживают из зарплаты или вносят в кассу.
• Виновных нет или суд отказал — на прочие расходы (91.02). В налоговом учёте такую недостачу признают расходом только при документе уполномоченного органа о том, что виновные не установлены (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Пример с нормой естественной убыли. По складу сыпучих материалов недостача — 500 ₽, утверждённая норма убыли по этой позиции — 300 ₽. Тогда 300 ₽ списывают на расходы (Дт 44 Кт 94), а оставшиеся 200 ₽ — на виновное лицо (Дт 73.02 Кт 94) либо, если виновных нет, на прочие расходы (Дт 91.02 Кт 94). Разбивку оформляют документом Операция.

Печать описи, сличительной ведомости и приказа

Все формы доступны по кнопке Печать в документе инвентаризации. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, но в 1С они есть и закрывают большинство задач:

Опись ИНВ-3 печатают до пересчёта — с пустой графой факта под рукописные цифры. Сличительную ведомость ИНВ-19 формируют после ввода фактических данных: она сводит расхождения в одну таблицу и служит основанием для оприходования и списания.

Если организация утвердила собственные бланки, формы 1С можно использовать как рабочую заготовку, а подписи собирать на своём шаблоне.

После оприходования излишков и списания недостач сверьте результат с учётом: откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту и постройте ОСВ по счёту 41 (или 10 для материалов) на дату после инвентаризации. Конечные остатки в ней должны совпасть с фактическими количествами, которые вы внесли в опись. Если расхождение осталось — значит, по какой-то позиции не создан документ оприходования или списания.

Частые ошибки при инвентаризации в 1С

Ошибки чаще не в программе, а в порядке действий. Вот те, что ломают результат:

• 🔸 Не проведены документы склада. Остался непроведённый приход — учётный остаток занижен, 1С рисует ложный излишек. Проверьте журнал на непроведённые позиции до заполнения.
• 🔸 Фактическую графу оставили как учётную. Программа копирует учёт в факт. Если не переписать реальные цифры, расхождений не будет, а инвентаризация формально «пройдёт».
• 🔸 Ждут проводок от самого документа. Инвентаризация товаров движений не делает. Без Оприходования и Списания на основании учёт не изменится.
• 🔸 Неверная дата. Документ собирает остатки на свою дату. Поставили не тот день — получите остатки на другое число.
• 🔸 Недостачу сразу бросают на 91.02. Сначала счёт 94, и только потом разбор: нормы, виновные или прочие расходы. Иначе теряется контроль суммы и основание для налогового учёта.

В каких конфигурациях путь отличается

В «1С:Бухгалтерии 3.0» документ один — Инвентаризация товаров в разделе Склад. В торговых конфигурациях схема другая:

Если вы работаете в УТ 11 или ERP, уточните порядок в своей конфигурации: там инвентаризация завязана на ордерный склад и статусы, а приведённые выше бухгалтерские проводки формируются при переносе данных в учёт.

Отдельно стоит помнить: документ Инвентаризация товаров проверяет только товары и материалы на складе. Основные средства , денежные средства в кассе и расчёты с контрагентами инвентаризуют другими инструментами — остатки по ним сверяют по оборотно-сальдовым ведомостям и актам сверки, а результаты оформляют своими документами или ручной операцией. В один документ Инвентаризация товаров их свести нельзя.

Частые вопросы