Производственный календарь, графики и табель в 1С 8.3

Делать календарь с нуля в 1С обычно не нужно: производственный календарь «Российская Федерация» уже есть в Бухгалтерии 3.0 и ЗУП 3.1 и обновляется через интернет -поддержку. Ваша задача — проверить его, при необходимости создать свой (региональный или корпоративный) и построить на нём графики работы, по которым программа заполнит табель и посчитает норму часов.

Выбор простой. Нужны общероссийские выходные и праздники — берёте поставляемый календарь. В регионе свои праздники — создаёте региональный календарь на базе общего. Работаете сменами 2/2 или вахтой — календарь не трогаете, а настраиваете график работы по циклу.

Что такое производственный календарь в 1С и где лежат его данные

Производственный календарь — это справочник, у которого на каждый день года указан вид дня. Один элемент справочника — один календарь: общероссийский, региональный или ваш собственный.

Виды дней в календаре:

• 🟢 Рабочий — обычный рабочий день;
• 🟡 Предпраздничный — рабочий, но короче на час (ст. 95 ТК РФ);
• ⚪ Суббота и Воскресенье — выходные;
• 🔴 Праздник — нерабочий праздничный день по ст. 112 ТК РФ;
• ⚫ Нерабочий — день, объявленный нерабочим отдельным решением.

Сами даты хранятся в регистре сведений ДанныеПроизводственногоКалендаря: календарь, год, дата и вид дня. Это пригодится, когда понадобится свой отчёт или запрос.

Календарь сам по себе ничего не считает. Норму часов, табель и оплату праздничных дней программа берёт из графика работы, а график заполняется по календарю. Цепочка такая:

Как открыть и проверить производственный календарь в БП и ЗУП

Путь зависит от конфигурации:

Если команды «Все функции» в главном меню нет, включите её: Главное меню → Сервис → Параметры, флаг «Отображать команду “Все функции”».

Что проверить в открытом календаре:

1. Откройте элемент «Российская Федерация».
2. Переключитесь на нужный год — календарь показывается сеткой из 12 месяцев.
3. Сверьте с постановлением Правительства о переносе выходных на этот год: праздники, перенесённые дни, предпраздничные дни.
4. Если следующий год пустой или заполнен только по субботам и воскресеньям, данные ещё не загружены — переходите к разделу про загрузку.

Как сделать свой календарь вручную: региональный и корпоративный

Свой календарь нужен в двух случаях. Первый — у вас обособленное подразделение в республике с собственными праздниками (например, в Татарстане или Башкортостане). Второй — организация сама объявляет нерабочие дни, которые не совпадают с общероссийскими.

Порядок создания:

1. В списке производственных календарей нажмите «Создать».
2. Заполните наименование и код, например «Татарстан» и «ТАТ».
3. Если в форме есть поле «Базовый календарь», укажите «Российская Федерация». Тогда новый календарь унаследует общероссийские дни, а вы поправите только отличия.
4. Выберите год и заполните сетку: программа предложит заполнить дни по умолчанию (субботы и воскресенья выходные).
5. Щёлкните по дате, которую нужно поменять, и выберите вид дня через команду изменения дня в командной панели формы.
6. Для переноса выходного используйте команду переноса дня: укажите, какой выходной становится рабочим и на какую дату переносится отдых.
7. Запишите календарь.

Не правьте поставляемый календарь «Российская Федерация» под нужды одной организации. При следующей загрузке классификатора ваши изменения могут быть перезаписаны, а графики других организаций в той же базе пересчитаются. Для отличий всегда создавайте отдельный элемент.

Для части регионов календари уже поставляются вместе с классификатором. Прежде чем заполнять даты руками, посмотрите в списке производственных календарей: возможно, нужный уже загружен.

Загрузка и обновление календаря из интернет-поддержки

Ручной ввод дат на каждый год — лишняя работа и источник ошибок. Данные производственного календаря фирма 1С распространяет как классификатор, и программа умеет загружать его сама.

Четыре способа получить данные:

Настройка автоматического обновления:

1. Откройте Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.
2. Подключите интернет-поддержку: логин и пароль от портала.
3. В группе классификаторов включите автоматическое обновление и задайте расписание.
4. Чтобы не ждать расписания, запустите загрузку классификаторов вручную и отметьте в списке производственный календарь.

Для базы без интернета скачайте файл классификаторов на компьютере с доступом, перенесите его и загрузите из файла в той же группе настроек.

После загрузки откройте календарь и убедитесь, что новый год заполнен с переносами.

Графики работы на основе календаря

Сам по себе календарь говорит только «рабочий день или нет». Сколько часов работает конкретный сотрудник — задаёт график работы. В ЗУП 3.1 это справочник Настройка → Графики работы сотрудников, в Бухгалтерии 3.0 — справочник «Графики работы» (его выбирают в кадровых данных сотрудника).

