Изъятие товаров и материалов из учёта в 1С Бухгалтерии: документы, проводки и налоги

Изъятие товаров или материалов из учёта в 1С Бухгалтерии 3.0 оформляют документом Склад → Инвентаризация → Списание товаров: он формирует проводку Дт 94 Кт 41 (или Кт 10 для материалов) на себестоимость выбывших ценностей. Дальше сумму со счёта 94 закрывают ручной операцией — на затраты, на виновное лицо или в прочие расходы, в зависимости от причины.

Операцию называют по-разному: изъятие, списание недостачи, выбытие при порче. Способ зависит от того, как обнаружили нехватку и есть ли виновный. Порчу или бой списывают напрямую «Списанием товаров». Недостачу, которую нашли при пересчёте склада, сначала фиксируют «Инвентаризацией товаров», и только потом списывают. А если материально ответственное лицо возмещает ущерб — к проводкам добавляется счёт 73.02. Ниже разберём каждый сценарий по шагам.

С чего начать: выбираем документ под свой случай

Прежде чем что-то проводить, определите причину выбытия — от неё зависит и документ, и дальнейшие проводки. Счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в любом случае собирает сумму первым, а вот закрывается по-разному.

Документы-основания: без них расход не подтвердить

Проведённый в 1С документ — это только отражение факта в учёте. Сам факт изъятия должны подтверждать первичные документы, иначе налоговая снимет расход, а потери придётся покрыть за счёт прибыли.

Минимальный комплект зависит от причины, но обычно включает:

• 📝 приказ руководителя о создании комиссии и о списании конкретных ценностей;
• 📋 акт о списании — на испорченный товар удобна унифицированная форма ТОРГ-16, по материалам применяют свободную форму или акт, закреплённый в учётной политике;
• 🔍 результаты инвентаризации (ИНВ-3 и сличительная ведомость ИНВ-19) — если недостачу выявил пересчёт;
• ✍️ объяснительную материально ответственного лица — когда есть недостача и предполагается взыскание.

По ФСБУ 5/2019 запасы, которые не принесут экономической выгоды в будущем, подлежат списанию. Это и есть нормативная основа для изъятия испорченных и недостающих ценностей. Форму первички организация вправе разработать сама — унифицированные бланки с 2013 года необязательны, но реквизиты из закона о бухучёте должны быть все.

Списание товаров при порче и бое

Когда ценности испортились, разбились или просрочились и виновных нет, достаточно одного документа.

1. Откройте Склад → Инвентаризация → Списание товаров, нажмите Создать.
2. Укажите склад, с которого списываете, и организацию.
3. На вкладке с товарами подберите номенклатуру кнопкой Заполнить → Заполнить по остаткам либо добавьте позиции вручную и проставьте количество.
4. Проверьте счёт учёта: для товаров — 41, для материалов — 10, для готовой продукции — 43.
5. Проведите документ кнопкой Провести и посмотрите движения по кнопке Дт/Кт.

Документ сформирует проводку Дт 94 Кт 41 на себестоимость. Сам по себе счёт 94 — транзитный: его обязательно нужно закрыть, иначе в балансе зависнет недостача. Перенос со счёта 94 на расходы делают отдельной операцией — её разберём в разделе про проводки.

Недостача по итогам инвентаризации

Если нехватку выявил пересчёт, порядок строже: сначала инвентаризация, потом списание. «Инвентаризация товаров» в 1С — документ-ведомость, бухгалтерских проводок он не делает, но показывает расхождение факта и учёта.

1. Зайдите в Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров, создайте документ.
2. Укажите склад и, при необходимости, ответственное лицо.
3. Нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам — колонка учётного количества подтянется автоматически.
4. Внесите фактическое количество в соответствующую колонку. Разница посчитается сама: отрицательная — недостача, положительная — излишек.
5. Распечатайте ИНВ-3 и сличительную ведомость ИНВ-19 из подменю Печать.

На основании проведённой инвентаризации создайте списание: кнопка Создать на основании → Списание товаров. Документ подтянет только недостающие позиции. Излишки, если они есть, приходуют отдельным документом Оприходование товаров (Дт 41 Кт 91.01).

Возмещение ущерба виновным лицом

Когда недостачу относят на материально ответственное лицо, появляется счёт 73.02 «Расчёты по возмещению материального ущерба». Полностью автоматически 1С эту цепочку не строит — списание даёт только Дт 94 Кт 41, а перенос на работника оформляют ручной операцией.