Пятидневка и шестидневка

1. Создайте график, укажите наименование, например «Пятидневка 40 часов».
2. Выберите способ заполнения по неделям.
3. Укажите производственный календарь — общий или региональный.
4. Проставьте часы по дням недели: понедельник–пятница по 8 часов.
5. Включите учёт праздников, чтобы праздничные дни были нерабочими, а предпраздничные — на час короче.
6. Нажмите кнопку заполнения на нужный год и проверьте итог часов по месяцам.

Пример проверки. В месяце 21 рабочий день, из них один предпраздничный. Норма при 40-часовой неделе: 20 × 8 + 1 × 7 = 167 часов. Если график показывает 168, сокращение предпраздничного дня не включено.

Сменный график 2/2, сутки через трое, вахта

Для сменных режимов выберите заполнение по циклам произвольной длины:

1. Задайте длину цикла: для 2/2 — 4 дня, для «сутки через трое» — тоже 4 дня (24, 0, 0, 0).
2. Заполните часы внутри цикла: для 2/2 по 12 часов — 12, 12, 0, 0.
3. Укажите дату начала цикла — первый рабочий день бригады.
4. Если смены идут без оглядки на праздники, флаг учёта праздников не ставьте: работа в праздник будет учтена как работа в праздник и оплачена по ст. 153 ТК РФ.
5. Для таких режимов обычно нужен суммированный учёт рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). В ЗУП это флаг в графике с выбором учётного периода: месяц, квартал или год.

Для двух бригад, которые работают со сдвигом, создайте два графика с разной датой начала цикла. Один график на обе бригады даст неправильный табель для одной из них.

Как календарь попадает в табель учёта рабочего времени

Табель в 1С строится от графика: программа берёт плановые часы по графику сотрудника и вычитает отклонения — отпуска, больничные, командировки, прогулы.

В ЗУП 3.1

• 📅 Плановое время заполняется автоматически по графику, назначенному в приёме на работу или кадровом переводе.
• ✏️ Разовые отклонения от графика (вышел в выходной, переставили смены на неделю) вводите документом «Индивидуальный график» в разделе «Зарплата». Править для этого общий график не нужно.
• 📋 Фактическое время при необходимости фиксируют документом «Табель» в разделе «Зарплата». Из него же печатается унифицированная форма Т-13.

В Бухгалтерии 3.0

В БП табель упрощённый. Норма берётся из графика работы сотрудника, отклонения — из документов отпусков и больничных. Форму Т-13 формируют отчётом в разделе «Зарплата и кадры» за выбранный месяц.

Частые расхождения в табеле и их причины:

Отчёты и запросы по данным календаря

Типовые отчёты по графикам и табелю закрывают большую часть задач: норма часов по сотруднику, отработанное время, форма Т-13. Но иногда нужно другое — посчитать рабочие дни между датами для договора или сделать сводку по месяцам года.

Для этого подходит запрос к регистру производственного календаря. Его можно выполнить в консоли запросов или положить в схему компоновки внешнего отчёта:

ВЫБРАТЬ
    НАЧАЛОПЕРИОДА(Календарь.Дата, МЕСЯЦ) КАК Месяц,
    СУММА(ВЫБОР
        КОГДА Календарь.ВидДня = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыДнейПроизводственногоКалендаря.Рабочий)
            ТОГДА 1
        ИНАЧЕ 0
    КОНЕЦ) КАК РабочихДней,
    СУММА(ВЫБОР
        КОГДА Календарь.ВидДня = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыДнейПроизводственногоКалендаря.Предпраздничный)
            ТОГДА 1
        ИНАЧЕ 0
    КОНЕЦ) КАК ПредпраздничныхДней
ИЗ
    РегистрСведений.ДанныеПроизводственногоКалендаря КАК Календарь
ГДЕ
    Календарь.ПроизводственныйКалендарь = &Календарь
    И Календарь.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
СГРУППИРОВАТЬ ПО
    НАЧАЛОПЕРИОДА(Календарь.Дата, МЕСЯЦ)
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    Месяц

Параметр &Календарь — ссылка на элемент справочника производственных календарей, &НачалоПериода и &КонецПериода — даты.

Норму часов для 40-часовой недели из этого запроса получают так, как предписывает порядок исчисления нормы рабочего времени: рабочие дни × 8 плюс предпраздничные × 7. Предпраздничный день в запросе считается отдельно, поэтому для общего числа рабочих дней сложите оба столбца.

Что ещё делают на данных календаря:

• 📆 срок исполнения договора или заявки в рабочих днях;
• 📊 сводка нормы часов по месяцам года для бюджета ФОТ;
• 🔔 напоминания о сроках, которые сдвигаются с выходных на следующий рабочий день.

Частые вопросы