Размер ущерба по статье 246 ТК РФ считают по фактическим потерям, но не ниже стоимости имущества по данным учёта. Если взыскиваете по рыночной цене, которая выше балансовой, разницу учитывают на счёте 98.04 «Разница между взыскиваемой суммой и балансовой стоимостью».

1. Проведите «Списание товаров» на недостачу — получите Дт 94 Кт 41.
2. Откройте Операции → Операции, введённые вручную, создайте операцию.
3. Проводкой Дт 73.02 Кт 94 отнесите на работника балансовую стоимость недостачи.
4. Если взыскиваете больше балансовой стоимости — добавьте проводку Дт 73.02 Кт 98.04 на разницу.
5. По мере удержания из зарплаты признавайте доход: Дт 98.04 Кт 91.01.

Удержание из зарплаты оформляют проводкой Дт 70 Кт 73.02, внесение денег в кассу — Дт 50 Кт 73.02. Из месячной зарплаты без согласия работника удерживают не более 20% (статья 138 ТК РФ); остаток переносят на следующие месяцы.

Если виновного не нашли или суд отказал во взыскании, сумму со счёта 94 списывают в прочие расходы: Дт 91.02 Кт 94. Факт отсутствия виновных должен подтверждать документ уполномоченного органа (например, постановление о прекращении дела).

Проводки по изъятию: короткая шпаргалка

Чтобы не держать все варианты в голове, вот как закрывается счёт 94 в типовых ситуациях.

Нормы естественной убыли применяют только там, где они утверждены для конкретной группы товаров. Если норм нет, вся недостача идёт либо на виновного, либо в прочие расходы.

НДС и налог на прибыль при изъятии

Это самая спорная часть, поэтому разберём отдельно.

НДС. Перечень случаев восстановления НДС в пункте 3 статьи 170 НК РФ закрытый, и недостачи, порчи или хищения в нём нет. Минфин долгое время требовал восстанавливать налог, но суды, включая ВАС РФ, встали на сторону налогоплательщиков. Сейчас позиция такая: при выбытии имущества по причинам, не зависящим от воли организации (порча, бой, недостача), восстанавливать НДС не нужно — при условии, что причину выбытия вы подтвердите документами (акт, приказ, результаты инвентаризации). Если же причину документально не обосновать, выбытие могут квалифицировать как безвозмездную передачу, а это уже объект НДС.

Отдельный случай — изъятие ценностей для собственных нужд организации. Если расходы на такие нужды не уменьшают налог на прибыль, возникает объект НДС по подпункту 2 пункта 1 статьи 146 НК РФ. Когда же стоимость учитывается в расходах, начислять налог не нужно. Это не недостача: такое изъятие оформляют не «Списанием товаров», а передачей в эксплуатацию или перемещением.

Налог на прибыль. Здесь порядок зависит от причины:

• недостача в пределах норм естественной убыли — материальные расходы (подпункт 2 пункта 7 статьи 254 НК РФ);
• недостача сверх норм при отсутствии виновных — внереализационные расходы, но только при документальном подтверждении уполномоченным органом (подпункт 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ);
• сумма, взысканная с виновного, — внереализационный доход (статья 250 НК РФ); одновременно балансовую стоимость недостачи можно учесть в расходах.

Как проверить результат и не зависнуть на счёте 94

После всех операций проверьте, что счёт 94 закрыт. Сформируйте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, выберите счёт 94 и период. Сальдо на конец периода по счёту 94 должно быть нулевым — если осталась сумма, значит, недостачу собрали, но не отнесли ни на расходы, ни на виновного.

Что ещё стоит сверить:

• 📉 ОСВ по счёту 41 (10) — убедитесь, что остаток уменьшился ровно на списанную недостачу.
• 👤 ОСВ по счёту 73.02 в разрезе сотрудников — видно, кто и сколько ещё должен.
• 📊 отчёт Анализ счета по 94-му — показывает, откуда пришла сумма и куда ушла.

Типичные ошибки при оформлении изъятия

• ❌ Оставили сальдо на счёте 94. Самая частая ошибка: провели «Списание товаров» и забыли ручную операцию по закрытию. Недостача зависает в активах баланса.
• ❌ Списали недостачу без инвентаризации. Если нехватку выявил пересчёт, одного «Списания товаров» мало — нужна проведённая инвентаризация и сличительная ведомость, иначе расход не подтверждён для налоговой.
• ❌ Взыскали с работника больше, чем позволяет ТК. Удержание свыше 20% из зарплаты или взыскание без договора о полной матответственности оспорят в суде.
• ❌ Восстановили НДС «на всякий случай». Переплата налога без необходимости; при наличии подтверждающих документов восстанавливать его не нужно.